Kokebok for eInnsyn

Kokebok for eInnsyn er en praktisk rettet veileder for virksomhetsledere og prosjektledere som skal implementere eInnsyn i virksomheten. Målgruppen for kokeboken er virksomhetsledere og prosjektledere for innføringen av eInnsyn.

Illustrasjonsbilde-kokebok einnsyn

Målet er å fremme åpenhet og demokrati

Denne veilederen skal støtte virksomhetene i arbeidet med å ta i bruk den nye løsningen.

Ved å følge fremgangsmåten som legges frem i denne kokeboken kan dere identifisere hvilke endringer som må gjøres i roller og arbeidsprosesser og hvordan man kan jobbe med kultur for å lykkes med innføringen av eInnsyn.

Fremgangsmåten er ordnet i fire faser. Les mer om hensikten bak hver fase i kokeboken.

Lykke til!

1. fase
Gjør implementeringen av eInnsyn viktig
2. fase
Gjør endringen tydelig for organisasjonen
3. fase
Få endringen til å skje
4. fase
Få endringen til å vare

 

 

 

Bli kjent med eInnsyn

Bakgrunnen for eInnsyn

Staten ved Difi og Oslo kommune samarbeider om å utvikle en ny, fremtidig og felles innsynsløsning for hele det offentlige Norge. For statlige virksomheter er hovedformålet med eInnsyn å modernisere dagens Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) ved å effektivisere håndteringen av postjournaler og innsynskrav i virksomhetene, og tilby mulighet for å publisere dokumenter. For Oslo kommune blir det i tillegg til postjournal funksjonalitet laget en ny og bedre løsning for søk i politiske saker.

Den nye innsynsløsningen er utformet på bakgrunn av prinsippene om mer åpenhet, økt tilgjengelighet og styrket offentlighet. Ved å legge til rette for nye måter å jobbe på skal løsningen bidra til å frigjøre ressurser forvaltningen kan bruke på andre oppgaver, og det skal bli enklere for innbyggere og pressen å søke om innsyn.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt Difi ansvaret for å utvikle og utforme eInnsyn. I juni 2016 ble det inngått et samarbeid med Oslo kommune om å samarbeide om utviklingen av en felles løsning. eInnsyn vil bli satt i produksjon for statlig sektor 8. januar 2018. Oslo kommune vil følge tett på med oppstart i februar 2018. Etter hvert vil det være mulig for alle kommuner å benytte løsningen etter eget ønske.

Visjonen er en felles inngang til offentlig sektor

eInnsyn skal fremme åpenhet og demokrati, og realiserer visjonen om en felles inngang til informasjon til og fra offentlig sektor for innbyggere, journalister, interessegrupper, politikere og forvaltningen selv.

Forvaltningen får tilgang til et bedre verktøy for publisering av offentlig informasjon.

Overføring av offentlig journal til eInnsyn vil gå automatisk, og den nye løsningen er sikker. eInnsyn legger til rette for en mer effektiv arbeidsflyt, økte muligheter for kvalitetskontroll og kvalitetsheving av data. Et viktig element i løsningen er funksjonalitet for å publisere offentlige saksdokumenter i fulltekst.

For kommunene vil det i tillegg være funksjonalitet for å publisere saker og dokumenter fra alle politiske møter.

 På overordnet nivå er det særlig tre områder som har oppmerksomhet:

  • Ny teknisk infrastruktur for automatisering av prosesser
  • Forenklinger og forbedringer for dataeier/forvaltningen
  • Forbedringer for brukerne: innbyggere og presse/media

Innbyggere og presse får tilgang til informasjon fra det offentlige Norge på ett sted, ved hjelp av en tjeneste som er lett tilgjengelig og har bedre og mer brukervennlig funksjonalitet for innsyn.

eInnsyn vil også ha ny og bedre søkefunksjonalitet, mobilvennlig nettside og mulighet til å skreddersy eInnsyn tilpasset den enkelte brukers behov.

eInnsyn kan gi store gevinster

eInnsyn kan gi store gevinster for både den kommunale og den statlige forvaltningen, innbyggere og presse. Offentlige virksomheter kan spare tid fordi arbeidsflyten blir mer effektiv, og tid forbrukt på innsynskrav kan reduseres. Innbyggerne vil oppleve bedre tjenestekvalitet i form av økt åpenhet i forvaltningen.

Dersom virksomheten ønsker å redusere tid forbrukt på innsynskrav, bør den benytte seg av muligheten for å fulltekstpublisere saker og dokumenter på eInnsyn. På den måten kan brukerne få innsyn uten å søke om det.

For å utnytte mulighetene eInnsyn gir, kan det være behov for endring av arbeidsprosessene og kultur for publisering av offentlig informasjon.

Ledelsen må gå i bresjen for endringer av arbeidsprosesser og kultur. Forankring hos ledelsen er derfor avgjørende. For å oppnå det, bør dere forankre bruk av eInnsyn gjennom å inkludere det i virksomhetens strategi for informasjonsforvaltning.

Skap forståelse hos ledelsen for hvorfor og hvordan åpenhet kan praktiseres. Fordelene med åpenhet kan være mange. For eksempel kan fulltekstpublisering av offentlig informasjon være et godt tiltak for å heve kvaliteten på internkontroll. Viktigheten av dette har også blitt påpekt av referansegruppen for arbeidsprosesser og kvalitetssikring i Prosjekt eInnsyn.

Gevinstene fra eInnsyn vil komme gradvis etter hvert som virksomheten utvikler en kultur for åpenhet.

Innsyn fra et juridisk perspektiv

Offentleglova er den viktigste loven som regulerer retten til innsyn i offentlig informasjon. Formålet med loven er å legge til rette for at offentlige virksomheter er åpne og gjennomsiktige, fordi dette styrker informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen, den enkeltes rettssikkerhet og tilliten til forvaltningen.

Loven sier at alle saksdokument, journaler og registre i utgangspunktet er åpne for innsyn, såfremt de ikke reguleres av andre lover eller forskrifter. Visse typer informasjon er taushetsbelagt, og skal aldri gis innsyn i. Andre typer informasjon kan offentlige virksomheter bestemme om de vil gi innsyn i eller ikke.

For å oppfylle offentleglovas formål er det viktig at offentlige virksomheter praktiserer meroffentlighet, og gir innsyn i informasjon som er viktig for innbyggere og presse selv om den kan unntas offentligheten.

En av forbedringene ved eInnsyn er enklere funksjonalitet for å fulltekstpublisere offentlige saksdokumenter på internett. Det står ingenting i offentleglova som hindrer dette.

Fulltekstpublisering av offentlig informasjon kan derfor være et viktig tiltak som fører til økt åpenhet i forvaltningen.