Analyser og beskriv tiltak

I dette steget skal du konkretisere effektiviseringspotensialet i prosjektene du har valgt ut. Hver prosjektgruppe skal foreslå tiltak som realiserer effektiviseringsgevinster. Legg opp til enkel og god rapportering.

Analysere og beskrive tiltak, illustrasjon
 
 

Delprosjektene gjennomføres etter samme struktur. Et felles malverk frigir tid for prosjektdeltakerne, og gjør det lettere å sammenligne på tvers. Det gjør det også lettere for ledelsen å velge ut de beste konsepter og tiltak. 

Eksempler på delprosjekter:

  • Hvordan redusere tidsbruken knyttet til rapportering?
  • Hvordan redusere konsulentbruken?
  • Hvordan effektivisere anskaffelser?
  • Hvilke tjenester skal vi tilby og hvordan tilby dem?

Utarbeid et kortfattede mandat for hvert prosjekt som beskriver hva prosjektet skal utrede.

I hvert enkelt prosjekt beskriver dere nåsituasjonen. Ta hensyn til måloppnåelse og ressursbruk (kostnader, tidsbruk, øvrige nøkkeltall). Utarbeid forslag til et målbilde som også beskriver økonomiske og administrative konsekvenser. Du må beregne gevinstene og lage tiltaksplan for realisering.

Rapportering

Rapporter fremdrift til programleder hver måned for å sikre bevegelse i prosjektet.  

Lag en sluttrapport med anbefalinger som skal presenteres for programgruppe og styringsgruppe. Deretter kan resultatene presenteres for organisasjonen og overleveres til linjen.

Prosjektene som settes i gang i denne fasen, kan betraktes som konsepter i henhold til Difis prosjektmodell. I prosjektene må det vurderes om tiltakene som blir foreslått er av en slik art at virksomheten må sette i gang et eget prosjekt, eller om gjennomføring kan legges i linjen.

Leveranser

  • Prosjektene
    Kortfattet sluttrapport med konkrete mål for effektiviseringen på området og tiltaksplan med klare ansvarsforhold for å realisere gevinstene
  • Programgruppen
    Samlet oversikt over alle effektiviseringstiltak som gjennomføres – forbered årsrapporten

Verktøy

Her finner du forslag til verktøy og maler som kan benyttes i denne fasen.  Finn ut hva som passer din virksomhet, og tilpass malen.

Veileder for gevinstrapportering

Veilederen gir  forklaring på innholdet i gevinstplanen prosjektet skal levere: Nåsituasjon, målbilde, tiltak, gevinster, realiseringsplan. Alle prosjektledere får veilederen ved oppstart av prosjektet.

Last ned veileder for gevinstrapportering (PPTX)

Gevinstrapportering

Plan for å loggføre aktiviteter som gir gevinster.

Beregn gevinst per tiltak og klargjør hvem som er gevinsteier. Gevinsteier skal følge opp helt til gevinstene er realisert.

Det lages én gevinstplan for hvert prosjekt, samt en overordnet gevinstplan for det totale programmet. Gevinstplanen skal følges opp av programledelse og gevinsteier.

Last ned mal for gevinstrapportering (XLSX)

Mal for prosjektplan

Enkel oversikt over uker og dager for 2017. Planen trenger ikke være veldig detaljert. Det bør lages en prosjektplan for hvert prosjekt, samt en plan for programmet.

Last ned mal for prosjektplan (XLSX)

Mal for sluttrapport

Tilpass omfang etter behov. Malen skal sikre at effektiviseringsinitiativene dokumenteres på en ensartet måte slik at programledelsen og ledelsen/styringsgruppen kan følge opp og ta beslutninger på et best mulig grunnlag og for å sammenligne på tvers av initiativer.

Last ned mal for sluttrapport (DOCX)

 

Neste steg: Gjennomfør tiltakene
Steg 4 er å gjennomføre tiltakene du nettopp har beskrevet

 

Publisert: 16. mai 2017, Sist endret: 05. des 2017

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*