BEST i Rogaland
Prosjektet gjennomføres i et samarbeid mellom Rogaland fylkeskommune, 1 kommune og 1 fylkesmann. Difi har gitt tilsagn om prosjekttilskudd fra tilskuddsordningen Digital fornying i kommunene. Rogaland fylkeskommune er ansvarlig tilskuddsmottaker. For kontaktinformasjon og deltakeroversikt se nederst på siden. All informasjon under er hentet fra søknaden om prosjekttilskudd.
Forankring
Eigersund kommune:
Prosjektet er forankret i toppledelsen i Eigersund kommune da det går rett inn i den digitale strategien for Eigesund kommune.
Fylkesmannen i Rogaland:
Prosjektet er forankret hos Fylkesmannen i Rogaland. Ved å delta i dette prosjektet vil fylkesmannen være en aktiv pådriver for å få elektronisk samhandling innført til stor nytte for egen organisasjon og andre som går i gang med elektronisk samhandling.
Rogaland fylkeskommune:
Prosjektet er forankret hos fylkesrådmannen og er en naturlig utvidelse av det allerede oppstartede prosjektet elektronisk arkiv - elektronisk samhandling.
Elektronisk samhandling er interessant for fylkeskommunens egen del, men ikke minst ønsker fylkeskommunen å være en drivkraft for elektronisk samhandling i regionen for å styrke og effektivisere offentlig sektor.
Prosjektbeskrivelse
Prosjektet er et såkalt BEST prosjekt som går ut på å få i gang elektronisk dokumentutveksling (EDU) ved forsendelse av dokumenter mellom saksbehandlingssystemene til prosjektdeltakerne.
For å få etablert BEST løsning her i regionen ønsker vi samarbeidende virksomheter å være en pådriver for EDU mellom saksbehandlingssystemene i forvaltningen. Med Fylkesmannen, fylkeskommunen og kommuner representert har vi viktige aktører med i prosjektet. Det gjør at andre kommuner enkelt kan følge etter og dermed at vi raskere kan få en større del av offentlige virksomheter i regionen til å ta i bruk BEST løsningen.
Prosjektet skal samarbeide med SMART kommune for blant annet å være den digitale veien som plan og byggesaker skal sendes mellom organisasjoner og virksomheter. Herunder prosjektet eBygg - Digital dialog i plan- og byggesaker.
Hovedmål og innretning
b.) Prosjektet har som målsetning at innen utløpet av 2011 skal all korrespondanse mellom prosjektdeltakernes saksbehandlingssystem foregå elektronisk. Vi får betydelig raskere korrespondanse og dermed store reduksjoner i total saksbehandlingstid, enklere dokumentfangst, mer komplette arkiv og en generell reduksjon i ressursbruk i forhold til dokumentforvaltning.
I tillegg gjøre prosjektet elektronisk dokumentutveksling mellom offentlige virksomheter tilgjengelig for andre kommuner i regionen. Ved å gjennomføre dette prosjektet gjør vi derfor det betydelig enklere for andre aktører å etablere EDU for deres egen virksomhet og få en mer effektiv offentlig forvaltning.
Prosjektet vil uten tvil sikre en bedre elektronisk samhandling mellom offentlige aktører.
c.) Fylkeskommunen og fylkesmannen står som aktive pådrivere i prosjektet for å få tilført kompetanse på elektroniske tjenester i regionen. I første omgang vil dette bli gjort med saksbehandlingssystemene i sentrum, men kommunene/virksomhetene og enkeltpersoner får kompetanse til å etablere smarte elektroniske tjenester også innenfor andre fagfelt.
Det å få informert forvaltningen utenfor prosjektdeltakerne er en viktig del av prosjektet. Vi arrangerte seminaret Elektronisk Samhandling den 12. mai 2009 i Stavanger. Der var EDU og herunder BEST et viktig tema og det deltok ca 80 personer fra kommuner, fylke og statlige virksomheter.
Utvikling og implementering
INNHOLDSSTANDARDER - KODEVERK
Et område hvor vi allerede har erfart at det er problemstillinger er på detaljnivå i forhold til dokumentutveklsingen. Er graderingskode på et dokument entydig hos sender og mottaker. Hvordan skal en standard være for gjennomgående titler på dokumentene fra den ene virksomheten til den andre, at kodeverk på dokumentene hos sender samsvarer med kodeverket hos mottaker og hvordan saksbehandleridentifikasjon være hvis det eventuelt skal overføres dokumenter direkte fra den ene saksbehandler til neste saksbehandler slik at saken kommer direkte opp på saksbehandler sin oppgaveliste etter at dokumentet har blitt automatisk arkivert.
I arbeidet som vi skal i gang med blir derfor standardisering av koderverk med mer på tvers av virksomhetene viktig. Ikke bare at dokumentene går mellom inn og utboksene i saksbehandlingssystemene, men at dokumenter kan automatisk arkiveres og uten videre menneskelig behandling komme opp på den enkelte saksbehandlers oppgaveliste.
MÅLESTOKK
For dokumenter hvor målestokk (kart, tegninger, mv) skal ivaretas har vi en utfordring. Pdf formatet er ikke egnet til å vise disse dokumentene da vi ikke får riktig forhold til målestokk. I samarbeid med SMART kommune eBygg prosjektet ønsker vi blant annet å se nærmere på hvordan vi kan få til løsninger som sørger for at målestokk ivaretas ved ulike zoom nivå selv om mottaker av et dokument nødvendigvis ikke har samme spesialprogramvare for visning av kart, tegninger og andre dokumenter hvor målestokk er en vesentlig del av informasjonsbildet. Dette spesielt aktuelt i forbindelse med langtidsarkivering av dokumenter. I dag er pdf formatet som benyttes for langtidslagring. Dette formatet skalerer ikke korrekt i forhold til målestokk. Hva gjør vi da etter 10-15 år når gjerne ikke programvaren lenger som ble benyttet for å lage et kart finnes lenger?
PRAKTISK IMPLEMENTERING AV ELEKTRONISKE TJENESTER
Prosjektets praktiske mål er at BEST løsningen skal implementeres og settes i drift i prosjektperioden slik at prosjektdeltakerne benytter BEST løsningen til å sende og motta alle typer dokumenter som går fra saksbehandlingssystemet hos en part til saksbehandlingssystemet til den annen part.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rogaland fylkeskommune
Postboks 130
4001 Stavanger
Kontaktperson
Bjørn Grønning
Tlf: 913 27 928
Epost: bjorn.gronning@rogfk.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rogaland fylkeskommune
Fylkesmannen i Rogaland kommune
Eigersund kommune
Eigersund kommune:
Prosjektet er forankret i toppledelsen i Eigersund kommune da det går rett inn i den digitale strategien for Eigesund kommune.
Fylkesmannen i Rogaland:
Prosjektet er forankret hos Fylkesmannen i Rogaland. Ved å delta i dette prosjektet vil fylkesmannen være en aktiv pådriver for å få elektronisk samhandling innført til stor nytte for egen organisasjon og andre som går i gang med elektronisk samhandling.
Rogaland fylkeskommune:
Prosjektet er forankret hos fylkesrådmannen og er en naturlig utvidelse av det allerede oppstartede prosjektet elektronisk arkiv - elektronisk samhandling.
Elektronisk samhandling er interessant for fylkeskommunens egen del, men ikke minst ønsker fylkeskommunen å være en drivkraft for elektronisk samhandling i regionen for å styrke og effektivisere offentlig sektor.
Prosjektbeskrivelse
Prosjektet er et såkalt BEST prosjekt som går ut på å få i gang elektronisk dokumentutveksling (EDU) ved forsendelse av dokumenter mellom saksbehandlingssystemene til prosjektdeltakerne.
For å få etablert BEST løsning her i regionen ønsker vi samarbeidende virksomheter å være en pådriver for EDU mellom saksbehandlingssystemene i forvaltningen. Med Fylkesmannen, fylkeskommunen og kommuner representert har vi viktige aktører med i prosjektet. Det gjør at andre kommuner enkelt kan følge etter og dermed at vi raskere kan få en større del av offentlige virksomheter i regionen til å ta i bruk BEST løsningen.
Prosjektet skal samarbeide med SMART kommune for blant annet å være den digitale veien som plan og byggesaker skal sendes mellom organisasjoner og virksomheter. Herunder prosjektet eBygg - Digital dialog i plan- og byggesaker.
Hovedmål og innretning
b.) Prosjektet har som målsetning at innen utløpet av 2011 skal all korrespondanse mellom prosjektdeltakernes saksbehandlingssystem foregå elektronisk. Vi får betydelig raskere korrespondanse og dermed store reduksjoner i total saksbehandlingstid, enklere dokumentfangst, mer komplette arkiv og en generell reduksjon i ressursbruk i forhold til dokumentforvaltning.
I tillegg gjøre prosjektet elektronisk dokumentutveksling mellom offentlige virksomheter tilgjengelig for andre kommuner i regionen. Ved å gjennomføre dette prosjektet gjør vi derfor det betydelig enklere for andre aktører å etablere EDU for deres egen virksomhet og få en mer effektiv offentlig forvaltning.
Prosjektet vil uten tvil sikre en bedre elektronisk samhandling mellom offentlige aktører.
c.) Fylkeskommunen og fylkesmannen står som aktive pådrivere i prosjektet for å få tilført kompetanse på elektroniske tjenester i regionen. I første omgang vil dette bli gjort med saksbehandlingssystemene i sentrum, men kommunene/virksomhetene og enkeltpersoner får kompetanse til å etablere smarte elektroniske tjenester også innenfor andre fagfelt.
Det å få informert forvaltningen utenfor prosjektdeltakerne er en viktig del av prosjektet. Vi arrangerte seminaret Elektronisk Samhandling den 12. mai 2009 i Stavanger. Der var EDU og herunder BEST et viktig tema og det deltok ca 80 personer fra kommuner, fylke og statlige virksomheter.
Utvikling og implementering
INNHOLDSSTANDARDER - KODEVERK
Et område hvor vi allerede har erfart at det er problemstillinger er på detaljnivå i forhold til dokumentutveklsingen. Er graderingskode på et dokument entydig hos sender og mottaker. Hvordan skal en standard være for gjennomgående titler på dokumentene fra den ene virksomheten til den andre, at kodeverk på dokumentene hos sender samsvarer med kodeverket hos mottaker og hvordan saksbehandleridentifikasjon være hvis det eventuelt skal overføres dokumenter direkte fra den ene saksbehandler til neste saksbehandler slik at saken kommer direkte opp på saksbehandler sin oppgaveliste etter at dokumentet har blitt automatisk arkivert.
I arbeidet som vi skal i gang med blir derfor standardisering av koderverk med mer på tvers av virksomhetene viktig. Ikke bare at dokumentene går mellom inn og utboksene i saksbehandlingssystemene, men at dokumenter kan automatisk arkiveres og uten videre menneskelig behandling komme opp på den enkelte saksbehandlers oppgaveliste.
MÅLESTOKK
For dokumenter hvor målestokk (kart, tegninger, mv) skal ivaretas har vi en utfordring. Pdf formatet er ikke egnet til å vise disse dokumentene da vi ikke får riktig forhold til målestokk. I samarbeid med SMART kommune eBygg prosjektet ønsker vi blant annet å se nærmere på hvordan vi kan få til løsninger som sørger for at målestokk ivaretas ved ulike zoom nivå selv om mottaker av et dokument nødvendigvis ikke har samme spesialprogramvare for visning av kart, tegninger og andre dokumenter hvor målestokk er en vesentlig del av informasjonsbildet. Dette spesielt aktuelt i forbindelse med langtidsarkivering av dokumenter. I dag er pdf formatet som benyttes for langtidslagring. Dette formatet skalerer ikke korrekt i forhold til målestokk. Hva gjør vi da etter 10-15 år når gjerne ikke programvaren lenger som ble benyttet for å lage et kart finnes lenger?
PRAKTISK IMPLEMENTERING AV ELEKTRONISKE TJENESTER
Prosjektets praktiske mål er at BEST løsningen skal implementeres og settes i drift i prosjektperioden slik at prosjektdeltakerne benytter BEST løsningen til å sende og motta alle typer dokumenter som går fra saksbehandlingssystemet hos en part til saksbehandlingssystemet til den annen part.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rogaland fylkeskommune
Postboks 130
4001 Stavanger
Kontaktperson
Bjørn Grønning
Tlf: 913 27 928
Epost: bjorn.gronning@rogfk.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rogaland fylkeskommune
Fylkesmannen i Rogaland kommune
Eigersund kommune
(15.10.2009)
Del med andre