Difi Kontrollspenn

Begrepet dreier seg med andre ord om størrelsen på enheter eller hvor mange underordnede en leder kan eller bør ha uten at det skaper kommunikasjons-, koordinerings-, eller kapasitets- og effektivitetsproblemer. Spørsmålet står i direkte sammenheng med antallet hierarkiske nivåer i en organisasjon og vil derfor påvirke om organisasjonspyramiden blir spiss eller flat.

I lang tid var det nærmest synonymt med et generelt normativt prinsipp at kontrollspennet skulle være minst mulig. I dag ser man i større grad på dette som situasjonsavhengig og i forhold til organisasjonstype og andre behov. Siden de fleste virksomheter ivaretar ulike oppgavetyper, er det også åpenbart at kontrollspennet kan og bør variere innen en og samme virksomhet, ikke bare vertikalt mellom ulike ledernivåer, men også horisontalt mellom ulike avdelinger og enheter - alt etter hvilke oppgaver som utføres.

Størrelsen på kontrollspennet er ikke nødvendigvis avgjørende for hvor stor kontroll som faktisk utøves. Direkte kontroll er bare en av flere kontroll- og koordineringsmekanismer. En organisasjon kan utøve kontroll enten ved hjelp av direkte tilsyn eller ved standardisering av arbeidsprosesser, resultatkrav, profesjonell kompetanse/ekspertise eller normer. Kontrollen kan derfor skje direkte eller indirekte både ved et bredt og et smalt kontrollspenn.

I en gitt kontekst kan et kontrollspenn på for eksempel 10 innebære tett oppfølging, mens det i en annen kan gi de ansatte stor selvstendighet i oppgaveløsningen. Behovet for tett oppfølging og/eller  kontroll vil avhenge av en rekke forhold og er derfor et sammensatt spørsmål som det ikke finnes generelle svar på . Det klassiske prinsippet om kontrollspenn kan reformuleres til følgende hovedspørsmål: "Hvor mye kommunikasjon, koordinering - og direkte lederkontroll - trengs i det enkelte tilfelle og hvilke mekanismer og virkemidler er ellers i bruk for å ivareta dette behovet i denne spesielle organisasjonen, avdelingen eller enheten?"

For å svare på dette spørsmålet kan følgende situasjonsbestemte faktorer være relevante:

Kontrollspennet har en tendens til å øke når for eksempel når oppgaveløsning og koordinering er preget av standardisering, oppgavene er like og når tilgjengelighet og bruk av moderne kommunikasjonssystemer er god.

Kontrollspennet har en tendens til å bli mindre når for eksempel oppgavene til underliggende enheter/underordnede er preget av innbyrdes avhengigheter, høy kompleksitet og usikkerhet i oppgavene slik at underordnede har behov for hyppige avklaringer og råd fra leder.