|
|
Enkle huskeregler før, under og etter krisen
Under har vi laget en punktvis presentasjon av noen enkle huskeregler
før, under og etter krisen. Huskereglene går både
på hva vi må gjøre, hva vi bør vektlegge,
og hva vi bør si.
FØR KRISEN
- Bygg opp relasjoner til målgrupper og journalister
- Koordiner virksomheten med andre aktuelle virksomheter som
vil måtte håndtere krisen
- Bygg opp tillit og omdømme generelt, men særlig
blant virksomhetens målgrupper
- Bygg opp nettverk rundt kjerneområder i virksomheten
- Kartlegg og analyser informasjonsbehov i målgruppene
- Produser så mye informasjonsmateriell som mulig i forkant
av krisen – faktainformasjon
- Opprett kanaler spesielt tilpasset kriseinformasjon, ”kriseweb/akuttweb”
anbefales
- Etabler bevissthet og kunnskap om håndtering av kriser
internt
- Øv ledere og andre som har en rolle i krisen
- Gjennomfør jevnlig kvalitetssjekking av informasjonssystemer
og andre systemer som skal brukes i krisen
- Øk kunnskap om virksomhetens overordnede strategi og
policy
- Avtal på forhånd og øv med dem som sitter
med kompetanse og ekspertise som blir viktig i krisen
- Evaluer kriseplan og test ledelsens evne til å følge
planen
- Gjør avtaler med eksperter (tolk, psykolog) virksomheten
trenger i krisen
- Lag eventuelt tiltakskort for den enkelte i kriseorganisasjonen
som definerer deres roller, ansvar og oppgaver
UNDER KRISEN
Tenk først
Det er vanskelig å trekke tilbake noe når det først
er sagt, og vær oppmerksom på at det første som
sies, legges spesielt godt merke til og huskes lenge. Diskuter raskt
noen av følgende spørsmål i ledergruppen:
- Hva slags krise er dette?
- Hvem er rammet?
- Hvilke konsekvenser har krisen for de rammede?
- Hvilke konsekvenser har krisen for virksomheten og de ansatte?
- Hvilke andre konsekvenser har krisen nå og over tid?
- Hva er verst tenkelige scenario?
- Hvem skal håndtere krisen?
- Hvilke andre er involvert?
- Hva vil pressen/publikum tenke, si og kreve?
- Hvilke tekniske hjelpemidler trenger vi?
- Hvilket tidspress har vi?
- Hvor kan vi få hjelp?
- Hva skjer etter den akutte fasen?
- Hva skal vi vektlegge i informasjonen til omgivelsene?
- Hvordan kan ytterligere skade begrenses?
- Hvem andre bør vi kontakte / samarbeide med for å
håndtere krisen?
Kom raskt i gang
- Kom raskt i gang – varsle alle som kan tenkes å
få en rolle i håndteringen, sammenkall ledelsen og
drøft situasjonen
- Varsle virksomheter vi må eller bør samarbeide
med
- Fordel roller – etabler f.eks. øverste ansvarlig
for å håndtere informasjon og en pressetalsmann/-kvinne
hvis nødvendig
- Opprett overvåking av omgivelsene og mediene
- Innhent informasjon/fakta av betydning for håndteringen
av krisen – analyser denne og overlever informasjon som
danner beslutningsgrunnlag for ledelsen
- Opprett pressesenter og senter for pårørende hvis
nødvendig
- Informer rammede og pårørende tidlig
- Informer presse og andre om at krisestaben i virksomheten har
trådt sammen for å håndtere krisen. Informer
om hva krisestaben har gjort så langt
- Vær proaktiv med informasjon, sett agenda overfor pressen
- Informer de ansatte
- Vis forståelse for medienes oppgave/rolle
- Gi mediene gode arbeidsforhold
- Før logg over alle journalister som tar kontakt eller
eventuelt deltar på pressekonferanse
- Ikke innkall til pressekonferanse uten at noe viktig har skjedd
- Før logg over det som blir sagt og gjort internt og
eksternt
- Vær fleksibel og vær forberedt på å
improvisere
Vektlegg følgende i møte med omgivelsene
- Vis empati og medfølelse
- Vis kompetanse og ekspertise
- Vær ærlig og åpen
- Vis at virksomheten er sterkt engasjert for å løse
krisen
Hva skal vi formidle?
- Vis at vi vet om og forstår folks frykt
- Gi trøst hvis det passer, forsøk å oppmuntre
og gi håp uten å overdrive
- Ikke spekuler og lyv aldri
- Gi ut alt virksomheten har av sikre opplysninger
- Legg vekt på informasjon som kan forhindre eller redusere
skadeomfang – mennesker først, deretter andre forhold
- Beskriv hva virksomheten gjør nå (også hvordan
den har organisert seg, hvem som tar ansvar, etc.), og hva den
planlegger å gjøre
- Tilkjennegi usikkerhet, men vis samtidig handlekraft og uttrykk
et ønske om å få klarhet i det som er uklart
- Forklar prosessen som er satt i gang for å få svar
på uavklarte spørsmål
- Fortell når ny informasjon kommer
- Hvis relevant, gi folk noe de kan gjøre (hvor de kan
søke etter mer informasjon, hva de kan gjøre for
å beskytte seg selv etc.)
- Vær klar på om virksomheten trenger frivillig hjelp
eller ikke, og vær konkret når det gjelder hva slags
hjelp/erfaring/kompetanse virksomheten eventuelt trenger
- Takk alle som har vært til hjelp
Forbered virksomheten på følgende spørsmål
- Er min familie og jeg trygg?
- Hva kan jeg gjøre for å beskytte meg selv?
- Hvem har ansvaret her?
- Hva vil skje nå?
- Hvorfor skjedde dette?
- Ble virksomheten varslet om krisen på forhånd?
- Hvorfor ble ikke krisen unngått?
- Hva annet kan nå gå galt?
- Hvilke konsekvenser eller effekter kan krisen ha på andre
forhold?
- Når ble virksomheten klar over krisen?
- Når begynte virksomheten å håndtere krisen?
- Hva betyr denne informasjonen?
- Kan dere gi ut navn på savndede/skadde?
- Når kan dere eventuelt gi ut navn på savndede/skadde?
- Hvordan/hvor kan jeg få mer informasjon om krisen/rammede?
Hovedregler
- Vær først
- Gi korrekt og riktig informasjon
- Vær troverdig og vis empati/medfølelse
ETTER KRISEN
- Bygg ned informasjonsvirksomheten gradvis
- Evaluer og trekk konklusjoner
- Sett i verk tiltak for å unngå lignende kriser
- Informer målgrupper om hva som ble gjort i etterkant
- Informer internt
- Bruk kunnskap krisen har gitt til å forbedre virksomheten,
dens planer, instrukser, rutiner og øvelser
Momenter til ettertanke:
|
