Nytt ERP-system (lønns-, personal- og økonomisystem)
Prosjektet gjennomføres i et samarbeid mellom Rælingen kommune og 2 andre kommuner. Difi har gitt tilsagn om prosjekttilskudd fra tilskuddsordningen Digital fornying i kommunene. Rælingen kommune er ansvarlig tilskuddsmottaker. For kontaktinformasjon og deltakeroversikt se nederst på siden. All informasjon under er hentet fra søknaden om prosjekttilskudd.
Forankring
Det ble 27. november 2008 undertegnet en avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom kommunene Fet, Rælingen og Enebakk. Avtalen ble gjeldene fra 1.1.2009. Rælingen er vertskommune. Dette samarbeidet ble kalt Øyeren IKT. Avtalens formål er å organisere et forpliktende samarbeid om felles IKT drift for å få en driftsorganisasjon som utgjør et robust fagmiljø og derigjennom gir stabile og kostnadseffektive IKT-tjenester av god kvalitet til de tre kommunene.
Styringsgruppe for vertskommunesamarbeidet er rådmennene fra hver kommune. Disse tar avgjørelser på overordnet nivå, mens Rælingen kommune har avgjørelsesmyndighet på enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.
De tjenestene som Øyeren IKT skal levere til samarbeidskommunene baserer seg på inngåtte tjenesteavtaler.
Etter at avtalen ble inngått har behovet for et kommunesamarbeid rundt anskaffelse av IKT-systemer også meldt seg.
Styringsgruppen, i Øyeren IKT, har gitt oppdrag om å vurdere og eventuelt anskaffelse nytt lønns-, personal- og økonomisystem for kommunesamarbeidet.
Prosjektbeskrivelse
Overordnet prosjektbeskrivelse:
Utarbeidelse av en kravspesifikasjon ut i fra allerede gjennomført forprosjekt.
Anskaffelse av ERP-system i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser
Implementering av ERP-system i kommunesamarbeidet, inkl. nye felles rutiner og organisasjonsmessige endringer.
Test og opplæring
Produksjonssetting av løsning i kommunesamarbeidet.
ERP-system vil i utgangspunktet innholde lønns-, personal- og økonomisystem, men det vil være mulig å utvide dette over tid.
Prosjektgjennomføringen skal utføres i vertskommunesamarbeidet, der Øyeren IKT står for anskaffelsen, og blir juridisk eier av avtalen.
Hovedmål og innretning
Hovedformål b):
Et ERP-system vil forenkle integrasjon mellom kommunens interne systemer, som igjen vil skape effektive arbeidsprosesser og høyere tjenestekvalitet.
En robust og samordnet IT-plattform gir muligheter for tjenestesamarbeid internt og eksternt.
Muligheter for arbeidsdeling og spesialisering på tjenesteområdene lønn, personal og økonomi gir effektivitet og muliggjør omprioritering eller frigjøring av ressurser.
Mer profesjonalitet, bedre driftskvalitet, sikkerhet og stabilitet i IT-funksjonene.
Hovedformål c):
Et kommunalt samarbeid rundt anskaffelse av IKT-systemer vil skape større fagmiljøer, i og med at kommunene lettere kan samarbeide, dette vil styrke kompetansen
Et større IT- og fagmiljø gjør det enklere å rekruttere kvalifiserte medarbeidere
Bedre utnyttelse av eksisterende kompetanse fordi nytt ERP-system vil skape mindre dobbeltarbeid og bedre samhandling.
Etablering av samarbeidsfora og opplæring på tvers av kommunene vil styrke kompetansen.
Utvikling og implementering
Utviklingsarbeid / praktisk implementering
Under for- og hovedprosjekt vil arbeidsprosessene bli gjennomgått for å finne effektiviseringsgevinster
Nye rutiner og retningslinjer rundt innføringen av nytt system vil etableres i vertskommunenes kvalitetssystem, som vil føre til økt kvalitet på prosessene som dokumenteres
Kommunene vil lære hverandre å kjenne, kulturforskjeller viskes ut og samarbeidet styrkes.
Prosjektet vil etablere maler, metoder og prosesser for hvordan prosjekter i vertskommunesamarbeidet skal gjennomføres, "prosjektmal", slik at fremtidige prosjekter gjennomføres mer effektivt og har høy kvalitet.
Det vil foregå opplæring av ansatte i prosjektmetodikk
Det vil fokuseres sterkt på de gevinster og muligheter, som ligger i et vertskommunesamarbeid, i selve prosjektgjennomføringen
Et slikt vertskommunesamarbeid vil bidra til at nye elektroniske tjenester og/eller samhandlingsløsninger kan implementeres i en markant høyere hastighet i fremtiden, både med tanke på de økonomiske forutsetningene og ikke minst de menneskelige ressursene som er involvert.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rælingen kommune
Postboks 100
2025 Fjerdingby
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Ben Marius Lundberg, Systemrådgiver
Tlf: 63835117 / 93016219
Epost: Ben.Marius.Lundberg@ralingen.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rælingen kommune
Enebakk kommune
Fet kommune
Det ble 27. november 2008 undertegnet en avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom kommunene Fet, Rælingen og Enebakk. Avtalen ble gjeldene fra 1.1.2009. Rælingen er vertskommune. Dette samarbeidet ble kalt Øyeren IKT. Avtalens formål er å organisere et forpliktende samarbeid om felles IKT drift for å få en driftsorganisasjon som utgjør et robust fagmiljø og derigjennom gir stabile og kostnadseffektive IKT-tjenester av god kvalitet til de tre kommunene.
Styringsgruppe for vertskommunesamarbeidet er rådmennene fra hver kommune. Disse tar avgjørelser på overordnet nivå, mens Rælingen kommune har avgjørelsesmyndighet på enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.
De tjenestene som Øyeren IKT skal levere til samarbeidskommunene baserer seg på inngåtte tjenesteavtaler.
Etter at avtalen ble inngått har behovet for et kommunesamarbeid rundt anskaffelse av IKT-systemer også meldt seg.
Styringsgruppen, i Øyeren IKT, har gitt oppdrag om å vurdere og eventuelt anskaffelse nytt lønns-, personal- og økonomisystem for kommunesamarbeidet.
Prosjektbeskrivelse
Overordnet prosjektbeskrivelse:
Utarbeidelse av en kravspesifikasjon ut i fra allerede gjennomført forprosjekt.
Anskaffelse av ERP-system i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser
Implementering av ERP-system i kommunesamarbeidet, inkl. nye felles rutiner og organisasjonsmessige endringer.
Test og opplæring
Produksjonssetting av løsning i kommunesamarbeidet.
ERP-system vil i utgangspunktet innholde lønns-, personal- og økonomisystem, men det vil være mulig å utvide dette over tid.
Prosjektgjennomføringen skal utføres i vertskommunesamarbeidet, der Øyeren IKT står for anskaffelsen, og blir juridisk eier av avtalen.
Hovedmål og innretning
Hovedformål b):
Et ERP-system vil forenkle integrasjon mellom kommunens interne systemer, som igjen vil skape effektive arbeidsprosesser og høyere tjenestekvalitet.
En robust og samordnet IT-plattform gir muligheter for tjenestesamarbeid internt og eksternt.
Muligheter for arbeidsdeling og spesialisering på tjenesteområdene lønn, personal og økonomi gir effektivitet og muliggjør omprioritering eller frigjøring av ressurser.
Mer profesjonalitet, bedre driftskvalitet, sikkerhet og stabilitet i IT-funksjonene.
Hovedformål c):
Et kommunalt samarbeid rundt anskaffelse av IKT-systemer vil skape større fagmiljøer, i og med at kommunene lettere kan samarbeide, dette vil styrke kompetansen
Et større IT- og fagmiljø gjør det enklere å rekruttere kvalifiserte medarbeidere
Bedre utnyttelse av eksisterende kompetanse fordi nytt ERP-system vil skape mindre dobbeltarbeid og bedre samhandling.
Etablering av samarbeidsfora og opplæring på tvers av kommunene vil styrke kompetansen.
Utvikling og implementering
Utviklingsarbeid / praktisk implementering
Under for- og hovedprosjekt vil arbeidsprosessene bli gjennomgått for å finne effektiviseringsgevinster
Nye rutiner og retningslinjer rundt innføringen av nytt system vil etableres i vertskommunenes kvalitetssystem, som vil føre til økt kvalitet på prosessene som dokumenteres
Kommunene vil lære hverandre å kjenne, kulturforskjeller viskes ut og samarbeidet styrkes.
Prosjektet vil etablere maler, metoder og prosesser for hvordan prosjekter i vertskommunesamarbeidet skal gjennomføres, "prosjektmal", slik at fremtidige prosjekter gjennomføres mer effektivt og har høy kvalitet.
Det vil foregå opplæring av ansatte i prosjektmetodikk
Det vil fokuseres sterkt på de gevinster og muligheter, som ligger i et vertskommunesamarbeid, i selve prosjektgjennomføringen
Et slikt vertskommunesamarbeid vil bidra til at nye elektroniske tjenester og/eller samhandlingsløsninger kan implementeres i en markant høyere hastighet i fremtiden, både med tanke på de økonomiske forutsetningene og ikke minst de menneskelige ressursene som er involvert.
Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rælingen kommune
Postboks 100
2025 Fjerdingby
Kontaktperson hos ansvarlig tilskuddsmottaker
Ben Marius Lundberg, Systemrådgiver
Tlf: 63835117 / 93016219
Epost: Ben.Marius.Lundberg@ralingen.kommune.no
Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rælingen kommune
Enebakk kommune
Fet kommune
(21.06.2009)
Del med andre