Difi Hel-elektronisk ressursstyring av bygg og anlegg i kommunen

Forankring
I idrettsplanen for Bergen kommune  "Idrettsbyen Bergen -et steg foran" er et av satsingsområdene god tilrettelegging av idrettsanlegg /aktivitetsbygg for publikum. I ny IKT-strategi for Bergen kommune er det  fokus på å gi bedre elektroniske publikumstjenester samt bruk av IKT for å effektivisere interne prosesser.
I Bergen kommune forankres satsingen på IKT i IKT-Handlingsplan. Denne gir en samlet oversikt over investeringer for IKT- relaterte prosjekt. Planen rulleres i forbindelse med budsjettprosessen og gjelder for økonomiplanperioden på 4 år.  
Prosjektet "Booking og administrasjon av kommunale anlegg og utleieobjekter" -utvikler front-end løsningen som dette prosjektet bruker, men inngår ikke i det finansielle grunnlaget for denne søknaden.

Prosjektbeskrivelse
BK har som mål å tilby gode og effektive tjenester til innbyggere og næringsliv.
Idrettsavdelingen har et stort behov for bedre ressursstyring av utleieobjekt(idrettsanlegg og aktivitetsbygg) som tilbys publikum. Dette prosjektet har som mål å implementere en gjennomgående elektronisk behandling av livsløpet for bestilling av utleieobjekt/booking: Fra publikum bestiller et objekt via internett til automatisk styring av datasignalanlegg for lys og varme.  En effektiv forvaltning vil vises med mindre energibruk og mindre behov for manuelle rutiner for lys og varmestyring. Videre er det behov å vite mer om hvem og hvordan anleggene brukes i det daglige, uten at det er behov for en fysisk person på stedet. Prosjektet vil derfor undersøke muligheten for å ta i bruk elektronisk adgangskontroll og elektronisk billettering som en automatisert tjeneste.  
Prosjektet vil ta utgangspunkt i et aktivitetsbygg "Vitalitetssenteret" med tilhørende ute aktivitetsområde "Mølleren". Dette vil gjelde i en pilotfase (tidsrammen for dette prosjektet).  De samme prinsipper og behov vil også gjelde for andre av kommunens over 1000 bygg og anlegg. Prosjektet vil ha stor overføringsverdi til andre kommuner og andre forvaltere av bygg og anlegg.

Hovedmål og innretning
a) Prosjektet er direkte rettet mot innføring av nye og bedre elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv. Ved "booking" av anlegg/bygg utført på internett, skal brukeren vite at riktig rom er bestilt og at objektet er klart til bruk med riktig adgang og forhåndavtalt varme/lysnivå.
b) Fokuset i dette prosjektet vil være bedre samhandling og dataflyt mellom front-end bookingsystem i portal og back-end system ut mot SD-anlegg. Bedre styring kan medføre ressursbesparelser for kommunen. De fagområdene FDV-system og SD-anlegg betjener er fra et overordnet perspektiv ofte fragmentert og uoversiktlig. Dette har til nå hindret standardisering og samhandling og dermed vært en hindring for bedre utnyttelse
c) Bedre samordning og økt bestillingskompetanse fra offentlig sektor vil styrke evnen til fornying vha IKT.

Utvikling og implementering
Utviklingsarbeidet i dette prosjektet er konkret knyttet til å gjennomføre en praktisk implementering av løsningen på ett eller flere kommunale anlegg/bygg.
 
Bergen kommune har store aktivitetsanlegg under planlegging, i tillegg til de som er i drift og skal videreutvikles. Erfaring fra dette prosjekt er i denne sammenheng nyttig. Løsningen stiller store krav til samhandling mellom ulike enheter i BK.
Tradisjonelt har det vært et visst spenn mellom disse enhetene både organisatorisk og operativt. Ved å behandle publikumstjenestene som gjennomgående og sektorovergripende kan implementering av denne art bidra til å bygge ned siloer. Prosjektet er avhengig av samarbeid med eksterne leverandører av SD og adgangskontrollanlegg

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Bergen kommune
5020 Bergen

Kontaktperson
Ragnar Buset, IKT-koordinator
Tlf: 55566554
Epost: ragnar.buset@bergen.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Bergen kommune