Difi Smart Cities

Forankring
Prosjektet har forankring i Interreg IVB North Sea Region Programme. I hver deltakende kommune har prosjektet forankring på toppledelse ved rådmann og ledergruppen. Det har vært fokus på involvering og informasjon også på politisk plan. I den formelle prosjektoppstarten var toppledelse og politiske representanter fra respektive kommune invitert.

Prosjektbeskrivelse
Smart Cities er et transnasjonalt prosjekt i regi av Nordsjø Region Program. Prosjektet går over 3 års periode, fra 17.03.2008. Deltakere i prosjektet består av 16 forskjellige instanser fra 6 forskjellige land. Instansene kan være kommuner, forskningsmiljøer, offentlige service byråer etc. De seks landene er Norge, Sverige, Nederland, Tyskland, Belgia og England. Prosjektet styres av Interkommunal Leiedal i Belgia, i samarbeid med Napier Universitet i England. Prosjektet har en totalramme på EUR 6.7 mill. Nordsjø Region Program finansierer 50%, resten må den enkelte deltaker, også kalt partner, bidrar til i form av egen innsats eller støttemidler fra fond eller andre prosjektmidler.
Lillesand kommune deltar i prosjektet sammen med Kristiansand kommune. Kristiansand har ansvar for prosjektledelse og regnskap. Sammen med Kortrijk kommunen i Belgia, har Kristiansand ansvar for temaet "kundeservice".

Hovedmål og innretning
Kristiansand og Lillesand kommuner vil utvikle og teste ut felles metode for dokumentasjon, videreutvikling og forbedring av kommunenes tjenester gjennom prosessanalyse, tjenestebeskrivelser og elektronisk saksflyt. Ved å tilgjengeliggjøre nødvendig informasjon elektronisk og ta i bruk/utvikle standarder for dette, vil vi også tilrettelegge for felles systemer for styring, intern- og kvalitetskontroll.
For Lillesand kommune vil prosjektet tilføre midler til å videreutvikle og ta i bruk metodikk og støttesystemer til prosess- analyse, forbedringer og systemering. Dette vil føre til økt kvalitet i tjenesteleveranser til innbyggere samt forbedret effektivitet i saksbehandlingen internt i kommunen. Vi vil også fokusere på bruken av tjenestekatalogen og måleparametere som prosjektet kommer frem til, for å kvalitetssikre tjenesteleveransen vår.

Utvikling og implementering
Fokusene i prosjektet vil blant annet være:
. Dokumentasjon på minst 20 av kommunenes tjenester vha. prosessanalyse og tjenestebeskrivelser
. Ha etablert digitale skjemaer på de av de 20 tjenestene som benytter skjema.
. Elektronisk saksflyt på de av de 20 tjenestene som benytter Sak/arkiv-systemet
. Ha gjort all informasjon som er nødvendig for saksbehandlingen av de 20 tjenestene elektronisk tilgjengelig (i hovedsak gjennom Sak/arkiv-system, Intranett og rutinedatabase)
. Ha avdekket behov for utvikling av standarder for dataoverføring mellom systemer, og funnet løsning på dette, regionalt eller nasjonalt.
. Gi innbyggerne mer informasjon over internett om behandling av egen sak og mulighet for flere tjenester tilgjengelig på internett
. Ha utviklet styringssystem med rapportering på nøkkeltall om saksbehandlingstid, avvik, klagestatus, etc.
. Ha lagt grunnlag for styringssystemer innenfor intern- og kvalitetskontroll.
. Lokal og regional utvikling vil være koordinert med arbeidet til MinSide og KS / FADs standardiseringsarbeid.

Ansvarlig tilskuddsmottaker
Lillesand kommune
Postboks 23
4791 Lillesand

Kontaktperson
Vinh H Nguyen, IT-sjef
Tlf: 95195705
Epost: vhn@lillesand.kommune.no

Deltakende kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter
Lillesand kommune