Forberedelser og oppfølging av anskaffelser gir størst effekt på gevinstrealisering. Likevel legger offentlige virksomheter mest vekt på konkurransegjennomføringen. Kontrakten blir alt for ofte liggende i skuffen.

– Vi har ikke tid, sier innkjøperne. – Vi har en konkurranse vi skal utlyse. Ikke mas om gevinster, vi må jobbe!

Kontraktene fra tidligere anskaffelser er godt forvart i skuffen (les arkivet) og innkjøperen løper videre for å forberede neste konkurranse.

Dette er det nok noen og enhver som kjenner seg igjen i fra en travel innkjøpshverdag. Kontraktene må opp av skuffen, men det er dessverre lettere sagt enn gjort. Kun 26 prosent av innkjøperne fra statlige og kommunale virksomheter oppgir at de har nok tid og ressurser til å følge opp kontraktene (Modenhetsundersøkelsen 2018). Det er et tankekors at offentlige virksomheter tar seg råd til å organisere seg så dårlig, at de ikke har tid og ressurser til å følge opp kontraktene de inngår.

Offentlige virksomheter kjøper hvert år varer og tjenester for i overkant av 500 milliarder. I et debattinnlegg i Kommunal rapport 16.09.2019, hevder Inventura at bedre kontraktsoppfølgning kan gi besparelser på rundt 2 prosent - i praksis så mye som rundt 10 milliarder kroner i året.

Return on investment: Å få noe tilbake for det du kjøper eller investerer, er et ledelsesanliggende. Som leder må du sørge for å legge til rette for at innkjøpsfunksjonen har tilstrekkelig tid og ressurser til en bedre kontraktsforvaltning. Du må sikre at en eller flere i virksomheten følger opp kontraktene. Enten ved å organisere innkjøp bedre eller ansette en egen kontraktsforvalter.

La deg inspirere av Statsbygg og Fredrikstad kommune. De har ansatt kontraktsforvaltere og startet et bedre samarbeid med leverandørene- for å unngå ulovlige direkteanskaffelser, redusere avvik, spare penger og få bedre kvalitet i leveransene.

Det er ikke bare kontrakten som må opp av skuffen, men du som leder bør også komme deg på banen og ta ansvar for organiseringen av innkjøpsfunksjonen.

Kontraktsoppfølging vil være tema i hovedprogrammet og i to parallelle sesjoner på Anskaffelseskonferansen 2019. Vil du høre mere om kontraktsoppfølging? Meld deg på nå!

 

Forfatter

Fredrik Rolf Young Mortensen
Fredrik jobber med offentlige anskaffelser i Difi. fredrikrolfyoung.mortensen@difi.no

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut