OsloMet: Prosjekt Arbeidslivsportalen

OsloMet skal utvikle en digital samhandlingsløsning for arbeidslivet, studenter, universiteter og høgskoler.

Publisert: 13. sep 2018, Sist endret: 15. apr 2019

 Målet med prosjektet er å forbedre og forenkle samhandlingen mellom aktørene som er involvert i studentpraksis. Høyere kvalitet i praksisstudiene er det primære målet. Digitalisering av arbeidsprosesser skal føre til lavere ressursbruk og bedre brukeropplevelser for studentene, praksisstedene og de ansatte ved utdanningsinstitusjonene.  

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Klargjør konsekvensene av målet om en nasjonal løsning 

Ambisjonen med prosjektet er nasjonal utbredelse. Dere forteller at UNIT, Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, vil ha en viktig rolle for utbredelsen og at dette temaet er på agendaen i Digitaliseringsstyret i UH-sektoren. Fordi målet er en nasjonal løsning for UH-sektoren er det noen temaer som dere bør kartlegge og ta tak i. 

Dere bør drøfte fremtidig eierskap til data, hvordan løsningen skal ivareta personvern og fremtidig drift. Hvem som skal forvalte en eventuell nasjonal løsning, i tillegg til hvordan drift og forvaltning skal finansieres, er også spørsmål som bør avklares. Vi anbefaler at dere starter prosessen for å avklare disse spørsmålene med departementet og UNIT.   

Beskriv usikkerhetene på kort og lang sikt 

Dere fortalte i møtet at dere skal ha et «aktivt forhold til risikobildet». Vi anbefaler at dere allerede nå vurderer usikkerheter på kort og lang sikt. Fordi dere har en ambisjon om å lage en nasjonal løsning vil det være behov for å lage en usikkerhetsanalyse både for løsningen knyttet til OsloMet og for en nasjonal løsning. 

Beskriv usikkerhetene sammen med UNIT og andre samarbeidspartnere. Dette arbeidet vil hjelpe dere med å finne fallgruver, muligheter og kritiske områder som dere sammen må ta tak i.  

Jobb videre med prosessene

I prosjektdokumentene beskriver dere de nåværende arbeidsprosessene på overordnet nivå. Dere fortalte at dere vil jobbe videre med disse. Bruk tid på å utarbeide de fremtidige prosessene før dere lager en teknisk løsning. Ta utgangspunkt i behovene til studentene og praksisplassene. Hvordan vil dette påvirke arbeidsoppgavene internt? 

Kan dere gjøre ting annerledes og er det arbeidsoppgaver som faller bort? Kan prosesser harmoniseres mellom ulike fagmiljøer og eventuelt også på tvers av universitets- og forskningsmiljøer?  Involver relevante interessenter i arbeidet.  

Få oversikt over integrasjonsbehov

Dere har satt opp prosjektet med et delprosjekt for integrasjon. Det kan være store forskjeller i hvordan de nye løsningene påvirker andre systemer både hos utdanningsinstitusjoner og hos praksissteder. Kanskje vil dere ha en fordel ved at dagens systemstøtte for praksisadministrasjon er begrenset til e-post og enkle oversikter som oppdateres manuelt.

Dere bør skaffe dere en første oversikt over eventuelle integrasjonsbehov og kompleksitet hos både praksissteder og utdanningsinstitusjoner. Deretter kan dere legge en strategi for hvordan dere jobber med integrasjoner.  

Organiser prosjektet etter oppgavene det skal løse

I den fasen dere er i nå vil mye handle om å beskrive prosesser, kartlegge behov, standardisere prosessene og få innspill fra markedet. Når dere har tatt stilling til om dere skal utvikle løsningene selv eller kjøpe en løsning i markedet, vil det være behov for å vurdere prosjektorganisasjonen på nytt. 

Gjennomfør prosjektet smidig 

Dere planlegger å gjennomføre prosjektet etter smidig metodikk. Vi støtter dette. For å lykkes med dette bør dere ha produkteier(-e). Tenk allerede nå på hvem som kan egne seg som produkteier(-e). I tillegg anbefaler vi at dere velger en kontrakt som egner seg for smidig utvikling. Forskning viser at kontrakt med løpende timer er en god tilnærming.  

Vurder hvordan dere kan involvere aktørene med å prioritere hva som skal lages og når. Kystverket/BarentsWatch har erfaring med å utvikle smidig hvor de involverer mange aktører fra offentlige og private virksomheter. Vi anbefaler at dere tar kontakt med dem. 

Etabler samarbeid på flere nivå

Styringsgruppen er stor, men dette kan være klokt med tanke på å forankre prosjektet og når flere skal ta løsningene i bruk. Vi anbefaler at dere involverer aktørene også i prosjektarbeidet. Vi erfarer at de som samarbeider på flere nivå har større muligheter for å lykkes.  

Vurder innovativ anskaffelse 

Dere fortalte i møtet at dere vurderer dialogkonferanse for å få innspill til mulige løsninger på behovene. Vi støtter dette. Gjennom å gå i dialog med markedet kan dere få innsikt i hva som finnes av løsninger i markedet. Kanskje eksisterer det løsninger som lett kan tilpasses slik at det passer deres behov eller kanskje er det behov for å utvikle noe nytt?

En dialogkonferanse er en god start og gir dere grunnlag for å vurdere hvordan dere går videre. I anskaffelsesprosessen må dere også vurdere hvordan dere tar høyde for utbredelse til flere aktører, slik at ikke regelverket forhindrer slik utbredelse, og dere må utlyse ny konkurranse.

Lag en endringshistorie og driv aktiv endringsledelse 

Prosjektet er et fyrtårnprosjekt i digitaliseringsstrategien deres. For at dette skal lykkes må dere trekke de ansatte med på reisen. Vi forstår at ildsjelene er involvert og vil spille en viktig rolle. Finn også de som er skeptiske og ser ulempene, og få dem med i arbeidet. God kommunikasjon gjennom hele prosjektet og god involvering bidrar til at organisasjonen lærer og modnes. 

Det er særlig når konsekvensen for den enkelte blir tydelig at engasjementet øker. For å lykkes med prosjektet og endre måten dere arbeider med praksisplasser, kan dere ha nytte av å lage en endringshistorie om hvordan prosjektet vil forandre de ulike interessentenes arbeid. Fortell den gode historien som prosjektet skal bidra til.  

Lær av andre som har nasjonale løsninger

Flere aktører har erfaring med å utvikle og forvalte nasjonale løsninger, for eksempel Direktoratet for e-helse. I tillegg er det flere fra deres egen sektor som har erfaringer som kan være nyttige for dere.  

Slik melder du inn et prosjekt til vurdering

For at Digitaliseringsrådet skal kunne hjelpe deg, må vi ha informasjon om prosjektet ditt. På denne siden finner du overordnet informasjon om hvordan du melder inn en prosjekt til vurdering.

 

Deldette

Lær av andres digitaliseringsprosjekt

Arkivverket: Digital langtidsbevaring

Arkivverket ønsker raskt å lage en felles nasjonal tjeneste for digital langtidsbevaring. Tjenesten skal være fremtidsrettet og kunne håndtere store og komplekse datasystemer.

Arkivverket: eArkiv

Arkivverket er i gang med et forprosjekt for å vurdere alternative konsepter og planlegge arbeidet med etablering av en eArkiv-løsning.

Brønnøysundregistrene: Felles datakatalog

Prosjektet skal skaffe oversikt over hvilke data det offentlige forvalter og etablere en felles offentlig datakatalog med en felles forståelse av hva informasjonen betyr.

Difi: Deling av data

Prosjektet skal gjøre det enklere å få tilgang til og bruke offentlige data og informasjon.

Difi: Prosjekt eInnsyn

Difi har gått sammen med Oslo kommune for å lage en felles innsynsløsning for kommune og stat.

Direktoratet for e-helse: Elektronisk helsekort for gravide

Prosjektet skal erstatte dagens papirbaserte helsekort for gravide med ny elektronisk faglig forsvarlig løsning som er tilgjengelig for kvinnen og helsepersonell som driver svangerskapsomsorg, både i primær- og spesialisthelsetjenesten samt private aktører

Direktoratet for e-helse: Felles digital grunnmur

Direktoratet for e-helse leverte i desember 2018 en plan for å utvikle en grunnmur til Helse- og omsorgsdepartementet. Planen skal svare på ett av de overordnede målene i nasjonal e-helsestrategi - Etablering av felles grunnmur.

Direktoratet for e-helse: Helsedataprogrammet

Helsedataprogrammet skal bidra til bedre folkehelse, kunnskapsbaserte helsetjenester og bedre styringsunderlag for å gjøre riktige prioriteringer av ressursbruk, samt mer involverte innbyggere og en styrket pasientrolle.

Direktoratet for E-helse: Pasientens legemiddelliste

Prosjektet Pasientens legemiddelliste (PLL) skal gjøre det mulig for helsepersonell på tvers av helsetjenesten å få sanntidsinformasjon om hvilke legemidler pasienten har fått. Pasienten får tilgang til tilsvarende informasjon.

Domstolsadministrasjonen: Digitale domstoler

En digitalisering av domstolene vil modernisere og effektivisere saksbehandlingen. Prosjektet Digitale domstoler er DAs langsiktige satsning for å effektivisere og modernisere rettsprosessen.

Domstolsadministrasjonen: ESAS 2020

Prosjekt elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden (ESAS 2020) skal fullføre utrulling av elektronisk informasjonsflyt for alle aktører i straffesakskjeden.

Enova: Prosjekt 42

Enova har en visjon om å skape livskraftig forandring og en ambisjon om å gå foran som et godt eksempel på effektivitet i offentlig forvaltning. Prosjekt 42, P42, er et program for helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling.

Entur: Digitale tjenester

Entur har tre hovedmål for arbeidet med digitale tjenester: Å tilrettelegge for gjennomføring av jernbanereformen, modernisere systemporteføljen og svare på løpende endringsbehov.

Gassco: Strategi for digitalisering

Gassco forvalter store verdier for samfunnet hvor sikkerheten er avgjørende. Selskapet ønsker å bruke innovasjon og digitalisering som drivere for å utvikle virksomheten og har tatt noen viktige grep, blant annet ved å utarbeide en digitaliseringsstrategi og opprette en innovasjonsenhet.

Konfliktrådet: Prosjekt digitalisering i Konfliktrådet

Formålet med prosjektet er å digitalisere prosessene mellom brukerne og Konfliktrådet, mellom samhandlingspartnerne politiet/påtalemyndigheten, domstolene og kriminalomsorgen og konfliktrådet, samt internt i virksomheten.

Kystverket: Prosjekt BarentsWatch Felles ressursregister

Overordnet formål med prosjektet er å spare menneskeliv. Prosjektet skal utvikle et datasystem som gir de offentlige etatene med et operativt ansvar for å sikre liv, helse, miljø og eiendom, oppdatert informasjon om tilgjengelige ressurser.

Norges geologiske undersøkelse: Undergrunnsprogrammet

Prosjektet Undergrunnsprogrammet skal øke tilgangen til og forbedre kvaliteten på informasjon om undergrunnen gjennom å digitalisere og effektivisere arbeidsprosessene knyttet til innsamling og bruk av data om undergrunnen.

Riksantikvaren: Delegeringsprosjektet

Stortinget har vedtatt at de nye folkevalgte regionene skal få en styrket rolle. RA skal delegere førstelinjeansvaret for de fleste saksfelt til regionene. Delegeringsprosjektet skal tilrettelegge for delegering av disse oppgavene.

Utenriksdepartementet: Prosjekt eSøknad

Det primære formålet med prosjektet er å møte kravet om at tjenester med årlig volum over 3000 skal være digitale (Digitaliseringsrundskrivet 2015), men målet er også å effektivisere intern saksbehandling og kontakten med publikum. 

Utlendingsnemda: Klagebehandling for fremtiden

UNE har fått i oppdrag fra justisdepartementet å gjennomføre et forprosjekt for modernisering av IKT-systemene. UNE har startet forprosjektet klagebehandling for fremtiden (KLAFF), som skal levere grunnlag til et satsingsforslag til statsbudsjettet for 2019.