Levere sammen

Levere sammen er fasen der samarbeidet som partene er blitt enige om, skal gjennomføres. Tjenesten skal utvikles, innføres og komme i drift.

Publisert: 17. jun 2019, Sist endret: 01. nov 2019
Illustrasjonen viser sirkelen med de tre fasene i sammenhengende tjenester. Fase 3. Levere  sammen er markert.

Sammenhengende tjenester

 

Basert på det valgte konseptet skal dere i denne fasen utvikle løsningen og etablere et godt og fremtidsrettet regime for styring og forvaltning av tjenesten.

Dette er også en fase der dere kan begynne å hente ut gevinster. Fasen avsluttes når tjenesten har kommet i drift, men alle tjenester har behov for kontinuerlig forbedring og videreutvikling. Hvordan ansvaret for dette fordeles, avtales mellom partene i samarbeidet. 

Illustrasjon som viser en del av en sirkel. En del av sirkelen er uthevet. Der vises en mindre sirkel med et kakediagram hvor det er en bygning på hvert stykke. Et menneske står i sentrum av kakediagrammet.
 
 

Aktivitetsliste for fasen Levere sammen

  • Prosjektet må utarbeide en gjennomføringsplan som spesifiserer og detaljerer det kommende arbeidet med å utvikle tjenesten.
  • Inngå en samarbeidsavtale/erklæring om finansiering, rolle- og ansvarsfordelning, samt styringsstruktur for utvikling av tjenesten.
  • Utarbeide en kommunikasjonsplan og plan for lansering av tjenesten.
  • Utarbeide en gevintrealiseringsplan med gevinstansvarlig for respektive virksomheter.
  • Utarbeide en plan for overlevering av tjenesten til forvaltningsorganisasjonen med tydelig ansvar for hvem og hvordan tjenesten skal forvaltes, driftes og videreutvikles.
  • Inngå forvaltnings- og driftsavtaler.

Temaer på tvers

Brukerperspektiv – Ikke tap brukeren av syne

Dere må sikre at innsikten dere får kommer samarbeidet til gode gjennom alle fasene. Brukerinvolvering er viktig hele veien gjennom. Det er alltid rom og behov for forbedring av tjenestene. I en hektisk utviklings- og gjennomføringsfase, er det viktig å ikke tape brukerne av syne.

Brukerinvolvering trenger ikke være vanskelig. Det er enkle og raske måter å involvere brukere på, for eksempel med bruk av videomøter, enkle spørreundersøkelser og brukertesting.

Bli enige om hvordan dere skal forvalte løsningene fremover. Sikre dere at tilbakemeldinger som kommer, ivaretas og kommuniseres på tvers av samarbeidet. 

Dere må bestemme dere for hvordan brukerperspektivet skal ivaretas etter hvert som løsningen går over i drift. Spørsmål som skal avklares er:

  • Hvilke aktører er ansvarlig for dialogen med brukerne?
  • Hvordan skal dere legge til rette for at tilbakemeldinger når frem til den rette aktøren i tjenestekjeden?
  • Hvem har ansvaret for at tilbakemeldingene brukerne kommer med, kommer inn i tjenesten?

Samarbeid – Tenk stort, start smått

Avhengig av hvor omfattende brukerreisen er, vil dere måtte stykke opp og fordele arbeidet som skal gjøres over tid.

Vurder også hvordan dere stegvis kan implementere leveransene slik at dere kan realisere gevinster tidlig, og heller bygge ut løsningen etterhvert.

Større brukerreiser blir fort krevende og kan oppleves som vanskelig å håndtere, men dere kan levere nytte for brukerne relativt raskt ved at ved å gjøre en vurdering av Minste Brukbare Produkt (Minimal Viable Product/MVP). Les mer om suksesskrieterier for gjennomføring av offentlige IKT-prosjekter i Magne Jørgensens oppsummering.

Dere må også planlegge hvordan arbeidet skal fordeles og organiseres mellom virksomhetene. Hvilket arbeid er dere avhengige av å gjennomføre i samarbeid og hva kan løses internt hos en enkelt virksomhet?

Kan dere lage et tidsforløp som bidrar til en god fordeling av gevinster?

Pass på at dere involverer bredt slik at nødvendige interessenter blir hørt eller får delta i utviklingsarbeidet.

Forankring – Mindre smertefull gjennomføring

De fleste virksomheter har egne prosesser for interne prioriteringer. En utfordring ved utvikling av tjenester i samarbeid, er å beholde ressursene man har planlagt for - menneskelige, så vel som finansielle og tekniske - og sikre timing mellom de ulike samarbeidende virksomhetene.

Samarbeidsgruppen må ha god oversikt over virksomhetenes årshjul og prioriteringsrunder. Prosessene i samarbeidet må tilpasses disse prosessene så godt som mulig. Det er også nasjonale forankringsprosesser dere skal ta hensyn til og ivareta i gjennomføring og forvaltningen videre.

Dersom samarbeidsstrukturen fungerer godt bør den beholdes i gjennomføringsfasen. Dette gir dere et bedre grunnlag for å ta felles grep dersom forankringen er mangelfull i noen av samarbeidsvirksomhetene. Skal dere samarbeide om forankringstiltak? Det er ikke alltid lett å bli profet i egen organisasjon, og en samarbeidsgruppe kan fungere som en energipille slik at eventuell motstand blir lettere å håndtere for den enkelte.

Det kan være lurt å bruke litt tid på kommunikasjon rundt tjenesteutviklingen: Hva skal vi lage, og hvordan skal vi lage det? I prosjektet DIGI-UNG, et samarbeid mellom Helsedirektoratet, Direktoratet for eHelse og Bufdir, har de laget en "one pager" som beskriver prosjektet på en kort og konsis måte. Denne finner du nederst på denne siden. 

Jo bedre forankring dere klarer å ha, desto raskere og mindre smertefull gjennomføring. Synliggjør derfor godt hvordan de enkelte tiltak passer inn i den helhetlige brukerreisen, og hvilken nytte og forenkling dere kan oppnå for brukerne når dere tar felles grep.

Styring – Etabler styringsstrukturer

Generelt er det en god regel å dele opp gjennomføringen i delfaser for å oppnå håndterbare og hyppige del-leveranser og bedre styring. Type prosjekt vil legge føringer for hvordan gjennomføringsfasen(e) ser ut.

Delfasene kan brukes for alt fra forhåndsbestemte leveranser og tradisjonelle milepæler til små brukerorienterte sykluser, for eksempel basert på innovasjonsmetodikk og «behov-løsning-test», eller korte og hyppige «sprinter» basert på smidig metodikk. I Prosjektveiviseren kan du få anbefalinger og veiledning for gjennomføringsfasen.

Dere må etablere en tydelig styringsstruktur som legger til rette for kontinuerlig samarbeid og brukerorientering gjennom hele tjenestens livsløp. Husk at tjenesten skal driftes og forvaltes etter prosjektet/aktivitetens slutt. 

Størrelsen på tjenesten som skal utvikles, og den interne avhengigheten mellom de ulike komponentene i tjenesten, vil avgjøre hvor omfattende styringsstruktur det vil være behov for. For små tjenester der det er lite avhengighet mellom komponentene kan dere nøye dere med møter/fora for å utveksle erfaringer og brukerinnspill. Større tjenester vil kreve mer formelle styringsstrukturer, og fast samarbeid på operativt nivå. 

I noen samarbeid vil det være behov for en styringsstruktur med flere nivåer, der toppledere også deltar.

 

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*