Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging

Organisering

Rolle- og oppgavefordeling internt

Alle som er involvert internt, må vite hvilke roller de er tiltenkt, og hvilke oppgaver det er forutsatt at de skal ivareta. Hvem skal sitte i kriseledelsen og ha en strategisk rolle, hvem fra informasjonsseksjonen skal sitte i kriseledelsen, hvem skal håndtere de ulike informasjonsoppgavene? Vi må ikke glemme å vise omsorg/ta oss av de ansatte, både de som håndterer krisen, og andre som blir satt til å holde virksomheten i gang.

Informasjonsenhetens oppgaver

Her er det viktig å få frem hva som er informasjonsenhetens oppgaver og funksjon. Dette kan være oppgaver som

• å være rådgiver for ledelsen
• drive pressesenter
• produsere informasjonsmateriell
• svare mediene, svare pårørende, eventuelt drive senter for pårørende
• drive overvåkning av mediene og andre virksomheter og analysere denne informasjonen
• innhente annen informasjon/fakta internt eller andre steder som har betydning for håndtering av krisen
• informere internt
• koordinere informasjonen internt og eksternt med andre virksomheter
• legge ut informasjon på intra- eller Internett
• utforme flerkulturell informasjon
• samle inn faktainformasjon eller informasjon som skal tjene som beslutningsgrunnlag for kriseledelsen
• loggføre aktiviter og de beslutninger som tas

Samordning

Rolle- og oppgavefordeling for eventuelle eksterne aktører

I de fleste krisesituasjoner der det offentlige er involvert, krever krisehåndteringen samspill og samhandling mellom flere virksomhetsaktører. Hvilke roller, ansvar og oppgaver som er tiltenkt den enkelte aktør, må avklares før krisen.

Samordning er en krevende oppgave. Samordning innebærer ikke bare fordeling av roller og oppgaver, men også øving av ulike krisescenarier. Først etter en øvelser vil virksomhetene få et korrekt bilde av hvilke opplysninger, roller og oppgaver som må samordnes/fordeles mellom dem. I reelle krisesituasjoner som berører flere offentlige virksomheter er det helt nødvendig å ha gode orienterings/rapporteringsrutiner og god kultur for samhandling. Dersom dette svikter kan det lett oppstå en "krise i krisen".