Difi Integrert løsning for behandling av elektroniske søknader og skjema mellom hjem og skole – med kobling til MinSide og ved bruk av MinID

Forankring
Prosjektets er forankret i saken "IKT som strategisk virkemiddel - eBærum 2012" som er til politisk behandling. Her er det mål knyttet til at "Bærum kommune skal tilby innbyggerne selvbetjeningsløsninger på de områder hvor dette bidrar til bedre service overfor publikum og intern effektivisering" og at BK skal kople seg mot MinSide og tilby MinID.
I Rådmannens plattform for 2007 -2010 er det også satt klare mål knyttet til satsningsområder der IKT er et sentralt virkemiddel. "I Bærum Kommune skal effektiv anvendelse av IT- og kommunikasjonsløsninger(IKT) bidra til at kommunen som virksomhet når sine mål". Det står eksplisitt at økt bruk av nettbasert kommunikasjon skal bidra til at innbyggerne opplever kommunen som moderne, åpen og tilgjengelig.

Prosjektbeskrivelse
Prosjektet skal utvikle en løsning for å bedre, forenkle og effektivisere behandlingen av søknader, skjemaer og meldinger som inngår i kommunikasjon mellom foresatte med barn i grunnskolen og Bærum kommune. Løsningen skal benyttes av innbyggere, den enkelte skole/SFO og sentrale administrative enheter. Løsningen skal være slik at søknadene og skjemaene overføres elektronisk og integreres med fagsystemer internt i kommunen. Behandlingsprosessene vil automatiseres der saksbehandlingen er regelstyrt, og hvor grunnlagsdata kan utveksles med fagsystemer. Dette vil sikre raskere tilbakemelding til innbygger, intern effektivisering, økt sikkerhet, bedre kvalitet og en standardisering av behandlingsprosessen på tvers av de 40 grunnskolene Bærum kommune har. Innbyggeren vil enkelt kunne søke, sende inn, følge status og få elektronisk tilbakemelding om resultat.

Hovedmål og innretning
Løsningen skal bygge og støtte opp under kommunens allerede etablerte IKT infrastruktur ved at eksisterende tjenester i SOA gjenbrukes og at nye tjenester skal utvikles og implementeres i SOA. Integrasjon vil bli utviklet mellom flere av kommunens fagsystem, inkludert fagsystemet for skole; IST Extens. Alle barn som går i barnehage eller grunnskolen i Bærum kommune er registrert i dette systemet, og det er Norges mest brukte elevregister. Vi skal i løsningen sikre gjenbruk av data, og at data kun registreres en gang ett sted. Dette innebærer at foresatte ikke trenger å oppgi data som allerede er registrert i kommunens datasystemer (preutfylling). Innbyggeren vil raskt få elektronisk tilbakemelding og enkelt kunne sjekke status på sine søknader og skjema via MinSide eller BK's internettsider. Samtidig vil kommunen automatisk få oppdatert sine fagsystemer. Skolen og administrasjonen behøver ikke lenger å dobbeltregistrere informasjon i forskjellige fagsystemer og vi oppnår en bedre kvalitet på data. All arkivverdig dokumentasjon skal også elektronisk overføres til kommunens sak/arkivsystem.
Løsningen bygges opp modulært med godt dokumenterte grensesnitt basert på åpne standarder, dette vil sikre at løsningen kan gjenbrukes i andre kommuner.

Utvikling og implementering
Vi vil i dette prosjektet videreutvikle og automatisere søknader og skjema knyttet til skole - hjem med en skjermdialog som støtter preutfylling og kobling mot MinID/MinSide og integrasjon med andre fagsystemer. Dette er et utviklings- og implementeringsprosjekt som vil benytte eksisterende arbeidsprosessbeskrivelser av søknader og skjema relatert til skole - hjem. Disse beskrivelsene skal gjennomgås for mulig automatisering av hele eller deler av arbeidsprosessen for deretter og utvikles og implementeres i SOA. Utviklingsarbeidet vil sikre automatiserte arbeidsprosesser, herunder arkivering, og enhetlig grensesnitt i dialogen skole - hjem.
Prosjektet er en videreføring av arbeidet fra prosjektet ServiceB@rum og SOA prosjektet i BK der tjenesten "Innmelding SFO" ble brukt som proof of concept. Videre utviklingsarbeid bygger på BK's etablerte rammeverk, metodikk, infrastruktur og designregler for implementering av gjenbrukbare SOA-tjenester.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Bærum kommune
IKT strategienheten
1304 Sandvika

Kontaktperson
Siri Opheim, IKT- strategisjef
Tlf: 67 50 42 16 / 900 88 820
Epost: ikt@baerum.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Bærum kommune