Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging

Innledning

En rekke studier av ulike kriser viser at mellom 70 og 80 prosent av krisehåndteringen består i å formidle informasjon i en eller annen form. Når ledelsen ser verdien av en velfungerende informasjons- og kommunikasjonsberedskap og har nødvendig kompetanse til å utnytte denne optimalt, kan krisekommunikasjon fungere som et strategisk verktøy for ledelsen.

I en krise settes virksomhetens ledere, ansatte, deres strategiske evne og beredskap på prøve. Det går som regel kort tid før media eller andre berørte aktører kommer på banen. Takles krisen dårlig, vil dette slå raskt tilbake på både virksomhetens ansatte og dens ledere.

I en normalsituasjon med tid til å vurdere ulike tiltak vil de fleste ledere håndtere forskjellige utfordringer på en god måte. I en krise er det derimot nesten alltid knapphet på tid. Vi rekker ikke å veie for og imot i særlig grad. Dessuten blir vi også ofte personlig stresset av hva som nettopp har skjedd. Dette kan redusere evnen til å tenke like klart som vi pleier. Knapphet på tid og viktigheten av å fatte de riktige beslutningene tidlig i krisen, understreker nødvendigheten av å forberede virksomheten på de utfordringer som kan oppstå. Vi trenger et forsprang, noe vi kan få ved å ha "tenkt på forhånd".

Planprosessen

En krise har i hovedsak tre faser:

• Før krisen
• Under krisen (akuttfasen)
• Etter krisen

Planprosessen forbereder oss først og fremst på selve akuttfasen. Prosessen har også som mål å gi oss kunnskap som kan virke forebyggende eller redusere krisens konsekvenser for dem som rammes. Prosessen vil videre kunne bidra til å få oversikt over hvilke typer risikoinformasjon vi bør eller kan sende ut eller gjøre tilgjengelig i forkant av en krise.

Et annet viktig mål med planprosessen er å definere hvilke grupper vi må forholde oss til i en krise. Mange ganger er det de samme gruppene som vi må forholde seg til i en normalsituasjon. Etter at vi har definert viktige målgrupper bør vi også vurdere vår relasjon til de ulike målgruppene. Forskning og erfaring viser at virksomhetens omdømme i målgruppene før krisen, er med på å prege medienes bilde av håndteringen i selve krisen. Målbevisst arbeid med forbedring av virksomhetens relasjoner til viktige målgrupper vil derfor gi positiv effekt både i selve krisen og i fasen før en eventuell krise rammer virksomheten.