Difi Elektronisk turnussystem

Forankring
Rådmannsutvalget i Østregionen som består av rådmenn fra Risør, Tvedestrand, Gjerstad, Åmli og Vegårshei har nedsatt en felles styringsgruppe for innkjøp og implementering av et felles turnus og bemanningssystem. Styringsgruppa består av linjeledere innenfor pleie og omsorg samt IKT sjef i Østregionen.
Dagens IKT-samarbeid er forankret i "Samarbeidsavtale for IKT i Østregionen", datert 26. juni 2001. Basert på IKT-avtalen, har det vært et tett IKT-samarbeid i Østregionen, med særlig fokus på å få lik type programvare (fagsystemer). Fra 1. september 2009 organiseres IKT som en felles tjeneste med Vegårshei som vertskommune.

Prosjektbeskrivelse
Prosjektet skal sørge for innkjøp av felles elektronisk turnus og bemanningssystem for de fem kommunene i Østregionen i Agder. Det er lagd et konkurransegrunnlag som ble offentliggjort 3. juli, og prosjektet skal forhandle med fem leverandører for å finne det beste systemet. Videre skal prosjektet sammen med leverandør sørge for implementering av hardware og fagsystem, opplæring, pilotering og fullskala innføring av systemet.
Prosjektet vil ha fokus på samhandling kommunene imellom på systemeiernivå, opplæring og utarbeidelse av turnuser i pleie og omsorg. KS Agder deltar med prosjektmedarbeider og veiledning.

Hovedmål og innretning
Østregionen (DDØ) har som mål å ta i bruk et IT-basert bemanningsverktøy for å forenkle/effektivisere de administrative rutinene.
Systemet skal gi
Bedre oversikt og styring av lønns- og personalkostnader.
Kostnadseffektiv utarbeiding og vedlikehold av turnus.
Ensartet turnushåndtering
Enkel tilgang til ressurser (ekstravakter/vikarer mv.)
Kvalitetssikring ved at lov og avtaleverk blir fulgt
Unngå dobbeltarbeid
Elektroniske timelister
Legge til rette for elektronisk samhandling/ samarbeid mellom kommunene

Utvikling og implementering
Prosjektet er organisert i felleskap mellom pleie- og omsorgtjenestene i de fem kommunene og i tett samarbeid med lønn og personal og IKT. Prosjektet legger opp til nært samarbeid de fem kommunene i mellom ift implementering og opplæring.
Felles eierskap til og lik bruk av et administrativt fagsystem innen pleie og omsorg på tvers av de fem kommunene gir enklere IKT administrering, mulighet for samkjøring av kommunale service tjenester og mindre sårbarhet for små kommuner ift kompetanse på det enkelte fagsystem.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Vegårshei kommune
Kommunehuset
4985 Vegårshei

Kontaktperson
Laila Nylund, Prosjektansvarlig
Tlf: 99211769
Epost: Laila.nylund@amli.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Vegårshei kommune
Gjerstad kommune
Risør kommune
Tvedestrand kommune
Åmli kommune