Få oversikt over nåsituasjonen

God innsikt i nåsituasjonen til virksomheten er avgjørende for å lykkes. I denne første fasen skal ledelse og medarbeidere utarbeide en diagnose av virksomheten, fastsette mål for effektiviseringen og klargjøre hvilke gevinster virksomheten ønsker å oppnå.

Hvem gjør hva?

Ledelsen

 
 

Ledelsen må gjøre seg kjent med overordnet budsjettsituasjon, rammebetingelser, trender og utvikling, organisatorisk sammensetning og kostnadsdrivere. Eksempel på analyser som kan gi et utgangspunkt for slik kjennskap er:

  • Oversikt over virksomhetens regnskap siste år
  • Statistikk over ansatte (alderssammensetning, årlig turnover, stillingskoder)
  • SWOT-analyse (analyse av virksomhetens utgangspunkt, trender, styrker, svakheter, muligheter og trusler). Hvordan vurderer dere virksomhetens fremtidsutsikter? Hvilke muligheter har dere? Hva mener dere er utfordringene for deres virksomhet?

Med bakgrunn i analysene: Hva skal være mål for effektiviseringsprosessen? Legg til grunn et flerårig perspektiv. Er det mulig å konkretisere hvordan gevinstene skal realiseres?

Hvordan virksomhetens kompetanse forvaltes fremover har stor betydning for hvordan effektiviseringsgevinstene blir realisert. Strategisk kompetanseplanlegging er derfor nødvendig.

Programgruppen

Programgruppen har ansvaret for å involvere medarbeidere og tillitsvalgte og be dem komme med forslag til effektiviseringstiltak. Bruk ulike kanaler:

  • Intranett
  • Dialogmøter: Avdelingsnivå og med utvalgte medarbeidere. Eventuelt også ledergruppene, seksjoner, tillitsvalgte, fagforeningenes årsmøte med videre
  • Postkassefunksjon som gjør det enkelt å melde forslag

 Sett en klar tidsfrist for når innspill kan meldes inn til programgruppen. La medarbeidere få leve seg inn i rollen som administrerende direktør.

Du er administrerende direktør for de neste 3 minuttene og skal kutte driftskostnader med 10 % innen 3 år (eventuelt øke produksjonen med 10 % innenfor samme økonomisk ramme). Hvilke tiltak hadde du satt i gang?

Leveranser

  • Samlet liste over mulige tiltak fra ledergruppen
  • Samlet liste over medarbeiderinnspill

Verktøy

Her finner du forslag til verktøy og maler som kan benyttes i denne fasen.  Finn ut hva som passer din virksomhet, og tilpass. Verktøyene skal benyttes som utgangspunkt for diskusjoner i ledergrupper/prosjektgrupper og med tillitsvalgte, samt som utgangspunkt for ytterligere analyser.

Forankre effektivisering i virksomheten

Vi har laget en presentasjon som kan benyttes når effektiviseringsarbeidet starter. Tilpass presentasjonen til din virksomhets utfordringer og hvem dere presenterer for, for eksempel ledergruppen.

 Last ned presentasjonen (PPTX)

Posisjonsanalyse

Etter at tall og resultater er diskutert, kan ledergruppa definere muligheter og trusler i virksomheten.

Last ned mal for posisjonsanalyse/SWOT (PPTX)

 

Neste steg: Prosjektprioritering
Steg 2 er å velge hvilke prosjekter du vil gå videre med

 

Sist endret: 
22. mai 2017

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*