Difi Rett i Mappa

Forankring
Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet/prosjektet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse.
De 6 fylkeskommunene har i perioden 2008/2009 gjennomført et forprosjekt med fokus på integrasjon av fagløsninger for skole med sak-arkivløsningen.
Det er utarbeidet en forprosjektrapport med kravspesifikasjoner og kostnadsberegninger.
Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som underskrives av de 6 samarbeidsfylkene i løpet av mai 2009.

Prosjektbeskrivelse
Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte dokumenter på de videregående skolene i hver fylke. Disse dokumentene er arkivverdige og blir i beste fall håndtert manuelt, noe som tar 6 -10 min pr. dok. I verste fall blir disse dokumentene ikke arkivert iht. regelverket og er dermed enten tapt for skole og elev/foresatte eller forfinner seg i et fysisk og ikke sikkert arkiv. Prosjektet skal sikre automatisk og sikker arkivering av alle elevdokumenter og logge hendelser (som aksept på skoleplass via sms) produsert i skole-fagsystemene og tilgjengeliggjøre disse sikkert for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller MinSide.
Elektronisk elevmappe med alle dokumenter kan også enkelt overføres til ny skole når eleven flytter eller bytter skole.

Hovedmål og innretning
a) Integrasjon med ulike fagløsninger, eks. skole, sikrer håndtering og lagring av alle arkivverdige elevdokumenter i NOARK-godkjent system. Innholdet i elevmappen kan i neste omgang gjøres tilgjengelig via e-Dialog, MinSide og MinId. Integrasjonen skal føre til bedre kvalitet og enklere saksbehandling. Automatisk arkivering sparer skolene for mange hundre timer til manuelle og tilfeldige operasjoner.
b) All saksbehandling og dokumenthåndtering, også det som gjøres på skolene, skal foregå i fylkeskommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem. Med mer effektiv, bedre og mer funksjonalitet med færre individuelle tilpasninger. Dette gir økt brukervennlighet, og sikrer saksbehandling og arkivering iht. lover og regler.
Disse elektroniske elevmappene kan dermed enkelt overføres mellom kommuner og fylkeskommuner når eleven flytter og fra kommune til fylkeskommune når eleven begynner i den videregående skolen.
c) Som et resultat av Rett I Mappa-forprosjektet har fylkeskommunene oppnådd følgende positive synergier: Fylkeskommunene har etablert et forum for diskusjon og erfaringsutveksling. Fylkeskommunene har blitt enig om en felles konfigurasjon og bruk av sitt sak- og arkivsystem, bygget kompetanse og bidratt til erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene i fylkeskommunene. Samarbeidsprosjektet har identifisert og konkretisert tiltak for effektivisering av funksjonalitet knyttet til arbeidsprosesser på de videregående skolene og sentralt.

Utvikling og implementering
Sammen med de forskjellige leverandørene til skole-fagsystemer og sak og arkivløsninger utvikles løsning for teknisk integrasjon og arbeidsprosesser. Dette har ikke tidligere blitt løst med automatisk arkivering fra et fagsystem og krever mye tid og fokus fra oss som kunder  for å få leverandørene til å forstå og akseptere utfordringen, for dernest å gjøre noe med det. Dette krever mye ressurser og kapital da leverandørene er kommersielle aktører og skal ha en lønnsom virksomhet.
Så skal løsningen spesifiseres, utvikles og testes før implementering. Dette er utviklingsarbeid i mange dimensjoner, fra å få de forskjellige leverandørene til å snakke og jobbe sammen til å utvikle nye arbeidsprosesser for skole-inntak, fagopplæring, skoleadministrasjon, utsteding av kompetansebevis og utsendelse av varsler og gruppe- og individuelle opplæringsplaner. Til sammen 4 forskjellige løsninger og leverandører.
Alt blir liggende i elevens saksmappe i sak og arkivløsningen og tilgjengelig elektronisk gjennom eDialog

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Oppland fylkeskommune
Postmottak
2626 Lillehammer

Kontaktperson
Øystein Windingstad, Prosjektleder
Tlf: 612 89328/907 51220
Epost: oystein.windingstad@oppland.org

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Oppland fylkeskommune
Finnmark fylkeskommune
Nord-Trøndelag fylkeskommune
Sør-Trøndelag fylkeskommune
Vest-Agder fylkeskommune
Vestfold fylkeskommune