Husker dere den Den gode, den onde og den grusomme? Filmen om den onde banditten Tuco, den grusomme dusørjegeren Angel Eyes og den fåmælte men gode Blondie. Det er nærliggende å trekke en parallell til profesjonskampen mellom innkjøp, fag og ledelse i offentlige anskaffelser.

I filmen er alle på jakt etter 200.000 dollar som ligger nedgravd et eller annet sted på en kirkegård. Alle sitter med ulike puslebiter til å finne pengene, og må derfor samarbeide. Men de er bare interessert i samarbeid for egen vinnings skyld. 

I likhet med Sergio Leones spaghetti-western-klassiker fra 60-talet, tør jeg å påstå at det også i innkjøpsnorge utspiller seg et trekantdrama. Dette drama ender heldigvis ikke med plutselig og voldsom død, men er allikevel på blodig alvor for de som deltar. Skueplassen er ute hos virksomhetene og det totale budsjettet er langt over originalfilmens.

Difi arbeider for tiden med en veileder for kjøp av FOU-tjenester. Veilederen utarbeides i samarbeid med Innovasjon Norge og Norges Forskningsråd. Som en del av dette arbeid har vi intervjuet flere innkjøpsmiljøer rundt hvordan de jobber med FOU-anskaffelser, og hvilke barrierer de møter.

Regelverket for offentlige anskaffelser gjelder også for forsknings- og utviklingstjenester, men forskriften har et unntak for enkelte typer forsknings- og utviklingskontrakter. Utgangspunktet i arbeidet med veilederen har derfor vært å undersøke hvordan FOU-unntaket praktiseres og hvor grensene går. Etter noen måneder kan jeg imidlertid konstatere at det ikke er de juridiske grensedragningene rundt FOU-unntaket som er den sentrale problemstillingen. Den virkelige problemene er profesjonskampen mellom innkjøp, fag og ledelse i disse prosesser. Men hvem er egentlig hvem i denne kampen?

Den onde -  fagmiljøene

En anskaffelse tar normalt utgangspunkt i et behov som finnes i et fagmiljø. Noen ganger kan det være at behovet må løses gjennom helt ny utvikling. Utviklingsprosessene starter med en konseptfase før man går videre til konkrete anskaffelser. I selve anskaffelsen er fagmiljøene behovseier, og skal i samarbeid med innkjøp formulere bestillinger som svarer til behovene.

Problemet er at fagmiljøer av og til har vanskeligheter med å akseptere at kompetansen til å forstå og utfordre behovene finnes utenfor egen organisasjon. Og i de tilfeller som fagpersonene faktisk er klar over dette, ønskes full kontroll over hele prosessen. Man slipper derfor ikke til kollegaene fra innkjøp, til tross for at de har kompetanse til å kombinere anskaffelsesregelverkets generelle krav til likebehandling og ikke diskriminering, med det å bringe inn ekstern kunnskap i behovsprosessene.

I mange tilfeller foretar fagmiljøene med FOU-unntaket som gissel, direkteanskaffelser av utviklingstjenester. Innkjøpsmiljøene mener at fagmiljøene «tar seg til rette». Dette på grunn av at innkjøp da ikke har et totalbilde over gjennomføringen av disse anskaffelser, eller om direktebestillinger går til tidligere kjente og bekjente. Fagmiljøene får derfor ofte rollen som «Den onde».

Den grusomme - innkjøpsavdelingen

Innkjøpsavdelingen får ofte et stempel som bremsekloss eller paragrafrytter. Et eksempel er et case fra en kommune. En fagperson fikk i oppgave å hente inn data fra samtlige barn mellom 7 og 15 år i kommunen. Den tradisjonelle måten for å hente inn slik data er via spørreundersøkelser som blir sendt ut med brev. Fagpersonen fikk imidlertid en ide om å i stedet utvikle en app som skulle gjøre innsamlingen av data både mer effektiv og rimeligere.

Ideen vokste langsomt men sikkert, som ofte er tilfelle i innovasjonsprosesser. Av en tilfeldighet traff fagpersonen en leverandør som hadde utviklet tilsvarende apper. Leverandøren ga en del innspill til konseptualisering av ideen. Da konseptet skulle testes ut i en pilot, ble det aktuelt med en anskaffelse. Og innkjøpspersonene gjør da sin entre i handlingen.

I dette tilfelle kunne innkjøpspersonene raskt konstatere at man hadde malt seg inn i et hjørne gjennom å tidlig gå inn i et lukket samarbeid med en leverandør. Dette førte til at innkjøpsavdelingen stanset alle planer om en anskaffelse. Eksempelet illustrerer problemene når innkjøp kommer inn for sent i prosessene, uten full kjennskap til hva som har blitt gjort i forkant av en anskaffelse. Av denne grunn vil mange derfor ofte gi innkjøpsavdelingen rollen som «Den grusomme» - de som skyter ned og setter en stopper for gode initiativ i organisasjonen.

Den gode - ledelsen

I følge flere av Difis undersøkelser er det fortsatt slik at offentlige virksomheter ikke alltid ser utviklingsbehov og anskaffelser i sammenheng. Et eksempel er Difis brukerundersøkelse som viser at sammenhengen mellom innkjøp og innovasjon minsker jo høyere opp i organisasjonen man kommer. I vår undersøkelse svarte 52 prosent av innkjøpssjefene at de ofte eller av og til vurderer innovative løsninger i sine anskaffelsesprosesser. Tilsvarende tall for ledere i virksomhetene er 33 prosent. Med tanke på at innovasjonsprosesser er forbundet med risiko og derfor krever støtte fra ledelsen, er dette nedslående funn.

Innovasjon i offentlige anskaffelser forutsetter en tydelig styring. Styring av innovasjon i de offentlige anskaffelsene starter med en anskaffelsesstrategi som definerer hvordan virksomheten skal legge til rette for innovasjon i sine innkjøp. Men en strategi i seg selv er ikke nok. Måling, oppfølging og god organisering er en forutsetning for å kunne innhente de forventede gevinstene fra strategien. Tydelige instruksjoner må derfor gis rundt hvordan organisasjonen skal arbeide med innovasjons- og utviklingsprosesser. Da blir også grensedragningene for FOU-unntaket og andre gråsoner i regelverket sekundært.

I virksomheter som har en slik styring har ledelsen rollen som «den gode» og de som sikrer at virksomheten når samfunnsmålene sine - MEN uten å delta i en spaghettiwestern i egen organisasjon. Det er den store forskjellen mellom «den gode» i originalfilmen, og «den gode» i vår virkelighet.

Forfatter

Johan Englund
Johan Englund
Johan Englund arbeider med hvordan innkjøpere i det offentlige kan fremme innovasjon gjennom anskaffelser. johan.englund@difi.no mobil 93824553

3 Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut for å sende skjemaet.

Kommentarer

Hei Johan, morsom vinkling! Det kan vel skje at fagfolka av og til også kan slite med at innkjøpsfolka ikke er så veldig interessert i å bli involvert. Har gjennom ulike jobber fått et visst inntrykk av at vi som jobber med fag gjerne blir forventet å gjøre jobben selv, og at involveringen stort sett dreier seg om kvalitetssikring i sluttfasen. Absolutt positivt om trenden er at den innkjøpsansatte er blitt mer interessert i den tidlige fasen når man kanskje ikke helt vet om og i så fall hva man skal kjøpe enda. Så får vi håpe at fagansvarlige blir mer bruker- og omgivelsesorienterte etter som tiden går også.

Hei Johan. Fikk et tips om å lese denne. Det var et godt tips. Morsom analogi og en treffende beskrivelse av de departementale stridighetene som fort oppstår når det ikke er gitt tydelige føringer fra ledelsen. Du skriver godt. Skriv mer.

Bra skrevet og morsom vinkling :)