En åpen organisasjon er en organisasjon som setter grensene for sin virksomhet ut over egne organisasjonsgrenser. Det betyr at organisasjonen ser sine arbeidsprosesser i sammenheng med samarbeidsorganisasjoner (andre offentlige organisasjoner), leverandører og ikke minst sine sluttbrukere eller kunder.

Åpenhet og samhandling er to sider av samme sak. Det er vår påstand at de organisasjonene som lykkes med digitalisering er de som kjenner og forstår sine brukere og som i stor grad deler data og henter data som allerede finnes i andre organisasjoner. Her har vi gode eksempler som Lånekassen, Skatteetaten og NVE. Disse virksomhetene har gjort strategiske valg for å nå sine mål på en bedre måte. Og kanskje er dette valget viktigere enn rammeverk, regelverk og pålegg – som jo til syvende og sist bare er verktøy når strategien skal gjennomføres.

Riksrevisjonen har mellom annet undersøkt gjenbruk av informasjon i staten i 2007 og i 2011, og finner i 2011 at 72 % av statlige virksomheter vet at andre har informasjon de selv kunne ha nytte av. 55 % vet om informasjon de har selv, som burde vært tilgjengelig for andre. Tilsvarende tall i 2007-undersøkelsen var henholdsvis 36 og 30 prosent (Dokument 3:1 (2011–2012).

Dette er et uttrykk for at statlige virksomheter i alt for liten grad deler og gjenbruker informasjon de behandler. Dette betyr at informasjon hentes inn fra sluttbrukerne (innbyggere og næringsdrivende) flere ganger – ofte om lag samme informasjon.

Selv om vi har flere grunndataregistre med relativt god kvalitet så er det en kjent sak at heller ikke disse brukes i den grad de burde. Det finnes dessverre for mange skyggeregistre av folkeregisteret, matrikkelen, enhetsregisteret som faktisk i utgangspunktet er autorative registre som forvaltningen er lovpålagt å bruke.   

Når det gjelder å åpne opp og å tilgjengeliggjøre data for viderebruk (åpne data) så gjør norsk forvaltning det godt på internasjonale rankinger. Likevel er det svært mye data som ikke er publisert fordi mange offentlige organisasjoner ikke har sett det å åpne data for viderebruk som viktig. Og på et område er vi sinker: Informasjon om bruk av offentlige midler er i liten grad åpnet opp for viderebruk (jamfør Open Knowledge Foundation).

Hva så med kildekoden til systemer og løsninger som det offentlige investerer i - hvilke grad deles den? Bare en bitteliten del av den kildekoden som det offentlige eier deles med andre. Finnes det et potensiale for effektivisering her? I for liten grad blir investeringer som er tatt i en virksomhet gjenbrukt og videreutviklet av andre.

Og ikke minst hvordan ville offentlige tjenester se ut dersom vi tok sluttbrukerne med på råd i større grad? Ville vi da fortsette å hente inn nesten samme informasjon eller ville vi tenkt annerledes.

I 1981 tok "Jack" Welch, Jr. over General Electric – 20 år senere gikk han av som direktør og styreformann – da hadde verdien av GE økt med 4000 %! Et av hovedgrepene han gjorde var å gjennomføre strategien «Boundaryless Organisation» som i første rekke dreide seg om å bryte ned silotenkingen i virksomheten og sørge for mest mulig gjenbruk og tverrgående prosesser mellom de ulike selskapene i konsernet.

For å lykkes med forbedring, forenkling og fornying av offentlig sektor så er det viktig at offentlige organisasjoner tenker gjennom åpenhet som strategi – kan det være at dette er veien å gå? Og hvilke forutsetninger må være på plass for å lykkes med en slik strategi?

Digitaliseringskonferansens dag to, 6. juni, er dette et av temaene vi setter søkelys på.

Se også Difis rapport om informasjonsforvaltning i offentlig sektor.

Forfatter

Bjørn Holstad
Bjørn Holstad
Bjørn er seksjonssjef for arkitekturseksjonen i Difi og arbeider blant annet med felles IT-løsninger for offentlig sektor, virksomhetsarkitektur, standardisering, åpne data og informasjonsforvaltning. Han har tidligere vært direktør i kriminalomsorgens IT-tjeneste, IT-direktør i Lånekassen. IT-sjef i Luftfartstilsynet og driftssjef IT i Finansdepartementet.

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut