Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging

Skriftlige planer?

Måten vi organiserer prosessen med å opparbeide kommunikasjonsberedskap på, er viktigere enn selve den skriftlige planen. Planen vil ha liten eller ingen verdi dersom den ikke forankres hos ansatte som får en sentral rolle i håndteringen av en krise. Våre erfaringer er at svært få tar den fysiske planen frem i en krise. Kriseplanen må derfor mer eller mindre sitte i ryggmargen.

Planlegging som læringsprosess

Selve prosessen med å lage planen, drøfte ulike løsninger, foreta strategiske valg, utforme overordnede verdier, mål og metode gir viktig læring og vektlegges av mange som svært verdifull når først krisen er et faktum. Behovet for en robust og troverdig kommunikasjonsberedskap begrunnes altså vel så mye gjennom prosessen som ved selve planen. Planen er nesten verdiløs dersom den ikke genererer læring og kunnskap om krisehåndtering hos nøkkelpersonell i virksomheten.

Forankring

Enkelte virksomheter utpeker en til to ansatte fra informasjonsseksjonen til å lage og utforme planen. En plan har imidlertid liten verdi dersom ikke nøkkelpersonell (særlig ledere) deltar i utformingen av scenarier, deltar i beslutningsprosessen og lærer av planen gjennom øvelse/trening.

Skriftlig plan

Det er likevel mange grunner som taler for at vi i tillegg bør lage en skriftlig plan. Den vil for eksempel

• forplikte ledelsen til å stå ved de verdier, strategier og planer som ble valgt i en fase hvor vi hadde god tid til å tenke igjennom problemstillingene vi blir stilt overfor i en krisesituasjon.
• fungere som påminnelse om hva vi faktisk besluttet, og reduserer dermed mulighetene for at ledere foretar gale valg på bakgrunn av individuelle tolkninger i en stresset situasjon.
• gjøre virksomheten mindre sårbar hvis den mister enkeltpersoner med nøkkelkompetanse i krisen.
• gi rom for forankring hos de som ikke deltok i prosessen, og hos nyansatte.
• gi rom for læring og systematisk innarbeiding av rutiner.
• være et nødvendig premiss for å få til en evaluering som fører til at vi gjør de riktige/adekvate forbedringene enten på plansiden eller ressurssiden i etterkant av en øvelse eller en reell krise.
• gjøre det enklere å spore behov for endringer og finne mangler/feil ved beredskapen.