Difi Valg av avtale

Anskaffelsens størrelse, omfang og art er av sentral betydning i valg av kontraktstype.  Partene bør ha vurdert disse forholdene før avtalen inngås, slik at riktig kontrakttype benyttes.   Ofte vil IT-anskaffelser bestå av en kombinasjon av flere forskjellige leveranser samtidig, for eksempel kjøp av et standard IT-system og kjøp av vedlikeholdsytelser i forbindelse med det nye systemet.  I slike tilfeller er det ingenting i veien for å benytte kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen sammen. Dette kan gjøres uavhengig av om det er samme leverandør som leverer begge leveransene, eller om det er to uavhengige leverandører som er involvert.

Statens standardavtaler og beskrivelse av område avtalen regulerer:

IT-anskaffelser

- Den store kjøpsavtalen (SSA-K)
- Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille)
- Forskjeller mellom SSA-K og SSA-K lille
- Tilpasningsavtalen (SSA-T)
- Programutviklingsavtalen (SSA-U)
- Driftsavtalen (SSA-D)
- Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V)
- Den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille)
- Forskjeller mellom SSA-V og SSA-V lille
- Systemutviklingsavtalen (SSA-S)

Konsulenttjenester

- Oppdragsavtalen (SSA-O)
- Bistandsavtalen (SSA-B)
- Forskjeller mellom SSA-O og SSA-B

Den store kjøpsavtalen (SSA-K)
Kjøpsavtalen regulerer først og fremst kjøp av masseprodusert datautstyr og programvare ("hyllevare", "standardprodukter"), men også andre ytelser og tjenester kan inkluderes, som for eksempel installasjon, konfigurering, opplæring, konvertering av data, tilpasninger osv.

Hvis hovedmålet med avtalen er anskaffelse av masseprodusert programvare, IT og annet datautstyr, og det ikke er behov for større tilpasninger, vil kjøpsavtalen være best egnet til å regulere avtaleforholdet.   Dersom det derimot er behov for større tilpasninger, bør man vurdere å bruke Tilpasningsavtalen (SSA-T) eller Programutviklingsavtalen (SSA-U).

Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille)
Avtalen er beregnet for enkle anskaffelser av standard maskin- og/eller programvare fra én leverandør med eventuelle underleverandører.   I tillegg kan andre ytelser også omfattes, som konvertering av data, opplæring av brukere osv.

Forskjeller mellom den store og den lille kjøpsavtalen
Den store kjøpsavtalen gir et godt grunnlag for å sikre gjennomføringen av store, kompliserte IT-anskaffelser, ofte en blanding av standardytelser (programvare og utstyr), og ulike tjenester som det å sette sammen/konfigurere alt slik at kunden får en helhetlig løsning som leverandøren tar ansvar for.  Installasjon, opplæring, konvertering av data, tilpasninger mv. er eksempler på tjenester som er inkludert/kan inkluderes i den store kjøpsavtalen.

Ved anskaffelse av nye, sentrale IT-systemer vil det være av stor betydning at dette kan gjennomføres uten fare for driftsstans eller andre problemer i kundens daglige virksomhet. Ved kjøp av mange PC'er i nettverk, knyttet til en eller flere servere og et antall skrivere, der viktige funksjoner i virksomheten blir helt avhengig av de mest kritiske komponentene (servere mv.), vil den store kjøpsavtalen være å foretrekke.  Avtalen gir mulighet til å forebygge eller redusere faren for slike problemer.

Den lille kjøpsavtalen er bygget opp tilsvarende som den store, men på en gjennomført enklere måte. Den egner seg godt til kjøp av standardprogrammer og IT-utstyr, der dette er hovedytelsen, med lite eller uten innslag av andre ytelser/tjenester.  Den skal derfor brukes på enklere anskaffelser, for ikke å skyte "spurv med kanoner".  Hovedområdet for den lille kjøpsavtalen er små, enkle anskaffelser, der det er mindre fare for at problemer eller ulemper med selve leveransen skal forstyrre virksomheten som sådan, eller hvor slike problemer sannsynligvis får små konsekvenser for virksomheten.  Vilkårene i avtalen sikrer at kunden får den leveransen kunden trenger, forebygger konflikter og håndterer problemer eller kriser hvis de skulle oppstå.

Tilpasningsavtalen (SSA-T)
Tilpasningsavtalen er laget for å kunne lage tilpasninger til standardsystemer.  Tilpasningen vil normalt bestå av et tillegg til standardsystemet, ofte i form av separat programkode.  Avtalen er utformet for å sikre at sammenhengen mellom standardsystem og tilpasning er så god som mulig, også over tid. I tillegg åpner avtalen for kjøp av disposisjonsrett til det standardsystemet tilpasningen lages til.

Tilpasningsavtalen inneholder mye regulering for å ivareta den særegne prosessen mellom partene for å få frem spesifikasjon i den detaljeringsgrad partene blir enige om, med utgangspunkt i partenes krav- og løsningsspesifikasjoner. Deretter utviklingsarbeid og dokumentasjon, etterfulgt av hver parts testing - for å se nærmere om resultatet er som forventet, som avtalt.  Det er lagt stor vekt på at leverandøren skal installere og teste installasjonen grundig, og en egen påfølgende systemtest fra kundens side, som forutsetning for at kunden kan begynne sin godkjenningsperiode.  Hvis såkalte A- eller B-feil viser seg (kritiske og alvorlige feil, nærmere forklart i avtaleteksten), kan ikke godkjenningsperioden starte, eventuelt fortsette, før disse er utbedret, testet om igjen og godkjent. Endringshåndtering er tilsvarende nøye regulert.

Kunden får vanlig disposisjonsrett til det standardsystemet som eventuelt er del av leveransen (og eiendomsrett til eventuelt utstyr).  Når det gjelder rettighetene til det som er spesielt tilpasset for kunden, overfører avtalen opphavsretten til kunden.  Siden dette tilpasningsarbeidet av og til kan tenkes å være interessant for flere enn denne ene kunden, åpner avtalen for alternativ regulering.  Hvis det foreligger en kommersiell interesse, tilsier dette at utviklingskostnaden ikke ensidig belastes denne ene kunden.  Avtalen anviser en nærmere regulering av dette i bilag, inkludert de nærmere betingelsene for at leverandøren likevel kan beholde opphavsretten.

Programutviklingsavtalen (SSA-U)
Programutviklingsavtalen regulerer prosjekter hvor leverandøren har ansvaret for å utvikle og levere programvare som lages spesielt for denne ene kunden, med utgangspunkt i kundens kravspesifikasjon og leverandørens videre detaljspesifikasjon ut fra dette.

I disse tilfellene er det viktig å ha et rammeverk som gir god styring på prosjektet og mulighet for å håndtere endringer.  Da vil programutviklingsavtalen være best egnet.  I tillegg til å regulere partenes rettigheter og plikter, gir denne avtalen et verktøy for en ryddig gjennomføring av utviklingsprosjekter.  Leverandøren påtar seg her ansvaret for detaljspesifisering, utvikling og levering av programvare ut fra kundens kravspesifikasjon.  Gjennomføringen av prosjektet skjer stort sett med utgangspunkt i tradisjonell utviklingsmetode ("fossefallsmetoden").

Avtalen kan også benyttes for prosjekter som består av tilpasning av standardprogramvare eller videreutvikling av eksisterende programvare, hvis disse tjenestene utgjør en vesentlig del av leveransens omfang.  Avtalen forutsetter at kunden er i stand til å utarbeide en (grov) kravspesifikasjon som grunnlag for anbuds- eller tilbudsforespørsel.  Kravspesifikasjonen skal danne grunnlag for leverandørens løsningsspesifikasjon. Detaljert beskrivelse av leveransens nærmere innhold og omfang skal fremgå av bilag til avtalen, og følge systematikken for dette.

Driftsavtalen (SSA-D)
Det er mange måter å organisere drift av IT-løsninger på, og det er ulike behov en kunde ønsker å dekke i en driftssituasjon. Denne driftsavtalen er ment til å kunne brukes over et vidt spekter av driftssituasjoner.

Et sentralt skille går på hvorvidt driftsavtalen skal dekke såkalt applikasjonsdrift eller ikke. Applikasjonsdrift omfatter drift av brukerprogrammer, både standardapplikasjoner og applikasjoner som er spesialutviklet eller spesialtilpasset for en bestemt kunde.  En leverandør som drifter spesialutviklede brukerprogrammer opparbeider seg en unik kunnskap.  Avtalen lagt opp til å sikre at denne kunnskapen blir dokumentert på en måte som gjør det praktisk mulig å skifte driftsleverandør på et senere tidspunkt.

Hvis avtalen kun omfatter drift av maskinvare, infrastruktur og standardprogramvare er det ikke nødvendigvis så viktig å fokusere på dokumentasjon av hvordan driftstjenesten utføres.  Det avhenger imidlertid av hvordan driftstjenesten er definert.  For enkelhets skyld skiller vi mellom fire typetilfeller som alle kan omfatte applikasjonsdrift i større eller mindre grad.

Blant annet disse kombinasjonene skal kunne dekkes av driftsavtalen:

- Kunden kjøper tilgang til spesifiserte brukerprogrammer som er spesifiserte tjenester.  Maskiner, infrastruktur og basis programvare eies av leverandøren.  Klientmaskinvare og programvare står i kundens lokaler og eies av kunden.

- Kunden eier maskiner og programvare som driftes av leverandøren og er plassert i leverandørens lokaler.

- Leverandøren eier maskiner og programvare som driftes av leverandøren og er plassert i leverandørens lokaler

- Kunden eier maskiner, infrastruktur og programvare som er plassert i kundens lokaler og driftes av leverandøren.

Avtalen regulerer etableringen av driftstjenesten som et eget prosjekt, med faser for planlegging, gjennomføring, kundens test, oppstart og godkjenning.

Driftsavtaler kjennetegnes ved at de går over flere år. I løpet av denne perioden skjer det mange endringer (programvare oppgraderes, det oppstår feil som må rettes osv.) og det er viktig at avtalen håndterer endringer på en ryddig måte.  Særlig er det viktig å skille mellom endringer som skjer innenfor det som er avtalt og endringer som medfører endringer i avtalen med tilhørende justeringer av vederlaget.

Det er lagt opp til et omfattende endringsregime, og selv om begrepet ITIL ikke nevnes i selve avtaleteksten, gjennomsyrer denne tankegangen måten prosessene som beskrives i avtalen er lagt opp på.  ITIL står for "IT Infrastructure Library" og er en samling beste praksis når det gjelder IT-driftsprosesser.  ITIL støtter implementering av ISO 20000 som litt forenkelt sagt er en standard for IT-drift.  Vi anbefaler at kommunikasjon mellom kunde og leverandør baseres på ITIL-prosesser.  Det blir for øvrig mer og mer vanlig at kundene krever at driftsleverandøren har implementert ITIL.

Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V)
Den store vedlikeholdsavtalen regulerer vedlikehold og service av utstyr og programmer.

Avtalen er beregnet for store, sammensatte vedlikeholds- og serviceytelser, gjerne med komplekse sammenhenger, fra én leverandør.  Leverandøren kan være den samme som den man kjøpte utstyr og programvare fra, eller det kan være en ren vedlikeholdsleverandør.

Eksempler på ytelser er telefonveiledning, tilkalling av bistand, drift, depottjenester, forebyggende vedlikehold/service, feilretting av programmer og tilgjengelighetsgaranti.

Hvis det er aktuelt å benytte samme leverandør både for levering av IT-systemer og for utførelse av vedlikehold og service, bør kjøps- og vedlikeholdsavtalene inngås samtidig.  Det gir mulighet for å oppnå bedre betingelser og mer helhetlig regulering av leverandørens ytelser, og utsette begge ytelser for nødvendig konkurranse.

Leverandøren av vedlikeholdstjenester behøver imidlertid ikke være den samme som har levert utstyr og programvare.  Avtale kan følgelig inngås uavhengig av om det foretas anskaffelse av utstyr eller programvare.

Den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille)
Avtalen er beregnet for enkle vedlikeholds- og serviceytelser, fra én leverandør (enten den man kjøpte fra eller en annen).  I tillegg kommer valgfrie ytelser for vedlikehold og service, typisk på standardutstyr og -programvare kjøpt i henhold til den lille kjøpsavtalen (disse er laget for å kunne brukes sammen, men kan også brukes hver for seg).

Eksempler på valgfrie ytelser er telefonveiledning, tilkalling av bistand, drift, depottjenester, forebyggende vedlikehold/service, feilretting av programmer, tilgjengelighetsgaranti.

Forskjeller mellom den store og den lille vedlikeholdsavtalen
Den store vedlikeholdsavtalen er som navnet tilsier mer omfattende og kan/bør inngås i forbindelse med/samtidig med nyanskaffelse, og "samvirke" med den store kjøpsavtalen eller programutviklingsavtalen, eller være en selvstendig avtale for eksisterende IT-løsninger (annen leverandør har levert utstyr/programvare).

Den lille vedlikeholdsavtalen passer godt i kombinasjon med den lille kjøpsavtalen, og det samme som er sagt over om forholdet til nyanskaffelser/eksisterende anlegg, gjelder også her.

Systemutviklingsavtalen (SSA-S)
Det foreligger et utkast til systemutviklingsavtale basert på smidige metoder, men denne er ikke ferdigstilt per i dag.  Det utkastet som nå foreligger har lagt seg tett opptil smidige metoders fokus på å levere fungerende programvare etter hver iterasjon. Det er videre fokusert sterkt på at utviklingen skal foregå som et samarbeid mellom leverandør og kunde og at kunden skal forplikte seg til å medvirke i prosjektet.

Vi håper på fortsatt konstruktive og gode innspill, så vel fra leverandør- og kundesiden som fra avtalejurister og advokater. Ved å trekke på ulike miljøer, særlig de som har praktisk erfaring med smidige systemutviklingsprosjekter i offentlig sektor, håper vi å utvikle konseptet frem mot en velfungerende avtale for smidig systemutviking.

Oppdragsavtalen (SSA-O)
Avtalen er beregnet for et oppdrag som er klart beskrevet på forhånd av kunden.  Konsulenten får et selvstendig ansvar for å levere et ferdig produkt til avtalt tid og pris, ut fra kundens beskrivelse. Avtalen kan brukes til produkter som rapporter, utredninger, spørreundersøkelser, kartlegginger, utforming av kravspesifikasjoner, utviklingsarbeider, herunder mindre programutviklingsarbeider m.v.

Bistandsavtalen (SSA-B)
Avtalen er beregnet for kjøp av konsulenttimer under ledelse av kunden.  Konsulentens ansvar er begrenset til å yte faglig bistand i aktiviteter styrt av kunden, innenfor avtalt tid og pris.

Forskjeller mellom Oppdragsavtalen og Bistandsavtalen
Det finnes en avtale for å kjøpe konsulentbistand (SSA-B), og en for konsulentoppdrag (SSA-O). Avtale om konsulentoppdrag benyttes når konsulenten engasjeres til å utføre et selvstendig stykke arbeid i henhold til avtalen.  Konsulenten får i hovedsak et aleneansvar for å komme i mål, og kan møtes av sanksjonsmidler hvis dette ikke er tilfelle.

Avtale om konsulentbistand benyttes når konsulenten engasjeres som ressursperson for å delta i et prosjekt sammen med ansatte hos oppdragsgiveren. Det er da viktig at avtalen definerer konsulentens rolle i prosjektet. Rollen kan for eksempel være prosjektleder, kvalitetssikrer eller ressursperson i en arbeidsgruppe.  Konsulenten får også her et ansvar for kvaliteten på sin ytelse, men dette ansvaret må sees i sammenheng med kundens tilsvarende ansvar for gjennomføringen av prosjektet.  Ansvaret for å komme i mål deles med andre ord i større grad i bistandsavtalen, og her er det følgelig svakere sanksjonsmuligheter ved problemer.