Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging

Scenariofasen

Utviklingen av en krisekommunikasjonsplan innebærer å ta en rekke valg. For å ta de rette valgene må vi innhente nødvendig bakgrunnsinformasjon. Videre må vi stille virksomhetens beredskap på prøve gjennom å tenke ut ulike hendelser og hendelsesforløp/kriser som utfordrer virksomheten på forskjellige nivåer og områder. Denne fasen av planarbeidet kaller vi scenariofasen.

I scenariofasen avdekkes sterke og svake sider ved virksomheten.

• Hvilke scenarier vil virksomheten takle med dagens beredskap?
• Hvilke scenarier vil virksomheten sannsynligvis ikke takle?

Prosessen skal med andre ord avdekke hvilke typer kriser virksomheten er sårbar for i dag, og hvilke type kriser virksomheten har god beredskap for. Prosessen skal også bidra til en felles forståelse for hva som er og ikke er en reell krise for virksomheten.

Sjekk ut følgende før du går igang

Før vi går inn på selve planleggingsarbeidet er det en fordel å få klarlagt en del forhold.

Har virksomheten en krisekommunikasjonsplan som er organisert som en:

• Generell beredskapsplan
• Separat krisekommunikasjonsplan
• Separate planer for bestemte områder/krisescenarier

Beskriver planen ulike scenarier for hva som utgjør en krise for virksomheten. Hvis planen gjør det, hvor gammel er planen? Hvis planen er flere år gammel, vil muligens noen av krisescenariene være utdaterte. Det kan være behov for å vurdere kriseberedskapen på nytt både ut fra endringer i virksomhetens ansvarsområder (nye/andre oppgaver), eller ved at det har skjedd endringer i samfunnet/omgivelsene/de ytre rammene. Begge deler kan åpne for at andre og nye krisescenarier kan ramme virksomheten.

Tar dagens plan høyde for at virksomheten kan rammes av:

• Økonomiske kriser
• Strukturelle kriser
• Menneskeskapte kriser
• Materielle kriser

I så tilfelle, er det utviklet et "worst-case-scenario" for disse? Svarene på spørsmålene i dette avsnittet indikerer hvor grundig vi bør kjøre scenarioprosessen. Vi anbefaler å bruke litt tid på scenarioprosessen når virksomheten lager en plan da scenarioene danner grunnlag for valgene vi gjør i strategifasen. Statskonsult vil videre anbefale å vurdere scenariene årlig.

Viktige spørsmål som må besvares i scenariofasen:

• Hvilke krisesituasjoner kan virksomheten bli rammet av?
• Hvor sannsynlig er det at krisene vil oppstå?
• Hvilke konsekvenser vil de få for virksomheten?
• Hvilke aktører vil dukke opp i forbindelse med de ulike krisetypene?
• Hvilke roller har de forskjellige aktørene?