Difi GRESAM- Bedre samhandling i Grenland ved innføring av felles Sak/arkiv-løsning

Forankring
Søknaden er behandlet og godkjent i de samarbeidende kommunenes administrative ledelse (rådmannens ledergruppe) samt i Rådmannsmøte i Grenland. (Øverste administrative organ for kommunesamarbeid i Grenland)
Politisk behandling vil skje i de respektive kommuner ifm behandling av budsjett for 2010.
Arbeidsgruppe, hvor alle kommene er representert, har arbeidet siden høsten 2008. Det er enighet om felles valg av leverandør og felles anskaffelse- og innføringsprosesser, samt videre samarbeid om drift og videreutvikling av systemet.

Prosjektbeskrivelse
Kragerø, Porsgrunn, Skien, Siljan og Bamble skal anskaffe og innføre felles sak/arkivsystem med fokus på elektronisk arkiv, integrasjon med e-post, fjerning av fysiske arkiv, felles rutiner og implementering samt felles opplæring og brukerstøtte. Prosjektet har som formål å bidra til et tett faglig samarbeid mellom kommunene om utvikling av elektroniske tjenester samt integrasjon mot fagsystemer for å oppnå fullelektronisk dokumentflyt og dokumenthåndtering.
Elektronisk utvalgsbehandling - digitale møter som sørger for en effektiv og rask overføring av saker fra sak - og arkivsystemet til portalen (Internett).
Opplysninger fra sak - og arkivsystemet skal kunne overføres til portalen (eks. Min Side) på en effektiv og sikker måte.

Hovedmål og innretning
Ved å velge felles system og samarbeide om prosesser ønsker vi å oppnå:
a) Et fleksibelt system med lav brukerterskel og som kan integreres med fagsystemer. Felles og like brukergrensesnitt i hele Grenlandsregionen skal forenkle samhandlingen mellom kommunene, innbyggere og næringsliv.Økt tilgjengelighet til dokumentasjon som samtidig trygger personvernhensyn. Dokumentasjon vil kunne fremskaffes raskt og effektivt. Det vil være enklere håndtere den økende saksmengden, imøtekomme publikums behov og forvaltningens krav til effektivitet. Det vil ligge til rette for at elektroniske saksdokumenter (offentlige) blir tilgjengelige for allmennheten. Dette styrker innsynsretten ved at innbyggerne får en direkte adgang til saksdokumentene og slipper å bestille dem.
Innføring av byggsøk vil gi bedre tjenester til næringslivet.
b) Bedre samhandling i Grenlandsregionen gjør at vi kan utvikle systemet sammen, og samarbeide på tvers. Forbedre og forenkle arbeidsflyt og prosesser i Grenlandskommunene ved å innføre felles elektronisk arkiv, med felles rutiner, felles maler og integrasjon med fagsystemer.
c) Felles interkommunal opplæring, brukerstøtte, kompetanseheving og erfaringsutveksling. Alle kommunenes brukere og fagenheter blir involvert i prosessen og vil få en økt kompetanse knyttet til bruk og videreutvikling av digitale tjernester.

Utvikling og implementering
Innføring av felles sak/arkivsystem for Grenlandskommunene vil styrke det interkommunale samarbeidet. Det legges opp til felles kompetanseoppbygging og felles bruk av fagpersoner.
Økt integrasjon med felles portal-løsning (Satt i drift i 2008), samhandlingsplattform og fagsystemer (Eks. lønn/personal, barnehage, kulturskole, skoleadministrativt system)skal gi en effektiv og automatisert dokumentflyt.
Prosjektet skal fjerne unødige manuelle rutiner, tunge arbeidsprosesser og fysiske arkiver.
Fremdrift og samarbeid mellom kommunene skal sikres ved felles prosjektledelse.  Det skal etableres arbeidsgrupper med deltagelse fra alle kommunene. Dette skal sikre at den faglige kompetansen utnyttes til beste for alle deltakerkommunene.
Videreutvikling av løsningen skal koordineres av et felles fagråd. Dette skal sikre at alle kommunene utvikler seg sammen.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Skien kommune
Postboks 158
3701 SKIEN

Kontaktperson
Jørn Møane, IT-sjef
Tlf: 35581341
Epost: jorn.moane@skien.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Skien kommune
Bamble kommune
Kragerø kommune
Porsgrunn kommune
Siljan kommune