Difi: Prosjekt eInnsyn

Difi har gått sammen med Oslo kommune for å lage en felles innsynsløsning for kommune og stat.

Publisert: 07. sep 2018, Sist endret: 15. apr 2019

Offentlig elektronisk postjournal (OEP) ble første gang lansert i 2010. I 2014 ble det kartlagt at løsningen hadde svakheter når det gjaldt informasjonsforvaltning og skalering.

Dette var problemer som måtte håndteres, og OEP i sin daværende løsning måtte forbedres. Difi fikk ansvar for prosjektet. I juni 2016 gikk Difi sammen med Oslo kommune for å lage en felles innsynsløsning for kommune og stat. Bakgrunnen for dette var at Difis prosjekt eInnsyn og Oslo kommunes prosjekt Søk i politiske saker hadde tydelige grenseflater og overlappende målsettinger som best kunne nås gjennom et samarbeidsprosjekt. 

De problemstillingene Difi ønsket å ha dialog med Digitaliseringsrådet om, er særlig knyttet til hvordan sikre en god prosess og teknisk løsning mot 120 virksomheter og etter hvert kommuner. I tillegg ønsket de en dialog om pilotering og utrulling av løsningene, styring og oppfølging av prosjektet, samt bruk av felleskomponenter. Problemstillingene vil bli belyst i anbefalingene under. 

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Vær tydelig på hvilke problemer prosjektet løser med den nye løsningen

De opprinnelige intensjonene med de to prosjektene i Difi og Oslo kommune er ulike, men er komplementære når det gjelder å få innsyn i politiske prosesser og vedtak i det offentlige generelt.  Det kommer ikke klart frem av dokumentasjonen hva den nye OEP-løsningen skal gjøre som den gamle løsningen ikke gjør.

Et eksempel er at brukeren i dagens løsning kun får opp en liste med journalposter, mens det i den nye løsningen vil være mulig å få direkte tilgang til dokumentene. Dere bør tydeliggjøre endringer i mål og funksjonalitet slik at disse er i tråd med det nyetablerte samarbeidsprosjektet. Dere må uttrykke hovedformålet med samarbeidsprosjektet tydeligere i styringsdokumentasjonen.

Sørg for en reell involvering av brukerne av ny løsning

Det er veldig viktig med god involvering av brukerne som skal levere dokumenter til og hente ut informasjon/dokumenter fra den nye løsningen. Prosjektet har gjort et godt arbeid med å involvere brukere så langt. Vi ser at dere har etablert referansegrupper og arbeidsgrupper for presse/media, innholdsleverandører og prosesser/kvalitet.

Det er imidlertid noe uklart for Digitaliseringsrådet hvem som inngår i gruppene innholdsleverandører og prosesser/kvalitet. Det kommer ikke klart frem hvordan saksbehandlerne påvirkes og hvordan prosjektet legger til rette for reell involvering av disse. Vi legger til grunn at dere vil involvere saksbehandlere fra ulike typer virksomheter for å avdekke ulike behov.

Etabler et tett samarbeid med KS

Prosjektet har ambisjoner om å lage en løsning som dekker behovene til hele offentlig sektor. Det er viktig at prosjektet forsikrer seg om at løsningen som utvikles for Oslo kommune har overføringsverdi til andre kommuner, spesielt de minste kommunene. For å kunne realisere målet om å lage en løsning for samtlige kommuner mener vi det er viktig at dere etablerer et tett samarbeid med KS. 

Konkretiser gevinstene i en gevinstrealiseringsplan 

Den samfunnsøkonomiske analysen som ligger til grunn for prosjektet viser et stort gevinst-potensiale. Samtidig viser den at forutsetningene for gevinstene er usikre når det gjelder i hvilken grad virksomhetene tar i bruk løsningen slik den er tenkt. Realisering av det store gevinstpotensialet forutsetter at hver enkelt saksbehandler i de 120 statlige virksomhetene tar stilling til offentlighet i samme arbeidsprosess som de arkiverer dokumentene (forhåndsklassifiserer).

I neste fase gjelder dette saksbehandlerne på kommunalt nivå, i første omgang Oslo kommune - og deretter resten av kommunene. Å få til dette er et stort og komplekst arbeid, kulturendringen vil berøre samtlige brukere i stat og kommune. Vi anbefaler at Difi og Oslo kommune ikke undervurderer arbeidet dere må gjøre med dette og ressursene dere må sette inn for å lykkes. 

Dere må lage en gevinstrealiseringsplan som konkretiserer kvantitative og kvalitative gevinster, roller, ansvar og tiltak dere må gjennomføre for at gevinstene skal kunne tas ut.  For å få et helhetlig bilde av gevinstpotensialet bør dere også beregne kostnader hos de som skal gjøre jobben. 

Legg til rette for gevinstrealisering hos virksomhetene

Som for fellesløsninger ellers vil det være en problemstilling at gevinstene kommer i andre virksomheter enn hos de som tar investeringen. Digitaliseringsrådet mener derfor at dere bør sette av tilstrekkelig med tid og ressurser til å jobbe systematisk med gevinstrealisering for å lykkes i dette prosjektet. Slik vi forsto dere i møtet vil dere legge til rette for gevinstrealisering ved blant annet å lage skjemaer hvor virksomhetene kan dokumentere effekter av ny løsning.

Dere opplyser at dere også vil ha kompetansehevende tiltak. Dette kan være gode virkemidler. Digitaliseringsrådet mener imidlertid at det er behov for en mer helhetlig tilnærming til gevinstarbeidet. En tydeliggjøring av hvor gevinstene kommer vil også kunne bidra til motivasjon hos de som skal ta i bruk løsningen.  

Klargjør styringsstrukturen for samarbeid

Prosjektene i Difi og Oslo kommune var begge i gjennomføringsfasen da de ble slått sammen. Det å slå sammen prosjektorganisasjoner i pågående prosjekter kan ofte være krevende, slik dette prosjektet også har erfart. Digitaliseringsrådet synes at Difi og Oslo kommune har tatt noen gode grep for å lykkes med sammenslåingen. Vi anbefaler at dere snarest oppdaterer planer og dokumenter som synliggjør det nye samarbeidet. Dere må blant annet avklare hvordan dere håndterer avvik og ev. konflikter.  

Hvis dere ikke etablerer en hensiktsmessig styringsstruktur risikerer dere at unødvendig mange beslutninger blir løftet til ledernivå/eskalert.  

Dere sier selv at prosjektet skal levere en løsning som kan brukes av 120 statlige virksomheter og Oslo kommune, og på sikt samtlige kommuner i Norge.  For å få til dette må dere involvere KS og tydeliggjøre deres rolle og ansvar arbeidet. 

Involver Skate

Gitt at eInnsyn blir en løsning som skal brukes av alle offentlige etater, anbefaler vi at dere vurderer om dere skal legge prosjektet frem for Skate for å avdekke behov og parallelle spor som bør henge sammen. Dette vil også kunne gi god forankring for det endringsarbeidet som etatene må gjennomføre fremover.  I tillegg er eInnsyn et interessant eksempel på kommune-stat-samarbeid som det er viktig å dele erfaringer rundt. 

Oppdater og konkretiser usikkerhetsanalysen

Dere bør tydeliggjøre styringsdokumentasjonen med hensyn til usikkerhet og usikkerhetshåndtering.  En oppdatert usikkerhetsanalyse vil være nyttig for Difi og Oslo kommune i den videre styringen og oppfølgingen av prosjektet. Analysen bør inneholde de viktigste usikkerhetene i prosjektet, hvilke tiltak dere bør gjennomføre for å redusere usikkerhet samt hvem som er ansvarlig for de ulike tiltakene.  

Særlige usikkerheter dere bør vurdere i en slik analyse er: 

  • Tydeliggjør usikkerheter knyttet til at det er et samarbeidsprosjekt. Beskriv roller og ansvar i dette.  

  • Tydeliggjør grenseflater mot Arkivverket/ eArkiv. Sammenhengen til eArkiv fremstår som klar i løsningskonseptet, og det er bra at dere har etablert et godt samarbeid med Arkivverket. I dokumentasjonen skriver dere imidlertid at samarbeidet er satt på vent. Vi anbefaler vi at dokumentasjonen gjenspeiler det faktiske samarbeidet med Arkivverket.

Vurder konkurransestrategien for samarbeidsprosjektet

Konkurransestrategi og leverandørsamarbeid er ikke eksplisitt omtalt i styringsdokumentasjonen vi har mottatt. Temaet ble heller ikke grundig belyst i møtet med Digitaliseringsrådet. Bør Difi og Oslo kommune gjøre en vurdering av leverandørsamarbeidet og hvordan dette ev. påvirkes i lys av at prosjektet har gått fra å være et Difi-prosjekt til å også omfatte kommunene?

Oppfyll kravene i Digitaliseringsrundskrivet

Digitaliseringsrådet forutsetter at krav og føringer i Digitaliseringsrundskrivet er ivaretatt i prosjektet. Dette gjelder særlig utarbeidelse av en gevinstrealiseringsplan.

Slik melder du inn et prosjekt til vurdering

For at Digitaliseringsrådet skal kunne hjelpe deg, må vi ha informasjon om prosjektet ditt. På denne siden finner du overordnet informasjon om hvordan du melder inn en prosjekt til vurdering.

Deldette

Lær av andres digitaliseringsprosjekt

Arkivverket: Digital langtidsbevaring

Arkivverket ønsker raskt å lage en felles nasjonal tjeneste for digital langtidsbevaring. Tjenesten skal være fremtidsrettet og kunne håndtere store og komplekse datasystemer.

Arkivverket: eArkiv

Arkivverket er i gang med et forprosjekt for å vurdere alternative konsepter og planlegge arbeidet med etablering av en eArkiv-løsning.

Brønnøysundregistrene: Felles datakatalog

Prosjektet skal skaffe oversikt over hvilke data det offentlige forvalter og etablere en felles offentlig datakatalog med en felles forståelse av hva informasjonen betyr.

Difi: Deling av data

Prosjektet skal gjøre det enklere å få tilgang til og bruke offentlige data og informasjon.

Difi: Prosjekt eInnsyn

Difi har gått sammen med Oslo kommune for å lage en felles innsynsløsning for kommune og stat.

Direktoratet for e-helse: Elektronisk helsekort for gravide

Prosjektet skal erstatte dagens papirbaserte helsekort for gravide med ny elektronisk faglig forsvarlig løsning som er tilgjengelig for kvinnen og helsepersonell som driver svangerskapsomsorg, både i primær- og spesialisthelsetjenesten samt private aktører

Direktoratet for e-helse: Felles digital grunnmur

Direktoratet for e-helse leverte i desember 2018 en plan for å utvikle en grunnmur til Helse- og omsorgsdepartementet. Planen skal svare på ett av de overordnede målene i nasjonal e-helsestrategi - Etablering av felles grunnmur.

Direktoratet for e-helse: Helsedataprogrammet

Helsedataprogrammet skal bidra til bedre folkehelse, kunnskapsbaserte helsetjenester og bedre styringsunderlag for å gjøre riktige prioriteringer av ressursbruk, samt mer involverte innbyggere og en styrket pasientrolle.

Direktoratet for E-helse: Pasientens legemiddelliste

Prosjektet Pasientens legemiddelliste (PLL) skal gjøre det mulig for helsepersonell på tvers av helsetjenesten å få sanntidsinformasjon om hvilke legemidler pasienten har fått. Pasienten får tilgang til tilsvarende informasjon.

Domstolsadministrasjonen: Digitale domstoler

En digitalisering av domstolene vil modernisere og effektivisere saksbehandlingen. Prosjektet Digitale domstoler er DAs langsiktige satsning for å effektivisere og modernisere rettsprosessen.

Domstolsadministrasjonen: ESAS 2020

Prosjekt elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden (ESAS 2020) skal fullføre utrulling av elektronisk informasjonsflyt for alle aktører i straffesakskjeden.

Enova: Prosjekt 42

Enova har en visjon om å skape livskraftig forandring og en ambisjon om å gå foran som et godt eksempel på effektivitet i offentlig forvaltning. Prosjekt 42, P42, er et program for helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling.

Entur: Digitale tjenester

Entur har tre hovedmål for arbeidet med digitale tjenester: Å tilrettelegge for gjennomføring av jernbanereformen, modernisere systemporteføljen og svare på løpende endringsbehov.

Gassco: Strategi for digitalisering

Gassco forvalter store verdier for samfunnet hvor sikkerheten er avgjørende. Selskapet ønsker å bruke innovasjon og digitalisering som drivere for å utvikle virksomheten og har tatt noen viktige grep, blant annet ved å utarbeide en digitaliseringsstrategi og opprette en innovasjonsenhet.

Konfliktrådet: Prosjekt digitalisering i Konfliktrådet

Formålet med prosjektet er å digitalisere prosessene mellom brukerne og Konfliktrådet, mellom samhandlingspartnerne politiet/påtalemyndigheten, domstolene og kriminalomsorgen og konfliktrådet, samt internt i virksomheten.

Kystverket: Prosjekt BarentsWatch Felles ressursregister

Overordnet formål med prosjektet er å spare menneskeliv. Prosjektet skal utvikle et datasystem som gir de offentlige etatene med et operativt ansvar for å sikre liv, helse, miljø og eiendom, oppdatert informasjon om tilgjengelige ressurser.

Norges geologiske undersøkelse: Undergrunnsprogrammet

Prosjektet Undergrunnsprogrammet skal øke tilgangen til og forbedre kvaliteten på informasjon om undergrunnen gjennom å digitalisere og effektivisere arbeidsprosessene knyttet til innsamling og bruk av data om undergrunnen.

Riksantikvaren: Delegeringsprosjektet

Stortinget har vedtatt at de nye folkevalgte regionene skal få en styrket rolle. RA skal delegere førstelinjeansvaret for de fleste saksfelt til regionene. Delegeringsprosjektet skal tilrettelegge for delegering av disse oppgavene.

Utenriksdepartementet: Prosjekt eSøknad

Det primære formålet med prosjektet er å møte kravet om at tjenester med årlig volum over 3000 skal være digitale (Digitaliseringsrundskrivet 2015), men målet er også å effektivisere intern saksbehandling og kontakten med publikum. 

Utlendingsnemda: Klagebehandling for fremtiden

UNE har fått i oppdrag fra justisdepartementet å gjennomføre et forprosjekt for modernisering av IKT-systemene. UNE har startet forprosjektet klagebehandling for fremtiden (KLAFF), som skal levere grunnlag til et satsingsforslag til statsbudsjettet for 2019.