Fakturaproduksjon i Agresso - fra Ephorte
Prosjektet gjennomføres av Rælingen kommune. Difi har gitt tilsagn om prosjekttilskudd fra tilskuddsordningen Digital fornying i kommunene. For kontaktinformasjon se nederst på siden. All informasjon under er hentet fra søknaden om prosjekttilskudd.
Forankring
Søknaden er en del av en større satsing på bedre og mer effektivt tjenestetilbud i kommunen der økt bruk av IKT er målsettingen, både internt i kommunen, mellom kommunene i regionen, mellom kommunen og fylkesmannen og eksternt ut mot næringslivet og kommunens innbyggere. Søknaden er relatert til dokumenter som er utarbeidet gjennom det Høykom støttede prosjektet eBygg2009, og er en videreføring av tiltak som er initiert der og som anses som helt nødvendig for å få etablert fulldigitale tjenester rettet mot publikum og andre offentlige myndigheter
Prosjektbeskrivelse
Ved innføring av denne modulen i ephorte ønsker vi et sikrere verktøy for produksjon og kontroll på tilfeldig fakturering. Slik det er i dag er det saksbehandlere som ved kopi av brev, ber andre produsere og sende ut fakturaene. Dette er sårbart for kommunen, både ifht sikkerhet på at kopi leveres, og ved for eksempel ferie eller lengre sykdom.
Ved innføringen av denne modul vil det være saksbehandler selv som produserer fakturagrunnlaget i ephorte, og ber om fakturaproduksjonen.
Kontroll av om fakturaer er innbetalt i de tilfeller det er krav om innbetaling før tjeneste utføres vil forenkles da det legges opp til en varsling fra Agresso. Modulen vil gi servicetorget større mulighet for bedre service til brukerne, og saksbehandlerne i ulike enheter trenger ikke lenger undersøke på økonomi om innbetalinger er gjennomført.
Hovedmål og innretning
Kommunen vil sikre en raskere og sikrere fakturaproduksjon innenfor saksbehandlingsgebyrer, utleie av kommunale lokaler, regulering og oppmåling.
Dette vil frigjøre ressurser til annet arbeid. Samhandlingen mellom enheter vil bli enklere når alle kan gå inn og følge med på statusen i saken. Ikke minst vil kommunens servicetorg kunne besvare flere henvendelser i stedet for å sette de videre i systemet. Vi ønsker å ta fakturadelen i bruk på flere områder innen kommunen hvor det forekommer tilfeldig fakturering. Servicen til innbyggere og næringsliv blir bedre og raskere ved at saksbehandlerne kan se status direkte i saksbehandlingssystemet uten å måtte forespørre økonomienheten.
Utvikling og implementering
Ved at Rælingen blir blant de første SNR kommunene som tar dette i bruk, vil det bli en del utviklingsarbeid ifm innføringen gjennomføring av denne modulen. I tillegg vil det bli et betydelig arbeid med utarbeidelse av rutiner for de enkelte sektorene. SNR kommunene vil dra nytte av de dokumenter som utarbeides i Rælingen når de skal innføre modulen hos seg.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rælingen kommune
Postboks 100
2025 FJERDINGBY
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
John Hage, Plan- og bygningssjef
Tlf: 63 83 52 10
Epost: joha@ralingen.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rælingen kommune
Søknaden er en del av en større satsing på bedre og mer effektivt tjenestetilbud i kommunen der økt bruk av IKT er målsettingen, både internt i kommunen, mellom kommunene i regionen, mellom kommunen og fylkesmannen og eksternt ut mot næringslivet og kommunens innbyggere. Søknaden er relatert til dokumenter som er utarbeidet gjennom det Høykom støttede prosjektet eBygg2009, og er en videreføring av tiltak som er initiert der og som anses som helt nødvendig for å få etablert fulldigitale tjenester rettet mot publikum og andre offentlige myndigheter
Prosjektbeskrivelse
Ved innføring av denne modulen i ephorte ønsker vi et sikrere verktøy for produksjon og kontroll på tilfeldig fakturering. Slik det er i dag er det saksbehandlere som ved kopi av brev, ber andre produsere og sende ut fakturaene. Dette er sårbart for kommunen, både ifht sikkerhet på at kopi leveres, og ved for eksempel ferie eller lengre sykdom.
Ved innføringen av denne modul vil det være saksbehandler selv som produserer fakturagrunnlaget i ephorte, og ber om fakturaproduksjonen.
Kontroll av om fakturaer er innbetalt i de tilfeller det er krav om innbetaling før tjeneste utføres vil forenkles da det legges opp til en varsling fra Agresso. Modulen vil gi servicetorget større mulighet for bedre service til brukerne, og saksbehandlerne i ulike enheter trenger ikke lenger undersøke på økonomi om innbetalinger er gjennomført.
Hovedmål og innretning
Kommunen vil sikre en raskere og sikrere fakturaproduksjon innenfor saksbehandlingsgebyrer, utleie av kommunale lokaler, regulering og oppmåling.
Dette vil frigjøre ressurser til annet arbeid. Samhandlingen mellom enheter vil bli enklere når alle kan gå inn og følge med på statusen i saken. Ikke minst vil kommunens servicetorg kunne besvare flere henvendelser i stedet for å sette de videre i systemet. Vi ønsker å ta fakturadelen i bruk på flere områder innen kommunen hvor det forekommer tilfeldig fakturering. Servicen til innbyggere og næringsliv blir bedre og raskere ved at saksbehandlerne kan se status direkte i saksbehandlingssystemet uten å måtte forespørre økonomienheten.
Utvikling og implementering
Ved at Rælingen blir blant de første SNR kommunene som tar dette i bruk, vil det bli en del utviklingsarbeid ifm innføringen gjennomføring av denne modulen. I tillegg vil det bli et betydelig arbeid med utarbeidelse av rutiner for de enkelte sektorene. SNR kommunene vil dra nytte av de dokumenter som utarbeides i Rælingen når de skal innføre modulen hos seg.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rælingen kommune
Postboks 100
2025 FJERDINGBY
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
John Hage, Plan- og bygningssjef
Tlf: 63 83 52 10
Epost: joha@ralingen.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rælingen kommune
(22.06.2009)
Del med andre