Difi Saksbehandling ved forsinkede prosjekt

Grunnlag

Alle tilsagn om tilskudd er gitt i eget tilskuddsbrev til ansvarlig tilskuddsmottaker. Vilkårene for tilskuddet fremkommer i tilskuddsbrevets pkt. 5. Tilskudds­ordningens utlysingstekst er et av vedleggene til tilskuddsbrevet. Alle ansvarlige tilskuddsmottakere har akseptert vilkårene i tilskuddsbrevet gjennom signert akseptskjema.

I både utlysingen av tilskuddsordningen og i tilskudds­brevenes pkt 5 Vilkår for tilskuddet er det presisert at tilskuddet gis til prosjekter med varighet innenfor perioden 1.1.2009-30.06.2011. Det er også presisert begge steder at tilskuddsbeløpet ikke kan overstige 20% av den reelle prosjektkostnaden i prosjektperioden.

Det er videre en forutsetning for tilskuddet at det benyttes innenfor formålet med ordningen og i samsvar med opplysningene i søknaden og de vilkår som er gitt i tilskudds­brevet. Ansvarlig tilskuddsmottaker må sikre at det eksisterer felles rutiner og nødvendig internkontroll for regnskapsføring og eventuell timeføring som gjør det mulig å enkelt synliggjøre og spore et prosjektregnskap. I tillegg til rapportene kan prosjektene underlegges utdypende kontroller iht. tilskuddsbrevets pkt. 7. De ansvarlige plikter da uten ugrunnet opphold å legge frem etterspurte opplysninger om prosjektet og prosjektregnskapet.

Rapporteringskravene fremkommer av tilskuddsbrevets pkt 6. Alle prosjekt skal i henhold til dette enten levere sluttrapport eller sluttmelding så snart prosjektet er avsluttet og et prosjektregnskap foreligger. Siste frist for innsending av pålagt sluttrapport eller sluttmelding er 30.08.2011. I tillegg til ordinær rapportering er det et generelt krav i tilskuddsbrevets pkt 5 at vesentlige avvik fra det som er opplyst i søknaden blir meddelt Difi skriftlig uten ugrunnet opphold.

Saksbehandling ved forsinkede prosjekt

Difi er pålagt å organisere tilskuddsforvaltningen slik at det er mulig å kontrollere og følge opp at tilskuddsmidlene blir brukt i samsvar med forutsetningene og at tilskuddsandelen ikke blir større enn 20% av prosjekt­kostnaden slik Stortinget og Fornyings- og administrasjonsdepartementet har besluttet. Siste tilskuddsutbetaling kan først skje etter at nødvendige kontroller er utført og Difi har ikke fullmakt til å utbetale tilskudd etter 2011.

Det er gitt tilsagn om tilskudd til 161 prosjekt under denne tilskuddsordningen. Dette vil gi en omfattende oppfølging før siste utbetaling som senest må skje i 2011. Tilskuddsordningen har derfor ikke rom for at Difi behandler og eventuelt godkjenner søknader om forlengelse av prosjektperioden.

Difi forventer likevel at ansvarlig tilskuddsmottaker i egen melding og i god tid før normal prosjektslutt har varslet Difi om eventuelle vesentlige forsinkelser eller andre vesentlige avvik. Dette i samsvar med kravene i tilskuddsbrevets pkt. 5. Slike varsler fra ansvarlig tilskudds­mottaker om forsinkelser ut over forutsatt prosjektperiode vil ut fra forannevnte normalt kun bli tatt til etterretning av Difi samtidig som ansvarlig tilskuddsmottaker blir informert om den saksbehandling ved forsinkede prosjekt som det er gjort rede for her. Prosjekter som har sendt inn slik avviksmelding vil imidlertid få spesiell prioritet i oppfølgingen av sluttrapport/sluttmelding.

Pålagt sluttrapport eller sluttmelding senest pr 30.6.2011 skal sendes Difi enten når prosjektet er ferdig eller senest 30.8.2011. Denne siste innsendings­fristen gjelder uavhengig av om prosjektet faktisk er ferdig eller ikke.

Selv om det forventes at prosjektene under denne tilskuddsordningen skal være ferdige innen 30.06.2011 tar sluttrapportmalene høyde for at det kan skje uforutsette forsinkelser. Skjemaet for sluttrapport er tilrettelagt for å rapportere status i prosjektet og eventuelle forventede kostnader videre i prosjektet dersom prosjektet ikke er avsluttet 30.6.2011 som forutsatt. Skjemaet for sluttmelding for de små prosjektene tar også høyde for tilsvarende på hensikts­messig nivå.  Det er prosjektansvarlig og ansvarlig tilskuddsmottaker som uansett må påse at prosjektene gjennomføres på en best mulig måte innenfor de mål som er satt og de rammer som gjelder for prosjektet.

Dersom et prosjekt ikke er ferdig innen 30.06.2011 vil Difi ut fra innsendt sluttrapport og tidligere rapporter vurdere om prosjektet synes gjennomført i samsvar med øvrige vilkår i tilskuddsbrevet og om prosjektet med tilfredsstillende sannsynlighet vil bli endelig ferdig innen rimelig tid. Hva som er rimelig tid vil bli vurdert skjønnsmessig ut fra prosjektets størrelse, kompleksitet, status og opplysninger gitt i opprinnelig tilskuddssøknad. Får denne vurderingen et positivt utfall kan prosjektet i forhold til tilskuddsordningen få en positiv slutt­godkjenning på innholds- og gjennomføringsområdet selv om det ikke er endelig ferdig. Dersom tilsagn om tilskudd er mindre enn 20% av regnskapsført prosjektkostnad pr 30.6.2011 vil eventuell resterende del av tilskuddet for prosjekt med slik positiv sluttgodkjenning normalt bli utbetalt og rapporteringen anses ferdig.

Dersom et prosjekt ikke er ferdig innen 30.6.2011 og har en regnskapsført prosjektkostnad på den dato som gjør at tilsagnet om tilskudd overstiger 20%, kan Difi etter en nærmere vurdering av normal sluttrapport gi en ekstra frist med tilleggsrapportering av status og prosjektkostnad pr 30.10.2011. Det er da regnskapsført prosjektkostnad pr 30.10.2011 som vil utgjøre grunnlaget for endelig beregning av maksimal tilskuddsandel på 20%. Forutsetninger for en slik ekstra frist er at Difi anser forsinkelsen som forsvarlig begrunnet i normal sluttrapport, vurderer prosjektet for øvrig gjennomført i samsvar med øvrige vilkår i tilskuddsbrevet og vurderer at prosjektet med tilfredsstillende sannsynlighet vil bli endelig ferdig innen rimelig tid (jfr. over). Endelig innsendings­­frist for en slik eventuell tilleggsrapportering vil bli satt til 10.11.2011 slik at rapporten kan kontrolleres og tilskuddsbeløp utbetales innen den ytre frist på utgangen av 2011 som er satt av departementet. Tilsagnet om tilskudd vil dermed bli avkortet dersom tilskuddsbeløpet det er gitt tilsagn om i tilskuddsbrevet er høyere enn 20% av regnskapsført prosjektkostnad på siste godkjente rapporteringstidspunkt.

For øvrig gjelder tilskuddsbrevets bestemmelser om at dersom tilskuddet ikke brukes i samsvar med vilkårene i tilskuddsbrevet, vil tilsagn om tilskudd kunne opphøre og tilbakebetaling av urettmessig tilskudd kreves. Ansvarlig tilskuddsmottaker vil være ansvarlig tilbakebetaler ved et eventuelt slikt krav. Difi kan også gjøre et nytt vedtak om et mindre tilskudd dersom vilkårsbruddene er av en karakter som gjør det urimelig å trekke hele tilskuddet. Dette vurderes skjønnsmessig av Difi ut fra tilskuddsordningens intensjon, mål, retningslinjer og veiledninger.