Arbeidsflyt fakturaer og elektronisk arkivering
Prosjektet gjennomføres av Drangedal kommune. Difi har gitt tilsagn om prosjekttilskudd fra tilskuddsordningen Digital fornying i kommunene. For kontaktinformasjon se nederst på siden. All informasjon under er hentet fra søknaden om prosjekttilskudd.
Forankring
Søknaden er forankret hos Rådmann og rådmannens ledergruppe.
Planene startet opp tidlig høsten 2008 og det er avsatt midler i kommunens investeringsbudsjett for 2009 og i langtidsbudsjettet.
Prosjektbeskrivelse
A. Innføring av skanning og elektronisk arbeidsflyt for alle inngående fakturaer.
B. Innføring av skanning og elektronisk distribusjon av inngående post.
C. Videreutvikling av rutiner for utgående fakturering slik at dette kan gjøres elektronisk for de mottagere som er i stand til å motta fakturaer på den måten.
Hovedmål og innretning
A. Skanning og elektronisk arbeidsflyt fakturaer.
· Oversikt og kontroll over alle fakturaer som har ankommet og ligger til behandling i virksomheten (preregistrering). Man vet hvor fakturaene befinner seg i systemet.
· Behandlingstiden for inngående fakturaer reduseres
· Reduserer muligheten for dobbeltbetalinger (betaling av både kopi og original)
· Enklere å kontrollere fullmakt for den som attesterer/anviser beløpsbegrensninger som er satt på godkjenningen.
· Enklere for den som konterer ute på avdelingene.
· Elektronisk arkiv gir bedre/lettere oversikt for ledere, oppslag på faktura via web-grensesnittet (slipper å kontakte økonomi og gå i bilagsarkivet ved søk på faktura)
· Bedret økonomirapportering derunder likviditetsoversikt
· Ikke behov for dobbeltarkivering og kopiering (mange fakturaer blir kopiert for lokale arkiv). Dette medfører mindre ressurs- og papirforbruk.
· Automatisk bokføring i økonomisystemet. Manuell punching av fakturaene unngåes.
B. Elektronisk posthåndtering gir raskere distribusjon til avdelinger som ikke er helt nær postmottaket. Elektronisk post/dokumentarkiv er mer tilgjengelig og mer effektivt.
C. Elektronisk utfakturering gir raskere, rimeligere og mer miljøvennlige løsninger.
Generelt vil innføring av slike arbeidsmetoder gi offentlig ansatte kompetanse og erfaring i hvilke muligheter digital fornying gir. Denne erfaringen må forventes å motivere ansatte for å videreutvikle digitale rutiner på flere områder.
Utvikling og implementering
Innføring av pkt. A medfører at gjeldende delegasjonsreglement må tilpasses slik at det kan fungere strømlinjeformet i en digital verden.
Dette medfører nødvendige revideringer og prinsipiell tenkning rundt disse rutinene.
Dette gir insitament til gjennomgang av fullmakter og innkjøpsrutiner for varer og tjenester som i gir kvalitetshevning på økonomistyringen i hele organisasjonen.
Til pkt. B ønsker vi å sette fokus på gevinstrealiseringen som ligger i:
Et elektronisk saksbehandlingssystem som kan ta imot alle typer dokumenter (søknader, e-post m.m.) direkte inn i systemet
Elektronisk arkiv
Til pkt. C:
Den kommunale organisasjonen trenger kompetanseheving på digitale rutiner knyttet til utfakturering for å møte krav/ønsker fra et næringsliv i stadig utvikling.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Drangedal kommune
Gudbrandsveien 7
3750 Drangedal
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Nils-Berge Sundfør, IKT-ansvarlig/prosjektleder
Tlf: 3599 7009 / 916 24 587
Epost: nils-berge.sundfor@drangedal.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Drangedal kommune
Søknaden er forankret hos Rådmann og rådmannens ledergruppe.
Planene startet opp tidlig høsten 2008 og det er avsatt midler i kommunens investeringsbudsjett for 2009 og i langtidsbudsjettet.
Prosjektbeskrivelse
A. Innføring av skanning og elektronisk arbeidsflyt for alle inngående fakturaer.
B. Innføring av skanning og elektronisk distribusjon av inngående post.
C. Videreutvikling av rutiner for utgående fakturering slik at dette kan gjøres elektronisk for de mottagere som er i stand til å motta fakturaer på den måten.
Hovedmål og innretning
A. Skanning og elektronisk arbeidsflyt fakturaer.
· Oversikt og kontroll over alle fakturaer som har ankommet og ligger til behandling i virksomheten (preregistrering). Man vet hvor fakturaene befinner seg i systemet.
· Behandlingstiden for inngående fakturaer reduseres
· Reduserer muligheten for dobbeltbetalinger (betaling av både kopi og original)
· Enklere å kontrollere fullmakt for den som attesterer/anviser beløpsbegrensninger som er satt på godkjenningen.
· Enklere for den som konterer ute på avdelingene.
· Elektronisk arkiv gir bedre/lettere oversikt for ledere, oppslag på faktura via web-grensesnittet (slipper å kontakte økonomi og gå i bilagsarkivet ved søk på faktura)
· Bedret økonomirapportering derunder likviditetsoversikt
· Ikke behov for dobbeltarkivering og kopiering (mange fakturaer blir kopiert for lokale arkiv). Dette medfører mindre ressurs- og papirforbruk.
· Automatisk bokføring i økonomisystemet. Manuell punching av fakturaene unngåes.
B. Elektronisk posthåndtering gir raskere distribusjon til avdelinger som ikke er helt nær postmottaket. Elektronisk post/dokumentarkiv er mer tilgjengelig og mer effektivt.
C. Elektronisk utfakturering gir raskere, rimeligere og mer miljøvennlige løsninger.
Generelt vil innføring av slike arbeidsmetoder gi offentlig ansatte kompetanse og erfaring i hvilke muligheter digital fornying gir. Denne erfaringen må forventes å motivere ansatte for å videreutvikle digitale rutiner på flere områder.
Utvikling og implementering
Innføring av pkt. A medfører at gjeldende delegasjonsreglement må tilpasses slik at det kan fungere strømlinjeformet i en digital verden.
Dette medfører nødvendige revideringer og prinsipiell tenkning rundt disse rutinene.
Dette gir insitament til gjennomgang av fullmakter og innkjøpsrutiner for varer og tjenester som i gir kvalitetshevning på økonomistyringen i hele organisasjonen.
Til pkt. B ønsker vi å sette fokus på gevinstrealiseringen som ligger i:
Et elektronisk saksbehandlingssystem som kan ta imot alle typer dokumenter (søknader, e-post m.m.) direkte inn i systemet
Elektronisk arkiv
Til pkt. C:
Den kommunale organisasjonen trenger kompetanseheving på digitale rutiner knyttet til utfakturering for å møte krav/ønsker fra et næringsliv i stadig utvikling.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Drangedal kommune
Gudbrandsveien 7
3750 Drangedal
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Nils-Berge Sundfør, IKT-ansvarlig/prosjektleder
Tlf: 3599 7009 / 916 24 587
Epost: nils-berge.sundfor@drangedal.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Drangedal kommune
(22.06.2009)
Del med andre