Utveksling av tekstdokumenter

Bruksområdet gjelder utveksling av dokumenter som vedlegg til e-post mellom offentlige virksomheter og innbyggere/næringsliv, eller opplastningstjenester som erstatter bruk av e-post.

Bruksområdet er utveksling av tekstdokumenter som vedlegg til e-post mellom offentlige virksomheter eller e-post mellom offentlige virksomheter og innbyggere/næringsliv. Området gjelder både sending og mottak. Et tekstdokument er i denne sammenheng definert som en lesbar meddelelse som inneholder informasjon. Slike dokumenter kan inneholde enkle tabeller, bilder og figurer, men ikke lyd, video eller regneark.

Elektronisk utveksling av dokumenter på annet vis (utfylte webskjema på web, maskin til maskin utveksling og lignende) omfattes ikke av dette pålegget. Nettleserbaserte tjenester håndteres i et eget bruksområde.

Vi ser at en del virksomheter bruker opplastningstjenester istedenfor e-post, og presiserer derfor at opplastningstjenester på internett som erstatter e-post omfattes av dette pålegget. Dette gjelder i tilfeller der man laster opp ustrukturerte dokumenter. Skal løsningen laste opp strukturerte dokumenter (f.eks. XML) for videre automatisk prosessering omfattes det ikke av dette bruksområdet. 

En obligatorisk standard skal følges med mindre du faller inn under en unntaksordning i forskrift.
Anbefalte standarder skal benyttes med mindre du har en god grunn til å la være.

Generelle krav til sending av dokumenter

Det er tillatt å sende et dokument på flere format i parallell. Dette anbefales i enkelte tilfeller, siden enkelte løsninger for svaksynte har dårlig støtte for PDF-formatet og fordi det foreløpig inntreffer en del feil ved bruk av OOXML og ODF på tvers av ulike tekstbehandlere. Difi anbefaler at når du sender parallelt på to format, så må du gjøre det veldig tydelig at det er det samme dokumentet som sendes på ulike format.

Ved produksjon av PDF dokumenter anbefales det at fonter innkapsles (embed) i PDF dokumentene. Dette for i større grad å sikre at dokumentet blir gjengitt korrekt ved visning av dokumentet, uavhengig av plattform som benyttes. Dokumenter som følger PDF/A (ISO 19005-1:2005) har alltid fontene innkapslet i dokumentet.

Det er anbefalt at dokumentene som sendes gjøres tilgjengelig (universelt utformet). Se veileder for utforming av tilgjengelige dokumenter under "interne og eksterne lenker" nederst på siden.

Obligatorisk - sending av dokumenter for lesing

Det er obligatorisk for offentlige virksomheter å sende dokumenter beregnet for lesing på PDF 1.4 – 1.6, PDF 1.7 (ISO 32000-1:2008) eller PDF/A (ISO 19005-1:2005) i kommunikasjon med innbyggere og næringsliv.

Det er anbefalt å sende dokumenter beregnet for lesing på PDF 1.4 – 1.6, PDF 1.7 (ISO 32000-1:2008) eller PDF/A (ISO 19005-1:2005) i kommunikasjon med andre offentlige virksomheter.

Anbefalt - sending av dokumenter for videre bearbeiding

Ved sending av et tekstdokument for videre bearbeiding, anbefaler vi at dere basere dere på en åpen standard (f.eks. ODF eller OOXML (Innebygd i nyere versjoner av Microsoft Office - f.eks. Word/docx.)).

Obligatorisk - ved mottak av tekstdokumenter

Det er obligatorisk å kunne motta ferdigstilte dokumenter og dokumenter for videre bearbeidelse i e-post fra innbyggere, næringsliv og andre offentlige virksomheter på vanlige dokumentformater, som for eksempel Open document format (ODF), Office Open XML (OOXML), PDF (alle versjoner), Portable Network Graphics (PNG ISO/IEC 15948:2003) og Joint Photographic Experts Group (JPEG IDO/IEC 10918-1:1994). (ikke uttømmende liste)

Hjemmel

De obligatoriske kravene er hjemlet i følgende forskrift:
Forskrift om IT-standarder i offentlig sektor - se "interne og eksterne lenker" nedenfor.

Kravene er trådt i kraft. Innført 28.03.2014.

Veileder

Konverter ferdigstilte dokumenter for lesing til PDF formatet før sending. Helst i PDF/A-1, for å understøtte mest mulig gjenbruk (arkivering skal også skje på det formatet) og for god tilgjengelighet til dokumentet. Et dokuments tilgjengelighet er avhengig av hvordan det lages. Her finnes det en egen veileder, se nedenfor.

Relevante standarder

Se nedenfor.

 

 

 

Publisert: 16. sep 2015, Sist endret: 16. apr 2018

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*