Prioriter hvilke prosjekter du vil jobbe videre med

I denne fasen prioriterer programledelsen og styringsgruppen hvilke konkrete prosjekter som skal iverksettes. Effektiviseringspotensialet skal kartlegges, og mulige tiltak for å realisere gevinsten skal beskrives.

Hvem gjør hva?

Programgruppe

Prosjektprioritering, illustrasjon
 
 

Programgruppen sorterer innspill fra medarbeidere. Likelydende innspill sorteres sammen. Gjør dette slik at avsender kjenner igjen eget innspill.

For å oppnå felles styring av hele effektiviseringsporteføljen kan det utarbeides en liste bestående av:

  • Innspill fra medarbeidere
  • Tidstyver det skal arbeides videre med
  • Innspill fra ledergruppa
  • Påbegynte effektiviserings- og moderniseringsprosjekter

Listen er antakelser om områder som kan effektiviseres. For å vite mer om effektiviseringspotensialet, vil det være behov for grundigere analyser.

Ledergruppe eller styringsgruppe

Ledergruppen beslutter hvilke delprosjekter som skal prioriteres først. Start med «lavthengende frukter».

Lavthengende frukter er prosjekter som med liten innsats kan gi synlige gevinster. For eksempel kan områder som mange ansatte er opptatt av betraktes som en lavthengende frukt, selv om innsparingspotensialet er beskjedent. Andre lavthengende frukter er områder der innsparingen kan være høy, for eksempel anskaffelser. Prioriter prosjekter som ivaretar begge perspektiver.

Delprosjekter skal konkretisere tiltak og gevinster på de enkelte områdene. Varier hvem som får prosjektlederansvar. Engasjer gjerne berørte mellomledere i avdelinger/seksjoner inn i prosjektene. Avklar hvor mange prosjekter virksomheten kan gjennomføre samtidig. Legg til grunn korte, intensive prosjektperioder, ikke lenger enn 3-4 måneder. Det er viktig å vise til resultater raskt. Etter at de første prosjektene er gjennomført bør dere evaluere arbeidet før nye prosjekter igangsettes.

Hold medarbeiderne informert

Alle som har bidratt er nysgjerrige på hvordan eget innspill er fulgt opp. Glem ikke å melde tilbake til organisasjonen om hvordan dere følger opp arbeidet. Hvilke prosjekter har dere prioritert? Hvorfor prioriterte dere som dere gjorde? Få fram at selv om ikke alle innspill kom med i den første runden så skal nye prosjekter igangsettes senere.

Leveranser

  • Oversikt over prosjekter som skal iverksettes
  • Mal for hvordan prosjektene skal gjennomføres

Verktøy

Her finner du forslag til verktøy og maler som du kan benytte i denne fasen.  Finn ut hva som passer din virksomhet, og tilpass malen.

Mal for å sortere forslag

Malen viser et eksempel på hvordan prosjektgruppen kan samle og sortere forslag til effektiviseringstiltak. Fyll inn informasjon om tiltaket, samt en vurdering av gevinstpotensial, gjennomføringskostnad og realiseringstid. Kolonnen «Totalvurdering potensial» skal inneholde prosjektgruppens totalvurdering av tiltaket basert på vurdering av gevinst, kostnad og tid. De tiltak som er aktuelle må ha en ansvarlig.

Last ned mal for å sortere forslag (XLS)

Mal for prosjektplan

Malen viser en enkel oversikt over uker og dager for 2017. Planen trenger ikke være veldig detaljert. Du bør lage en prosjektplan for hvert delprosjekt, samt en plan for det totale prosjektet/programmet. Eksempler på aktiviteter som bør føres inn i planen:

  • Oppstartsmøte
  • Prosjektgruppemøter
  • Identifisere fagmiljøer
  • Utarbeide evalueringsskjema
  • Gjennomføre evalueringer/intervjue
  • Skrive vurdering og oppsummering
  • Forberede workshop

Last ned mal for prosjektplan (XLS)

 

Neste steg: Beskriv tiltak
Steg 3 er å utrede og beskrive hvilke tiltak som må gjøres

 

 

Publisert: 16. mai 2017, Sist endret: 31. mai 2017

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*