Gjør implementeringen av eInnsyn viktig

Hensikten med fasen er å legge et godt grunnlag for implementeringen av eInnsyn ved å gjøre eInnsyn viktig for organisasjonen.

Illustrasjonsbilde kokebok for einnsyn

Aktivitetene i fasen skal hjelpe dere å bygge en felles forståelse for hvorfor åpenhet i forvaltningen er viktig, og hva bruk av eInnsyn kan bety for organisasjonen, innbyggere og presse.

Kartlegg holdninger til publisering

Start arbeidet med å kartlegge ansattes erfaringer med og holdninger til publisering av offentlig informasjon. Ved å gjøre et grundig innsiktsarbeid, får du et bilde av hvor skoen trykker, og på hvilke områder det er viktigst å gjøre en god forankringsjobb.

Innsikt i ansattes holdninger til publisering vil danne selve grunnmuren for en vellykket implementering. Bruk gjerne ulike metoder, og snakk med både ledere, saksbehandlere og ansatte som jobber med arkiv for å danne et bredt bilde av dagens holdninger.

Tips til fremgangsmåter for å kartlegge holdninger står i Verktøy for å kartlegge holdninger.

Kartlegg berørte aktører

Start forankringsarbeidet med å kartlegge hvem som blir berørt av eller kan påvirke endringen. Disse kalles interessenter.

En interessentanalyse brukes til å definere hvordan de ulike partene berøres av endringen, hvordan de kan påvirke endringen, og hva deres holdning til endringen er. Senere legger interessentanalysen grunnlaget for arbeidet med forankring.

Eksempler på interessenter som blir berørt av eInnsyn er:

  • Saksbehandlere
  • Arkivarer
  • Mellomledere
  • Toppledelsen
  • IT-avdelingen
  • Kommunikasjonsavdelingen
  • Leverandører av sak-/arkivsystem
  • Virksomhetens tjenestemottakere
  • Presse og media
  • Publikum

Bruk Mal for interessentregister fra Prosjektveiviseren som støtte for å gjennomføre interessentanalysen.

Planlegg forankring

Basert på interessentanalysen, bør du nå starte å planlegge forankringsaktiviteter. Det er viktig å utforme tiltakene ut fra interessentenes behov.

Lag en plan for forankring hvor du inkluderer alle forankringstiltak. Tenk gjennom hvilke aktiviteter som bør gjøres når, og med hvem. Sørg for å ha én person som er ansvarlig for hver aktivitet, og en tidsfrist for aktiviteten.

Forankringsplanen er ikke statisk, og bør oppdateres underveis i arbeidet med implementeringen av eInnsyn. Uforutsette hendelser kan skape forsinkelser, eller det kan vise seg at noen av aktivitetene du planla ikke egnet seg så godt som tenkt.

Eksempler på forankringsaktiviteter som bør gjennomføres er:

  • Formidling av informasjon om eInnsyn over intranett eller epost
  • Informasjonsmøter med ansatte og ledere
  • Gruppesamtaler med ansatte
  • Utforming av nye rutiner med ansatte
  • Grundig opplæring i nye arbeidsrutiner og -verktøy

Bruk Mal for interessentregister fra Prosjektveiviseren for å lage en plan for forankringstiltakene.

Start forankringen

Nå har du forberedt et godt grunnlag for å starte forankringsaktivitetene. Informasjonsmøter med ledere og ansatte bør være noen av de første planlagte aktivitetene.

Bruk gjerne presentasjonen Om eInnsyn som underlag for informasjonsmøtene, og tilpass den etter eget behov.

    Sjekkliste for fasen

    Har dere:

    • Gjort dere kjent med eInnsyns bakgrunn, hensikt og visjon?
    • Skaffet dere oversikt over gjeldende regelverk?
    • Kartlagt ansattes holdninger til publisering?
    • Gjennomført en interessentanalyse?
    • Laget en plan for forankring?
    • Gjennomført de første forankringsaktivitetene?

    Verktøy for fasen

    Sist endret: 
    16. aug 2017

    Deldette