Difi Organisering av EØS-midlenes sekretariat - Difi-rapport 2009:10

FMO skal nå håndtere en ny tilskuddsordning som skiller seg fra den eksisterende ordningen bl.a. ved at den er orientert mot programmer istedenfor enkeltprosjekter. Dette innebærer en mer strategisk og resultatorientert tilnærming med større behov for sektorkompetanse i FMO. Samtidig må det tas hensyn til at den eksisterende tilskuddsordningen fortsatt vil kreve en stor del av kapasiteten fram til høsten 2011.

Difi har i sin vurdering av FMO bl.a. påpekt følgende:

• FMO har som en ung og hurtigvoksende enhet ikke klart å holde tritt med behovet for å strukturere og formalisere ansvarslinjer, ledelsesstruktur og rutiner for øvrig.
• Det har vært for liten avklaring av linje- og stabsenheters ulike roller, noe som har gitt grobunn for konflikter.
• Det er et uttrykt behov for mer ledelse, samtidig som det er relativt mange mellomledere (teamledere). Rollen som mellomleder er imidlertid ikke avklart, og ledermøtet fungerer i liten grad som et beslutningsforum. Det er generelt behov for bedre internkommunikasjon.

Alternativer for organisering

I rapporten lanseres to først hovedalternativer for å organisere FMO: Enten å fortsette med nåværende organisering med enkelte justeringer, eller å etablere et helt nytt sekretariat til å håndtere den nye ordningen, mens FMO fortsetter å forvalte nåværende ordning inntil denne fases ut i 2011.

På grunn av store svakheter ved begge disse alternativene foreslår Difi en mellomløsning, som bl.a. innebærer:

• FMO organiseres i to avdelinger med hver sin nye avdelingsdirektør og med ansvar for hver sin ordning. Avdelingen for den nye ordningen starter med noen ganske få medarbeidere, men låner og får gradvis overført personale fra den andre avdelingen.
• Istedenfor nåværende ledergruppe med en direktør og seks teamledere, bør ledergruppa bestå av direktør, de to nye avdelingsdirektørene samt en stabsleder med samlet ansvar for alle stabs- og støttefunksjoner. Det bør legges mer vekt på at ledermøtet skal være et beslutningsforum.

Når den nåværende tilskuddsordningen fases ut i 2011, kan også avdelingen for denne ordningen fases ut. Den andre avdelingen kan inndeles i to eller tre enheter ut fra sektortilhørighet. Fra 2012 bør organiseringen igjen endres.