Statskonsult  

Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging
Innledning Scenariofasen Strategifasen Skrivefasen Evalueringsfasen

Organisering av prosessen

Utviklingen av en krisekommunikasjonsplan bør etableres som et prosjekt i virksomheten. De fleste store prosjekter består av en prosjektgruppe, en referansegruppe og en styringsgruppe. Denne organiseringen er med på å sikre bred forankring, noe som er helt nødvendig for å få til god beredskap for krisekommunikasjon. Forankringen i de forskjellige fagavdelingene er viktig for å få frem forskjellige typer krisescenarier som kan ramme virksomheten, noe vi kommer nærmere inn på i kapitlet om scenariofasen. Det kan også være en fordel med en gruppe/representant utenfra som kan se på virksomheten med ”friske øyne”.

Denne organiseringen vil bidra til at planen for krisekommunikasjon blir hele virksomhetens plan og ikke bare informasjonssjefens/-enhetens. I tillegg vil det bidra til at krisekommunikasjonsplanen blir en integrert del av virksomhetens beredskap.

En prosess i fire faser

Vi har valgt å dele prosessen i fire faser. De fire fasene har vi valgt å kalle

  1. scenariofasen
  2. strategifasen
  3. skrivefasen
  4. evalueringsfasen

Målet med denne prosessen er å utvikle informasjonsberedskap for virksomheten. For mange betyr dette en krisekommunikasjonsplan i form av et skriftlig dokument, men i praksis betyr det en solid forankring og læringsprosess der resultatet i første rekke blir en mental beredskap i virksomheten.

1. Scenariofasen
Hvilke kriser kan ramme virksomheten? Beskrive mulige krisescenarier, kartlegge aktører og deres roller og våre relasjoner til dem, beskrive hvordan scenariene utfordrer virksomheten generelt og i forhold til kommunikasjon spesielt.

2. Strategifasen
Hva skal vi gjøre og si og hvorfor? Velge mål og satsningsområde for kommunikasjonen, definere resultatmål for kommunikasjonen, velge målgrupper, vurdere aktørers viktighet og relasjonen til disse. Velge budskapsstrategier tilpasset krisescenariene.

3. Skrivefasen
Planen skrives ut og kvalitetssikres i virksomheten.

4. Evalueringsfasen
Planen, informasjonsledelse og kriseledelse øves. Erfaringene fra øvelsen evalueres – både selve planen, og de menneskelige- og tekniske ressursene. Resultatene innarbeides i planen.

Statskonsult