Difi Nasjonalt e-arkivsenter for kommunal sektor

Forankring
Møre og Romsdal  fylke inngår dette prosjektet i samarbeid med 5 interkommunale arkiv (heretter IKA); Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal, Aust Agder Kulturhistoriske Senter, Interkommunalt arkiv Kongsberg, Interkommunalt arkiv Finmark og Interkommunalt arkiv Trøndelag. Disse 5 interkommunale arkiv eies og drives av ca 160 kommuner gjennom en selskapsavtale,som gjennom årlige eiertilskudd fra kommunene danner økonomisk grunnlag for drift. Hvert IKA forplikter seg med kr. 250 000,- pr. år for å realisere prosjektet på vegne av sine 160 eierkommuner.
Gjennom selskapsavtaler vil prosjektet i så måte være forankret i og betalt av totalt 160 kommuner i dag, i løpet av 2010/2011 vil flere interkommunale selskaper slutte seg til prosjektet (se pkt 12).

Prosjektbeskrivelse
Bevaring av dokumenter skapt i kommunal forvaltning (omtalt som arkiv i dette dokumentet) danner grunnlaget for rettssikkerheten til kommunens innbyggere. Som følge av kommunal modernisering ser vi at denne informasjonen i stor grad kun befinner seg i digital form, en særlig utfordrende informasjonsmengde å bevare over tid.
I motsetning til statlige arkivskapende organ som avleverer elektroniske arkiv til Arkivverket for trygg bevaring over tid, stadfester arkivloven med forskrifter at kommunale og fylkeskommunale organ står ansvarlig for bevaringen på egen hånd. Prosjektet har som mål å etablere et nasjonalt e-arkivsenter for kommunal sektor, som vil sikre både trygg bevaring av elektroniske arkiv så vel som tilgjengeliggjøring av disse til innbyggere, kommunal forvaltning og privat næringsliv.

Hovedmål og innretning
Prosjektet har som formål å garantere rettsikkerheten til innbyggere i norske kommuner ved å sørge for at digital dokumentasjon skapt gjennom saksgangen i kommunal administrasjon ikke går tapt. Norske kommuner gjennomgår i dag en fornying basert på digitale tjenester, mange av disse kommunene har dog ikke kompetanse på bevaring av informasjonen som skapes gjennom denne moderniseringen. Som et resultat av dette står juridisk, historisk og kulturell informasjon i fare for å gå tapt, og med den rettsikkerheten til innbyggere i norske kommuner. Prosjektets hovedformål er såkalt formidling ev elektroniske arkiv, altså en tilgjengeliggjøring av juridisk dokumentasjon skapt i kommunal forvaltning. Vi ønsker i løpet av 2011 å ha på plass muligheten for innbyggere å kunne gjøre oppslag i saker på grunnlag av innsynsrett, samt å tillate eksempelvis næringsliv innenfor media å gjøre oppslag i eldre saker som ikke er unntatt offentlighet.

Utvikling og implementering
Prosjektet har som mål å etablere et nasjonalt e-arkivsenter for kommunal sektor, som vil sikre både trygg bevaring av elektroniske arkiv så vel som tilgjengeliggjøring av disse til innbyggere, kommunal forvaltning og privat næringsliv.  I dette hovedmålet ligger følgende utviklingsarbeid;
1. Utvikling av depotstyringssystem basert på ISO-14721. Et depotstyringssystem er kjernen i det digitale depotet. Systemet vil være sentralt i å forvalte de
digitale objektene som utgjøres av avleveringene fra arkivskaperne.
2. Utvikle systemer som ivaretar informasjonssikkerheten rundt et sikringslager for elektroniske arkiv. Et sikringslager må være dimensjonert som et depot - både med hensyn til teknisk utrustning,lagringsstruktur og depotstyringssystem.
3. Utvikle formidlingsløsninger til innbyggere, kommunale forvaltningsorgan samt privat næringsliv - som beskrevet under pkt 12.  
Materialet bevares med formidling og tilgjengeliggjøring som hensikt, tjenester som fremdeles ikke fullstendig er på plass i kommunale forvaltningsorgan.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Møre og Romsdal fylke
Julsundvegen 9
6404 Molde

Kontaktperson
Geir Håvard Ellingseter, arkivleiar
Tlf: 71 24 50 14
Epost: Geir.havard.ellingseter@mrfylke.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Møre og Romsdal fylke
Møre fylke samarbeider om prosjektet med 5 interkommunale arkiv (IKA)