Difi BEST i Vestfold – elektronisk dokumentutveksling

Forankring
12k (www.12k.no) er koordinator for prosjektet. Re kommune er regnskapsfører og juridisk ansvarlig for12k, og er formell søker på vegne av deltakerne.

Søknaden er behandlet hos rådmannen på Nøtterøy, i Horten og i Larvik kommuner, i 12k IT-lederforum hvor alle IT-lederne i 12-kommunene er medlemmer, og i sak/arkiv-forum hvor alle arkivansvarlige i er deltakere. Søknaden har fått tilslutning i alle disse fora.

Hos Fylkesmannen i Vestfold (FM) ble beslutningen om å søke om tilskudd til dette prosjektet behandlet og tilrådd på ledermøtet 27. april 2009.

Prosjektbeskrivelse
Prosjektet vil innføre sikker, elektronisk dokumentutveksling (EDU) mellom kommuner, og mellom kommuner og regionale myndigheter, med utgangspunkt i "Digital plandialog". Digital plandialog gir mulighet for innsyn og medvirkning i kommunenes plansaksprosesser via kommunenes hjemmesider. Løsningen mangler EDU mellom kommuner og regionale myndigheter. Vi vil benytte et delprodukt i BEST-prosjektet. EDU vil både være arbeids- og økonomisk besparende, gi miljøgevinst gjennom redusert papirbruk og posttransport. Mottak av dokumenter vil skje raskere og deltakerne slipper dobbelregistrering og skanning. Nøtterøy kommune og Fylkesmannen deltar i fase 1, Horten og Larvik kommunen i fase 2. Det langsiktige målet at både kommuner i Vestfold, regional stat og fylkeskommunen benytter elektronisk dokumentutveksling på flest mulig saksområder.

Hovedmål og innretning
a) 12k har utviklet en løsning, Digital plandialog, som gir innbyggere, næringsliv og saksbehandlere mulighet for innsyn og medvirkning i kommunenes plansaksprosesser via kommunenes hjemmesider. Alle reguleringsplaner er tilgjengelig på ett sted sammen med sakens dokumenter, og en tidslinje som følger hver plan viser status i planprosessen. Det er tilgang til mer enn 20 ulike temalag (trafikk, natur/kultur, forurensning, næring, skoler og barnehager mv), flyfoto og 3D visning i løsningen. Høringsuttalelser kan sendes direkte fra siden, også fra regionale myndigheter. Se http://www.12k.no/Digital_plandialog.htm.
b) Regionale myndigheter skal sende sine uttalelser elektronisk via Digital plandialog. For å få dette på plass er det nødvendig med EDU som det søkes om tilskudd til.  
c) Erfaring og kompetanse med EDU innenfor arealplaner vil gi grunnlag og trygghet for å innføre EDU på andre saksområder med store dokumentmengder som skal overførers mellom kommuner og regionale myndigheter, f. eks bygg- og sosialsaker.
d) Prosjektet vil legge til rette for godt samarbeid og gjensidig kunnskap mellom arkiv- og IT-tjenestene i kommunene og regionale myndigheter. Dette er en forutsetning for gjennomføring av EDU på alle saksområder, og gjennomføring av annet utviklingsarbeid.

Utvikling og implementering
BEST-prosjektet har utviklet en EDU-løsning som gjelder for NOARK sak- arkivløsninger Løsningen er satt i drift 04.05.09 med 5 kommuner og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. I Vestfold skal vi gjenbruke, videreutvikle og implementere resultater og erfaringer fra Sogn og Fjordane, ved å integrere EDU i Digital plandialog. Kommunene og Fylkesmannen skal samarbeide om trinnvis innføring av EDU i Vestfold.

Prosjektet omfatter:
· Teknisk installasjon og tilrettelegging
· Utvikle felles standarder for arbeidsflyt og dokumenter for plan- og arealsaker hos deltakerne
· Utvikle og gjennomføre nødvendig og tilpasset opplæringsopplegg
· Utarbeide rutiner for saksbehandlere og arkivmedarbeidere
· Utvikle løsningen for effektiv drift av EDU-løsninger for interkommunale driftssentraler (Ikke inkludert i BEST-prosjektet i Sogn og Fjordane, og må baseres på ny BEST-spesifikasjon for vertskommuneløsninger fra Difi. Antatte kostnader er inkl i 2011).

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Re kommune
Pb. 123
3164 Revetal

Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Torill Lønningdal, Daglig leder 12k
Tlf: 414 700 41
Epost: Torill.Lonningdal@hive.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Re kommune
Fylkesmannen i Vestfold
Horten kommune
Larvik kommune
Nøtterøy kommune
Tønsberg kommune