Difi Smart bruk av samarbeidsteknologi for 8 kommuner i Kongsbergregionen (SAMTEK)

Forankring
Søknaden er forankret på øverste administrativ ledelse i alle ovennevnte kommuner gjennom vedtak i regionalt rådmannsutvalg.

Prosjektbeskrivelse
8 kommuner i Kongsberg ønsker å etablere moderne samhandlingsløsninger for å forenkle kommunikasjonen mellom kommunene i regionen og legge tilrette for enda tettere samarbeid mellom ansatte på alle nivåer i disse kommunene. Det er stor geografisk avstand mellom ytterkantene i regionen. Man har etablert 1 GB høyhastighetsnett mellom rådhusene  som kan   håndtere båndbreddekrevende IKT-tjenester som dette prosjektet omfatter. Rådmennene i regionen har vedtatt å starte et prosjekt som skal etablere smart bruk av samhandlingsteknologi, med blant annet mulighet for gjennomføring av virtuelle møter, tilgang til felles elektronisk tavle, chatløsninger(direktemeldinger), deling av dokumenter og applikasjoner, fjernstyring av PC'er og programmer og virtuelle prosjektrom. Løsningen som skal etableres skal ha mulighet for integrasjon til regionens ulike gruppevareløsninger.

Hovedmål og innretning
Hovedformålet med dette prosjektet er å etablere og tilby ansatte i kommunene i Kongsbergregionen moderne samhandlingsløsninger som muliggjør samarbeid på et helt annet nivå enn det som er mulig i dag. Prosjektet har derfor innretning i samsvar med punkt c) sikre bedre elektronisk samhandling både innen en kommune og mellom kommuner. Løsningen skal også inneholde muligheter for at andre brukere utenfra (private, fra andre kommuner/myndigheter/organisasjoner). f.eks. kan delta i virtuelle møter og ha direkte dialog med kommunene. Prosjektet vil således også ha innretning mot punkt a) føre til nye eller bedre elektroniske tjenester fra kommunesektoren til innbyggerne og næringslivet. Vi mener også at prosjektet vil bidra til å styrke kompetansen i offentlig sektor om målrettet fornying basert på digitale tjenester (punkt c), da man her åpner for å ta i bruk helt nye og moderne digitale samarbeidsmetoder for kommunikasjon og prosjektsamarbeid.

Utvikling og implementering
Hovedfokuset i prosjektet er å  implementere og ta i bruk nye samhandlingsverktøy for kommunenes ansatte.  Løsningene skal installeres lokalt på regionens felles serverplattform,  og bruk av løsningen vil derfor også bidra til en mer optimal utnyttelse av regionens  høyhastighetsnett.  Man ønsker - og planlegger med at rådmennene i regionen skal være blant de første til å ta løsningene i bruk. Basert på hvilke erfaringer disse gjør seg vil man deretter lage en utrullingsplan for øvrige ansatte i kommunene, slik at løsningen også etterhvert kan tas i bruk i alle enheter.   Man har som mål å oppnå gevinster knyttet til både reduserte reisekostnader, men også kvalitative og kvantitive gevinster pga mer utstrakt samarbeid om kommunale oppgaver. Løsningen forventes brukt både ved prosjektgjennomføring og i ordinær tjenesteproduksjon.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Rollag kommune
Kommunehuset
3626 Rollag

Kontaktperson
Else Berit Grette, Enhetsleder fellestjenesten
Tlf: 31023030
Epost: elsebg@rollag.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Rollag kommune
Flesberg kommune
Hjartdal kommune
Kongsberg kommune
Nore og Uvdal kommune
Notodden kommune
Tinn kommune
Øvre Eiker kommune