Difi Spørsmål og svar til Statens standardavtaler

Bruk gjerne søkefunksjonen i din nettleser (ofte Ctrl + F) og søk på relevante nøkkelord.

Dersom du har spørsmål til avtalene kan Difis rådgivningstjeneste kontaktes på e-post: post-ssa@difi.no fremfor på telefon.

Fortiden har vi begrenset mulighet til å svare på henvendelser. Vi beklager dette.

1. Telefoni og kommunikasjonstjenester

2. Elektronisk medieovervårkningstjenester

3. Rettighetene til bruk av Statens standardavtaler

4. Midlertidig forlengelse av avtalen, SSA-D pkt 4.7/SSA-V pkt. 4.3.2

5. Feilretting uten garanti

6. Obligatorisk bruk av SSA?

7. Hvem kan bruke Statens standardavtaler?

8. Er det ikke lettere å bare bruke de avtalene som leverandøren selv foreslår?

9. Ferdig utfylte bilag tilgjengelig?

10. Hvordan forandre Statens standardavtaler?

11. Kjenner leverandørene til Statens standardavtaler?

12. Kjøp av webpubliseringsløsning

13. Leverandøravtalen på engelsk

14. Kjøp av advokattjenester

15. Fornyelse av vedlikeholdskontrakt

1. Telefoni og kommunikasjonstjenester

Spørsmål:
Vi er i ferd med å gjøre anskaffelse på telefoni og kommunikasjonstjenester så som telefonsentral, mobiltelefoner, tellerskritt, datalinjer med mer.  Kan jeg da benytte en av statens standardavtaler og i tilfelle hvilke?

Svar:
Vi har ingen standardavtaler som tar for seg telefoni som sådan.  Ettersom telefoni og kommunikasjonstjenester etter hvert er vanskelig å skille fra datateknologi og tilhørende tjenester, vil nok imidlertid en statens standardavtale for kjøp og en for vedlikehold (såkalt "liten" eller "stor") være mulig å ta utgangspunkt i, men med tilpasninger og endringer for å få det til å passe. Mye kan antakelig gjøres i bilagene, for å få standardavtalene til å passe dette spesielle objektet for avtale.

2. Elektronisk medieovervåkningstjenester

Spørsmål:
Vi skal kjøpe elektronisk medieovervåkningstjenester fra en ekstern leverandør, og er i tvil om hvilken av Statens standardavtaler som bør benyttes. Vi får liksom ingen av avtalene til å passe til det vi skal kjøpe.

Det vi skal kjøpe er verken maskin- eller programvare som skal installeres hos oss. Tilbyderne av medieovervåkningstjenester har egne systemer for overvåkning av nett- og papiraviser, og det vi kjøper er mer et abonnement på deres tjenester – alt via tilbyders webgrensesnitt. Men vi skreddersyr naturligvis overvåkningen slik at systemet overvåker søkerord og kilder som er relevante for oss. Resultatet av søket får vi på ulike måter; vi logger oss på deres nettsider og henter inn søkeresultatene, vi mottar søkeresultatene på e-post, sms eller som RSS-feed til våre sider.

Svar:
Ut fra det du beskriver tror jeg at det Oppdragsavtalen som passer best, i den grad den passer.
Se Konsulentoppdragsavtalen http://www.difi.no/artikkel/2009/11/avtale-om-konsulentoppdrag-ssa-o

I omtalen av denne skriver vi: Avtalen er beregnet for et oppdrag som er klart beskrevet på forhånd av kunden.  Konsulenten får et selvstendig ansvar for å levere et ferdig produkt til avtalt tid og pris, ut fra kundens beskrivelse. Avtalen kan brukes til produkter som rapporter, utredninger, spørreundersøkelser, kartlegginger, utforming av kravspesifikasjoner, utviklingsarbeider, herunder mindre programutviklingsarbeider m.v. Avtale om konsulentoppdrag benyttes når konsulenten engasjeres til å utføre et selvstendig stykke arbeid, og skal levere et definert sluttprodukt ut fra kundens klare kravspesifikasjon.  Konsulenten får i hovedsak et aleneansvar for å komme i mål, og kan møtes av sanksjonsmidler hvis dette ikke er tilfelle.

Som du ser passer dette bare delvis. For eksempel vil tilbyder av medieovervåkingstjenester være naturlig å omtale som ”leverandør” og ikke som ”konsulent”. På den annen side inneholder kontrakten de mest vanlige juridiske forholdene å tenke på ved kjøp av ulike typer tjenester fra ”konsulent” – her er det bare fantasien som setter begrensning for hva slags type ytelse/leveranse kontrakten kan anvendes på. Med en god beskrivelse i bilag til kontrakten av denne konkrete ytelse (medieovervåkingstjenester), vil antakelig det meste (men ikke alt) av den generelle jussen i kontrakten være relevant. Dette kan man vurdere å endre på, eller la det stå som det er (det gjør ikke så mye at det står mer tekst enn ”nødvendig”).

Det er verre hvis det står mindre tekst enn det som er nødvendig. En gjennomtenkning av hva som eventuelt mangler/er mest relevant for denne konkrete typen ytelse, er nok absolutt å anbefale – både generelt og ikke minst når standardteksten ikke treffer helt i utgangspunktet.

Til en slik vurdering kan en jo se på de vilkårene som Leverandøren evt tilbyr, i tillegg til en Kunde-vurdering/vinkel.

Et alternativ er selvfølgelig å ta utgangspunkt i Leverandørens evt./foreslåtte kontrakt, og flikke på den. Og i en slik prosess ”stjele” fra SSA’en(e).

Dette hjalp selvfølgelig ikke så mye, men sånn er det når vi ikke har en standardavtale som direkte dekker aktuelt tilfelle. Oppdragsavtalen er utformet nettopp for å dekke et stort spekter av ulike typer tjenester/oppdrag, og er nok som nevnt det nærmeste vi kommer.

3. Rettighetene til bruk av Statens standardavtaler

Spørsmål:
Jeg forsøker å finne informasjon om rettighetene til bruk av statens standardavtaler. Slik jeg har forstått det så står alle fritt til å benytte malene (også private kommersielle aktører). Hvilke regler om rettigheter (om noen) må man forholde seg til ved bruk av avtalene?

Svar:
Alle avtalene er fritt tilgjengelig for bruk, også for private aktører.

Du kan velge å bruke avtalene slik de er (anbefales), eller endre de etter eget ønske.  Dersom dere gjør endringer direkte i avtalene, kan de ikke lenger kalles Statens standardavtaler, og forsiden må da endres til å f. eks ”basert på Statens standardavtale”.    Dersom dere derimot setter de endringene dere ønsker inn i bilaget ”endringer til den generelle avtaleteksten”, kan den fortsatt kalles Statens standardavtale.

Dersom du jobber med å utarbeide en selvstendig avtale for din bedrift, kan du også gjenbruke de delene av avtalen som du ønsker (klippe og lime fra avtalene).

Avtalene er merket med ”Creative Commons” lisens.  Mer om denne lisensen finner du her: http://www.creativecommons.no/info/omcc.shtml

4. SSA-D pkt. 4.7, SSA-V pkt. 4.3.2 – Midlertidig forlengelse av avtalen

Spørsmål:
Vi har pågående diskusjoner vedr. pkt. 4.7 i SSA Drift/4.3.2 Vedlikehold - Midlertidig forlengelse av avtalen - første ledd: Hva legger avtaleforvalter i utrykket "forholdsmessig vederlag"? Har man tenkt at partene får legge det de vil i tolkningen av utrykket.  La meg illustrere dette sett fra vårt ståsted. Vi forlenger eller fornyer avtaler med min. 12 mndr. Likebehandlingsprinsippet tilsier at vi gjør dette for alle kunder. Imidlertid kan dette med "forholdsmessig vederlag" tolkes dithen at dersom vi skulle gå med på en 6 mndrs forlengelse, vil dette medføre endret pris/rabatt i kundens disfavør for denne perioden. Da har vi opprettholdt likebehandlingsprinsippet.  Ser gjerne deres kommentarer knyttet til dette punktet og hva dere legger i "forholdsmessig vederlag."

Svar:
Denne problemstillingen med rabatter ble ikke tenkt på under utformingen av avtalene.
Spørsmålet er derfor i utgangspunktet åpent.

Jeg vil likevel tro at den tolkningen du legger til grunn, er den riktige.  Altså at dersom man forlenger avtalen etter 4.7/4.3.2 så kan det ”forholdsmessige vederlaget” være den ordinære prisen uten rabatt.  Bakgrunnen for at man gir rabatt, er jo gjerne forutberegnelighet for leverandør og en bonus for langtids-lojalitet, og dette vil jo ikke gjøre seg gjeldende ved en midlertidig forlengelse av avtalen – og dermed muligens ikke være ”forholdsmessig”.  Det beste vil da være om man ved kontraktsinngåelse har lagt ved en ordinær prislite, og beregnet rabatter ut i fra denne, slik at det er skriftlig foreligger en oversikt over hva som er de ”egentlige” prisene.   Dersom man ønsker å være helt sikker, kan man jo kontraktsfeste at rabatten kun gjør seg gjeldende i den ordinære avtaleperioden, og ikke ved en midlertidig forlengelse.

5. Feilretting uten garanti

Spørsmål:
Hvilken mulighet har vi som kunde til å kreve feilretting hvis leverandøren ikke er villig til å stille garanti?

Svar:
Vi anbefaler at det stilles krav om garanti i forbindelse med at tilbud innhentes. Fordelen med å stille et slikt krav, er at leverandørene tvinges til å ta hensyn til dette både i forhold til beregning av kostnader og i forhold til ytelsesnivået som tilbys. Dermed blir garantiytelsene konkurranseutsatt og kunden kan lettere velge det mest fordelaktige tilbudet. Det blir også enklere for kunden å beregne de totale kostnadene for anskaffelsen, siden garantiytelsene vil inngå i kjøpsavtalen.

Det kan ofte oppstå behov for feilretting og utbedringer når et nytt IT-system settes i drift. En garantiordning vil gi kunden en god sikkerhet for at leverandøren foretar nødvendige utbedringer i startfasen. Et alternativ er å inngå en vedlikeholdsavtale som trer i kraft etter levering. Hvis det oppstår store behov for utbedringer og feilretting, kan det medføre større kostnader for kunden. Vanligvis inngår partene både avtale om garanti som en normal del av kjøps- eller utviklingsavtalen og en egen vedlikeholdsavtale som trer i kraft etter garantiperioden. Leverandøren skal i slike tilfeller yte vedlikeholdstjenester uten ekstra kostnad for kunden så lenge garantiperioden løper. Når garantiperioden er over, må kunden betale for ytelsene i henhold til vedlikeholdsavtalen.

Uten avtale om garanti, må det foreligge en mangel for at leverandøren skal ha plikt til å utbedre feilen uten ekstra kostnad for kunden. Det innebærer at feilen må ha foreligget allerede ved levering og dekkes da av den reklamasjonsretten som følger av kjøps- eller utviklingsavtalen. Hvis det senere oppstår feil som ikke dekkes av reklamasjonsretten, må en kunde uten avtale om garanti selv betale for feilretting i henhold til en vedlikeholdsavtale.

6. Obligatorisk bruk av SSA?

Spørsmål:
Er det obligatorisk i staten å bruke Statens standardavtaler?

Svar:
Nei, det er frivillig, med mindre organisasjonen har retningslinjer som pålegger bruk av avtalene. Standardavtalene er et tilbud, -  et råd om hvordan man bør gjøre det. De er imidlertid basert på mye erfaring, de er laget i nær kontakt med bransje, universitet og kundesiden i offentlig sektor. De er velprøvde og velkjente i markedet. Når man er kunde, skal det mye til for ikke å velge en eller flere av Statens standardavtaler, når de passer til det en skal gjøre.

Referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor klassifiserer Statens standardavtaler som ”anbefalt” i statlig sektor.

7. Hvem kan bruke Statens standardavtaler?

Spørsmål:
Kan andre enn statlige kunder bruke Statens standardavtaler?

Svar:
Ja! Selv om navnet ”Statens standardavtaler” høres ut til å utelukke andre, kan også andre bruke dem. Både kommuner og fylkeskommuner og private aktører i ulike sammenhenger. Hensynene som skal ivaretas er stort de samme, og fordelene med trygge og innarbeidede standardavtaler sett fra kundesiden er stort sett de samme, enten man er kunde i næringslivet, eller et sted i offentlig sektor. Statens standardavtaler er ikke laget slik at de utelukker andre kunder enn de statlige.

8. Er det ikke lettere bare å bruke de avtalene som leverandørene selv foreslår?

Spørsmål:
Er det ikke lettere bare å bruke de avtalene som leverandørene selv foreslår?

Svar:
Nei. Tenk på alle de ulike kontraktene en i så fall må sette seg inn i ved anbudskonkurranser. Hvis en får ti tilbud, vil det også være ti ulike kontrakter som følger med på lasset. Det vil neppe være god bruk av tid og ressurser å sette seg grundig inn i alle disse, med mange ulike løsninger. De er også vanskelige å sammenlikne, fordi de ofte er så forskjellig utformet. Da er det mye mer effektivt sett fra kundesiden å forholde seg til Statens standardavtaler, som ”alle kjenner”, og kan bruke, også de flest seriøse leverandører. Dessuten er leverandørenes avtaler generelt mindre gunstige og trygge for kunden. Statens standardavtaler er som hovedregel det tryggeste og mest effektive for den som er kunde.

9. Ferdig utfylte bilag

Spørsmål:
Hvorfor er ikke bilagene til standardavtalene ferdig fylt ut? Det hadde gjort arbeidet lettere for oss.

Svar:
Hovedinnholdet i bilagene må etter vår mening lages fra gang til gang, for den enkelte anskaffelse, tilpasset de konkrete behovene. Alle skal ikke kjøpe nøyaktig det samme, eller ut fra de samme behov hver gang. Dermed ville det bli feil å lage én ferdig standardtekst som gir inntrykk av å dekke ”alle behov”. Dessuten er det viktig at hver kunde selv tenker gjennom sine behov i det enkelte tilfelle. Det er viktig å lage en god kravspesifikasjon ut fra brukerens/kundens behov, og den skal utgjøre bilag 1 til standardavtalen for kjøp mv. Dermed blir det en god sammenheng mellom det kunden lager fra gang til gang, og den systematikken og generelle jussen som man finner i Statens standardavtaler. Standardavtalene fungerer samtidig som sjekklister for hva man bør huske på, også i forhold til bilagene. Den enkelte kunde bør for øvrig lage seg en mal ut fra kravspesifikasjonen og anbudsdokumentene, så blir det lettere neste gang.

10.  Hvordan forandre Statens standardavtaler?

Spørsmål:
Statens standardavtaler passer stort sett til våre formål, men vi trenger enkelte forandringer og tillegg. Kan vi likevel bruke dem, og hvordan skal vi gjøre det?

Svar:
Statens standardavtaler er fleksible i bruk. Generelt anbefaler Difi at det ikke foretas endringer direkte i den standardiserte juridiske teksten, men at eventuelle endringer synliggjøres i et bilag til avtalen som er beregnet for dette.  Dermed er det lett for kunde og leverandør(er) å vite hva som er spesielt for denne ene avtalen. Generelt anbefaler vi også at antall endringer i endringsbilaget gjøres til et minimum. Kundene må vurdere kritisk eventuelle endringsforslag fra leverandørene. For mange eller for store endringer kan torpedere viktig innhold i standardavtalene, og bør generelt sett ikke aksepteres eller gjøres. Viktig innhold, logikk og systematikk kan ellers lett forstyrres, med uheldig resultat.

Dersom det likevel gjøres endringer direkte i avtaleteksten, må avtalens navn endres til f.eks ”basert på Statens standardavtale” slik at avtalen ikke utgir seg for å være noe den ikke er.

11.  Kjenner leverandørene til Statens standardavtaler?

Spørsmål:
Kjenner leverandørene til Statens standardavtaler?

Svar:
Ja, de fleste leverandører som har holdt på en stund, og er seriøse aktører på markedet, kjenner til Statens standardavtaler, og aksepterer å bruke dem. Av ”taktiske” grunner kan det kanskje virke som dette ikke er tilfelle bestandig, de vil foretrekke å bruke sine egne standardavtaler. Men siden de ofte møter et krav fra kunder om å bruke Statens standardavtaler, har mange leverandører gått grundig gjennom dem, i forhold til sine egne krav og behov. Mange aksepterer dem uten forandring, noen ønsker seg visse forandringer på enkelte punkter, og har følgelig laget sine egne ferdige forslag til endringskatalog/endringsbilag. Dermed er det lett og effektivt for dem å forholde seg til standardavtalene som de er.

12.  Kjøp av webpubliseringsløsning

Spørsmål:
Vi skal kjøpe en webpubliseringsløsning med tilhørende tjenester (=lage nettsider).  Kostnadsrammen er cirka 50 000 + mva. Er det da den lille vedlikeholdsavtalen som skal benyttes?

Leveransen vil bestå av software, konsulenttjenester til programmering av sidemaler, konsulenttjenester til utarbeidelse av grafisk design, serverdrift (ASP-løsning), noe opplæring i webpublisering og noe brukerstøtte.

Med andre ord: Vi skal kjøpe serverdrift, og skal ikke drifte nettsidene selv.  Vi planlegger ikke eksport av innhold på eksisterende nettsider til nye nettsider. Vi planlegger å ”klippe og lime” selv i forbindelse med kvalitetsmessig gjennomgang av innholdet. Webpubliseringen er et standardsystem. Noen tilpassinger vil forekomme, men ikke store.

Svar:
Slik jeg ser det er anskaffelsen din egentlig delt i tre deler:

• Kjøp av software med tilhørende opplæring og brukerstøtte
• Kjøp av konsulenttjenester for tilpasning av sidene
• Kjøp av driftstjenester

1) Den lille kjøpsavtalen dekker kjøp av software (avtalens pkt. 1.1), opplæring (pkt. 2.1.2) samt brukerstøtte (inntas i bilag, jf. pkt. 2.1.2). Dersom det ønskes supportytelser eller ”utvidet garanti” utover det ”SSA-K lille” regulerer, tegnes samtidig en liten vedlikeholdsavtale (SSA-V lille).

2) Videre er det avtalen om oppdrag fra konsulent (ssa-o), som best passer til kjøp av grafiske tjenester og tilpasning av sidemaler.  Det er mulig disse to oppgavene er så like at de kan/bør slås sammen.  Ofte er det en så nær sammenheng mellom tilpasningen av sidemalene og den grafiske designen, slik at disse umulig kan gjøres som separate oppdrag.  Leveransen må spesifiseres nøye i avtalens bilag.

3) Til sist er det driftstjenesten.  Du skriver at dere ønsker en ASP-tjeneste for driften.  Vi har dessverre ingen standardavtale som regulerer dette, og jeg er redd Driftsavtalen vår (SSA-D) vil bli for omfattende.  Det er mulig dere bør be leverandøren komme med tilbud om avtale, og vurdere disse (kritisk!).  IKT-Norge har for øvrig en avtale om ASP (http://www.ikt-norge.no/STANDARD-AVTALER/Standardavtaler/Standardavtale-9/), uten at jeg kjenner til detaljene i denne kontrakten.

13.  Engelsk versjon av leverandøravtalen

Spørsmål:
Det etterlyses en engelsk versjon av leverandøravtalen ifm en anskaffelse vi er i gang med. Finner ikke engelsk versjon, men kanskje dere har en ikke-publisert versjon på engelsk vi kunne få tilgang på? Det ville vært til stor hjelp.

Svar:
Beklager, men Leverandøravtalen har vi ikke i engelsk versjon

14.  Kjøp av advokattjenester

Spørsmål:
Vårt institutt bruker jevnlig statens standardavtaler og vil gjerne vite om det er noen erfaringer med bruk av f.eks. SSA-B (Bistandsavtalen) ifb. med kjøp av advokattjenester. Jeg ser jo at den ikke er spesielt laget til dette formål, men den er såpass generell at ved riktig bruk av bilag kan den kanskje brukes.

Om dere ikke vil anbefale denne brukt vill jeg sette pris på om dere pekte i retning av hva andre statlige innkjøpere gjør mht. avtaler rundt kjøp av advokattjenester og kanskje om det er noen planer for å etablere en SSA som skal dekke dette behovet. Poenget vårt er jo at et avtaleforslag fra bransjen som sådan kanskje vil være litt vel leverandørorientert.

Svar:
Vi bruker selv SSA-O og SSA-B til kjøp av advokattjenester. Det er ingenting i selve avtaleteksten som gjør at den ikke egner seg, og det er sjelden behov for å gjøre endringer i bestemmelser for å få den til å passe. Det er som du nevner nødvendig å ha bilag som beskriver de områder man behøver tjenester på, varighet/omfang og pris.

15.  Fornyelse av vedlikeholdskontrakt

Spørsmål:
I Difi sin standardavtale for vedlikehold og service av utstyr og programvare står det skrevet at ”avtalen gjelder i 1 (ett) år, og fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen, med gjensidig rett for partene til å si opp avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver periode.” Våre juridiske rådgivere ønsker å begrense vedlikeholdsavtaler for IT tidsmessig. Jeg mener dette ikke er praktisk hensiktsmessig, og trenger argumenter for å bruke automatisk fornyelse. Hva er bakgrunnen for at Difi velger å foreslå automatisk fornyelse av vedlikeholdskontrakter for IT?

Ved inngåelse av en ny vedlikeholdskontrakt gjennom minikonkurranse hvor en av leverandørene på rammeavtale har den eksisterende vedlikeholdskontrakten, vil det i praksis være økonomisk fordelaktig å fortsette vedlikeholdsarbeidet med eksisterende leverandør, fordi det vil ta lang tid for en ny leverandør å sette seg inn i systemet. I hvilken grad kan man legge vekt på dette i tildelingskriteriene uten at det bryter mot prinsippene om likebehandling?

Svar:
Det er ingenting i veien for å begrense vedlikeholdsavtalen til en bestemt tidsperiode, innenfor forskriftens (noe uklare) tidsramme, f eks til to år, eller tre år. Hvis en gjør det, kan jo SSA-Vs regel om automatisk fornyelse gjelde uforandret. Hvis en derimot bare vil ha vedlikeholdsavtale med valgte leverandør i ett år, kan jo det også velges, men da må siterte punkt i avtalen skrives om iht avtalesystemet, i endringsbilaget.

SSA-V setter som påpekt ikke presis grense, men fornyes automatisk (dog må Kunden selv passe på at dette skjer innenfor forskriftsreglene, som mht tidsvarighet vel bare er helt klar på rammeavtaler, som har maks på fire år). Valg av vedlikeholdsleverandør er et svært viktig valg for det kjøptes funksjonstid, ofte vil kostnaden over fire - fem år komme opp i samme sum som kjøpet, og hvis vedlikeholdet fungerer bra, er det generelt en for kostbar, ressurskrevende og risikofylt prosess å gå gjennom til å kunne forsvares med hyppige intervaller, med mindre det er gode, nær sagt erfarte grunner til det (at man er misfornøyd, og ikke får bedring på annen måte). SSA-V er formulert for å ivareta behovet på en kostnadseffektiv måte over noen år, som Kunden må passe på er i overensstemmelse med en rimelig tolkning av regelverket. SSA-V har også en sikkerhetsventil som nevnes, ved behov for å si opp avtalen på et tidlig(ere) tidspunkt.