Difi Prosjekt BØR – Utskifting av økonomisystem

Forankring
Prosjektet er forankret i kommunens handlingsprogram for 2008-2011 og 2009-2012. Plan for utskifting av egenproduserte IKT-systemer for bl.a. økonomistyring ble vedtatt av politisk våren 2007. Vedtaket var da utskifting til standard programvare. 26.8.2008 ble vurdering av utvikling av økonomisystemet til fri programvare og deling med andre kommuner vedtatt. 6.5.2009 ble det vedtatt i formannskapet å gå bredt ut i anskaffelsen med sikte på å få tilbud fra leverandører av standard programvare, fri programvare og utviklingsmiljøer. Skulle valget være i strid med kommunens strategi for anvendelse av IKT ønsker utvalget saken til behandling på ny.
Parallelt har det vært jobbet med å få flere kommuner med på arbeidet med videreutvikling og deling. Intensjonsavtale med 3 kommuner (se pkt. 3). Disse er informert om søknaden. Beslutning om at søknad skulle sendes er tatt av prosjektets styringsgruppe som ledes av kommunens økonomidirektør.

Prosjektbeskrivelse
Hovedmålet er utskifting av kommunens egenutviklede økonomisystem. Det er foretatt en vurdering av muligheten for å benytte kommunens egenutviklede økonomisystem til videreutvikling til fri programvare og deling med andre kommuner. Samtidig er det inngått intensjonsavtaler med 3 kommuner for deltakelse i prosessen for å sikre at løsningen kan benyttes av alle kommuner.
Alternativene er anskaffelse av standard programvare eller fri programvare herunder videreutvikling av dagens løsning. Systemet skal vare i mange år og gi støtte for de mål, produksjon og utvikling av tjenester kommunene til enhver tid har. Intensjonen er at det skal etableres et kommunesamarbeid basert på en modell for fri programvare. Dette, sammen med bruk av moderne teknologi, skal redusere sårbarheten på leverandørsiden og gi større trygghet enn dagens modell med egenutviklet system.
Prosjektet og løsningen skal fremme samarbeidet mellom kommunene.

Hovedmål og innretning
Prosjektets hovedformål er å få et system som sikrer god økonomistyring, og derigjennom sikre at kommunale midler blir benyttet på en best mulig måte. Løsningen skal gi god oversikt over kommunens samlede økonomi og inneha nødvendige integrasjoner med øvrige fagsystemer og arbeidsflyt for å sikre effektive arbeidsprosesser.
Valg av løsning basert på fri programvare og deling med andre kommuner vil gi muligheter for erfaringsutveksling kommunene i mellom, både når det gjelder fag, systemet og organisering av arbeidet.
Det legges til rette for en helhetlig løsning med samhandling mellom ulike moduler og offentlige systemer. For eksempel mulighet for knytning mellom off. e-handelsmodul og elektronisk faktura, noe som også vil bidra til elektronisk samhandling med leverandører. I tillegg vil løsningen ha fokus på rapporteringsverktøy og ensartet rapportering.

Utvikling og implementering
Ved valg av fri programvare vil aktuell leverandør få mulighet til å benytte kommunens økonomisystem for videreutvikling til ny teknologisk plattform med åpne standarder. I tillegg skal det utvikles et rapporteringsverktøy som skal bidra til bedre økonomistyring, herunder en prognosemodul. Det skal også utvikles et verktøy for arbeidsflyt som sikrer effektive arbeidsprosesser.
Løsningen skal implementeres i kommunens SOA infrastruktur som legger stor vekt på gjenbruk av tjenester.
Utviklingen vil skje i samarbeid med kommunene det er skrevet intensjonsavtale med. De vil bidra inn i arbeidet med kravspesifikasjon og utviklingsarbeidet. Dette vil sikre at løsningen vil kunne benyttes av andre kommuner.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Bærum kommune
Budsjett og analyseenheten
1304 Sandvika

Kontaktperson
Kirsten Moe Aarø, Prosjektleder
Tlf: 67 50 30 78
Epost: kirsten.aaro@baerum.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Bærum kommune
Fredrikstad kommune
Kvæfjord kommune
Nittedal kommune