Difi Kvalitet på tjenester

Forankring
Rådmannens ledergruppe har i 2009 behandlet spørsmålet om samordning av avvikssystemene og etablering av ett felles avvikssystem for alle tjenesteområder. Rådmannen og hans ledergruppe, bestående av alle kommunalsjefer,  ønsker at dette gjennomføres som et første trinn i en utviklingsprosess der et elektronisk kvalitetssystem for alle brukerrettede tjenester og intern - tjenester inkluderes. Fredrikstad kommunes arbeidsmiljøutvalg der ordfører er leder inneværende 2-årsperiode, er informert og har gitt sin tilslutning til dette.   

Prosjektbeskrivelse
Fredrikstad kommune ønsker å etablere elektronisk system for dokumentasjon av prosedyrer, reglementer, instrukser, og for dokumentasjon og analyse av avvik som oppstår. Systemet skal ivareta tjenester overfor kommunens brukere og interne tjenester mellom kommunens enheter. Prosjektet vil bli modulbasert, der avvikshåndtering blir første modul. Det vil bli knyttet mot virksomhetsdatabase som er under utvikling. Prosjektet skal være et sterkt bidrag til videreutvikling av kommunens kvalitetsarbeid gjennom ytterligere strukturering og effektivisering av tjenesteleveransene. Tjenesteområdene tenkes senere gjennomført som egne moduler, med et første fokus på HMS. Tilsynsmyndighetenes ønsker om dokumentasjon vil med dette etterkommes på en bedre måte enn hva tilfellet er i dag.    

Hovedmål og innretning
a) Gjennom Fredrikstad kommunes prosjekt "Best på service" vurderes det å legge til rette for elektronisk kommunikasjon der brukerne kan melde tjenesteavvik. En løsning for avvikshåndtering av "brukermeldte avvik" vil kunne integreres i kvalitetsprosjektets første modul.
b) Det benyttes pr. i dag ikke elektronisk avviksmelding internt innen tjenesteområdene  omsorg  -  oppvekst - kultur - samfunnsutvikling- de fleste tekniske tjenester. HMS - avvik og personskader ansatte meldes elektronisk. Elektronisk samhandling vil forbedres ved nøyaktig leveranse av meldinger, muligheter for raskere behandling og reaksjon, analyser av avviksmønstre og gjennomføring av forebyggende tiltak. Rapportering av avvik til fylkesmannen / andre instanser blir enklere / raskere.
c) Gjennomføring av prosjektet vil medføre bred kompetanseheving i hele organisasjonen med fokus på gjeldende standarder, prosedyrer og regelverk. Avviksmønstre analysert gir grunnlag for revisjon og systematisk fornying, og være et bedre grunnlag for vurdering av satsingsområder innen tjenesteutviklingen.

Utvikling og implementering
Utviklingsarbeidet skjer på flere plan og vil være en lærende prosess både i fagmiljøene for interne og eksterne tjenester, så vel som for personell som skal integrere elektroniske løsninger i IT - systemene: Tjenesteområdene må, - dersom dette ikke allerede er gjennomført, -  etablere klare prosedyrer for melding og håndtering av avvik internt og mot ekstern myndighet. Avvik som begrep må klargjøres, og relateres til bakenforliggende dokumenter. Sikre felles forståelse i organisasjonen krever kontinuerlig faglig oppdatering. Opplæring i bruk av systemet vil først bli gjennomført når prosjektmodulen er avsluttet og omfattes ikke av søknaden.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Fredrikstad kommune
Seksjon Økonomi og organisasjonsutvikling, Postboks 1405
1602 Fredrikstad

Kontaktperson
Knut Stahrfoss Alnæs, HMS - sjef
Tlf: 69306516 / 95762251
Epost: knal@fredrikstad.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Fredrikstad kommune