Elektronisk arkiv
Prosjektet gjennomføres av Fredrikstad kommune. Difi har gitt tilsagn om prosjekttilskudd fra tilskuddsordningen Digital fornying i kommunene. For kontaktinformasjon se nederst på siden. All informasjon under er hentet fra søknaden om prosjekttilskudd.
Forankring
Innføring av fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune. Prosjektet er forankret i kommunens øverste ledelse, både administrativt og politisk. Vedtatt i bystyret i forbindelse med behandling av handlingsplan og budsjett for 2009.
Prosjektbeskrivelse
Fullelektronisk arkiv skal innføres i alle seksjoner og virksomheter som er tilknyttet Kommunearkivet i 2009. Kommunearkivet er sentralarkiv for alle seksjoner og virksomheter i rådhuset og tre andre utenforliggende virksomheter. Dette er første fase i innføring av fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune. Innføring av fullelektronisk arkiv i øvrige virksomheter - ca. 100 - er planlagt å skje i faser fortløpende etter 2009, men er avhengig av politisk vedtak i forbindelse med behandling av handlingsplan og budsjett.
Hovedmål og innretning
Økt tilgjengelighet til dokumentasjon. Dokumentasjon vil kunne fremskaffes raskt og effektivt. Det vil være enklere håndtere den økende saksmengden, imøtekomme publikums behov og forvaltningens krav til effektivitet.
Det vil være enklere å importere e-post. Videre vil det bli tilrettelagt for EDU (elektronisk dokumentutveksling) som skal tas i bruk på sikt. Dette vil være forenklende og effektiviserende, spesielt med henvisning til punkt b) ovenfor.
Det vil ligge til rette for at elektroniske saksdokumenter (offentlige) blir tilgjengelige for allmennheten. Dette styrker innsynsretten ved at innbyggerne får en direkte adgang til saksdokumentene og slipper å bestille dem.
Kommunearkivet får styrket kompetanse når det gjelder digitale tjenester. Den interne kompetansen blir styrket.
Utvikling og implementering
Innføring av fullelektronisk arkiv legger til rette for at EDU (elektronisk dokumentutveksling) kan tas i bruk på sikt. Dette vil være forenklende, effektiviserende og sikre bedre elektronisk samhandling både innen kommunen, mellom kommunen og fylkeskommunen og mellom kommunen og staten.
Innsynsretten vil effektiviseres. Det vil ligge til rette for at elektroniske saksdokumenter (offentlige) blir tilgjengelige for allmennheten. Dette styrker innsynsretten ved at innbyggerne får en direkte adgang til saksdokumentene og slipper å bestille dem.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Fredrikstad kommune
v/ Kommunearkivet, Postboks 1405
1602 Fredrikstad
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Ingerid Gjølstad, Kommunearkivar
Tlf: 69306164
Epost: ingj@fredrikstad.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Fredrikstad kommune
Innføring av fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune. Prosjektet er forankret i kommunens øverste ledelse, både administrativt og politisk. Vedtatt i bystyret i forbindelse med behandling av handlingsplan og budsjett for 2009.
Prosjektbeskrivelse
Fullelektronisk arkiv skal innføres i alle seksjoner og virksomheter som er tilknyttet Kommunearkivet i 2009. Kommunearkivet er sentralarkiv for alle seksjoner og virksomheter i rådhuset og tre andre utenforliggende virksomheter. Dette er første fase i innføring av fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune. Innføring av fullelektronisk arkiv i øvrige virksomheter - ca. 100 - er planlagt å skje i faser fortløpende etter 2009, men er avhengig av politisk vedtak i forbindelse med behandling av handlingsplan og budsjett.
Hovedmål og innretning
Økt tilgjengelighet til dokumentasjon. Dokumentasjon vil kunne fremskaffes raskt og effektivt. Det vil være enklere håndtere den økende saksmengden, imøtekomme publikums behov og forvaltningens krav til effektivitet.
Det vil være enklere å importere e-post. Videre vil det bli tilrettelagt for EDU (elektronisk dokumentutveksling) som skal tas i bruk på sikt. Dette vil være forenklende og effektiviserende, spesielt med henvisning til punkt b) ovenfor.
Det vil ligge til rette for at elektroniske saksdokumenter (offentlige) blir tilgjengelige for allmennheten. Dette styrker innsynsretten ved at innbyggerne får en direkte adgang til saksdokumentene og slipper å bestille dem.
Kommunearkivet får styrket kompetanse når det gjelder digitale tjenester. Den interne kompetansen blir styrket.
Utvikling og implementering
Innføring av fullelektronisk arkiv legger til rette for at EDU (elektronisk dokumentutveksling) kan tas i bruk på sikt. Dette vil være forenklende, effektiviserende og sikre bedre elektronisk samhandling både innen kommunen, mellom kommunen og fylkeskommunen og mellom kommunen og staten.
Innsynsretten vil effektiviseres. Det vil ligge til rette for at elektroniske saksdokumenter (offentlige) blir tilgjengelige for allmennheten. Dette styrker innsynsretten ved at innbyggerne får en direkte adgang til saksdokumentene og slipper å bestille dem.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Fredrikstad kommune
v/ Kommunearkivet, Postboks 1405
1602 Fredrikstad
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Ingerid Gjølstad, Kommunearkivar
Tlf: 69306164
Epost: ingj@fredrikstad.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Fredrikstad kommune
(22.06.2009)
Del med andre