2.6 - Nettstedet legger til rette for innsyn i postjournal

Offentlighetsloven med tilhørende forskrift lovfester innbyggerens rettighet til innsyn i offentlig virksomhet. Vi belønner derfor virksomheter med nettsteder som tar i bruk webteknologien for å gjøre postjournalene lettere tilgjengelig og enklere å bruke for innbyggeren.

Publisert: 04. jul 2017, Sist endret: 06. jul 2018

Dokumentbestilling betyr at brukeren via funksjonalitet på nettstedet kan kreve innsyn i dokumentene direkte fra nettstedet eller fra eInnsyn (tidligere Offentlig Elektronisk Postjournal - OEP) dersom virksomheten benytter denne som publiseringsløsning. eInnsyn har også støtte for å vise til fulltekstpubliserte dokument. Bestillingsfunksjonen bør være enkel å bruke. Det skal for eksempel ikke være nødvendig å klippe og lime saksnummer, dokumenttittel eller lignende.

Dokumentbestilling via e-post er ikke poenggivende. Alternativet «ikke relevant» blir kun anvendt dersom nettstedet ikke representerer en virksomhet, eller dersom virksomheten av ulike grunner ikke fører journal. Dersom virksomheter av sikkerhetshensyn ikke kan fulltekstpublisere dokumenter, må dette dokumenteres i vurderingen for å få poengmessig full uttelling.

TestpunkterPoeng (25)
Nettstedet har postjournal i HTML med fulltekstpublisering av alle inngående og utgående dokumenter.20
Nettstedet har postjournal i HTML med dokumentbestilling i HTML-skjema.15
Nettstedet har enkel postjournal i HTML.10
Nettstedet har enkel postjournal i nedlastbare formater (som for eksemplel PDF, DOC eller liknende formater).5
Postjournalen har i tillegg gode søk- og sorteringsmuligheter.5
Ikke relevant - Nettstedet representerer ikke en virksomhet eller er eksplisitt unntatt gjennom forskrift.25

Slik tester du

Kontroller om nettstedet publiserer virksomhetens postjournal og hvor omfattende funksjonalitet som er bygd inn i løsningen. Sjekk hvorvidt fulltekstpublisering og dokumentbestilling inngår. Vi stiller krav om at bestillingsfunksjonen skal være i html-skjema. Bestillingsfunksjon via e-post gir ikke poeng. Postjournalen skal inneholde alle inngående og utgående dokumenter (som ikke er unntatt offentlighet). Postjournal som er publisert i PDF, DOC eller likende formater, skal kun ha 5 poeng.

Ekstrapoeng gis der postjournalen har lett tilgjengelig søk- og/eller sorteringsmuligheter. Gode sorteringsmuligheter innebærer mulighet til å sortere journalen etter minst tre av disse typene:

  • Inngående/utgående post
  • Saksnummer/navn
  • Avsender/mottaker
  • Dokumentdato

Alternativet «Ikke relevant» skal bare brukes dersom nettstedet ikke representerer en virksomhet og derfor ikke har egen postjournal, for eksempel www.norge.no, som er en portal eid av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Se ellers de virksomhetene som er listet opp i forskriften til Offentlighetsloven §1 og som er unntatt fra lovens virkeområde.

 

Deldette