Gjennomfør tiltakene

I denne fasen skal tiltakene overføres til linjen og gevinstene realiseres.

Hvem gjør hva?

Ledelsen

Gjennomføre tiltak, illustrasjon
 
 

Ledergruppen har ansvaret for oppfølgingen av det enkelte prosjekt og skal avklare hvem som har gjennomføringsansvar. Overføring fra prosjekt til gjennomføring i linjen er en kritisk fase fordi det ofte vil være andre personer og ledere som har ansvaret for å realisere tiltakene enn de som har utredet dem. 

Kompetanseoverføring fra prosjektorganisasjonen til linjen er nødvendig ved overlevering av prosjektet. Informer avdelingslederne spesielt godt om fremdrift i tiltakene og prosjektene.

Effektivisering vil medføre endret ressursallokering. En forutsetning for å ta ut reelle gevinster er at dere har et bevisst forhold til hvilken kompetanse dere har behov for fremover. Strategisk kompetansestyring og intern jobbrotasjon er ofte en forutsetning for å lykkes.

Innføring av nye digitale løsninger er i mange tilfeller krevende prosesser som innebærer opprettelse av egne prosjektorganisasjoner. Difi anbefaler at prosjektstyring i henhold til prosjektveiviseren.

Programgruppen

Programgruppen kan fungere som bindeleddet mellom utredning og gjennomføring ved at gjennomføringsansvarlig i linjen rapporterer til programmet.

Rapporter avvik i gevinstrealisering, kostnader, fremdrift og kvalitet. Diskuter og beslutt nødvendige tiltak for å lukke avvikene med gjennomføringsansvarlig. Vurder risikoreduserende tiltak.

Rundskrivet om fellesføringen viser til at virksomhetene skal arbeide systematisk med gevinstrealisering av effektiviseringstiltakene. Virksomhet og departement skal i styringsdialogen bli enige om hvordan gevinstene skal håndteres. Regjeringen legger til grunn at noe av innsparingen bør kunne beholdes i virksomheten. Vurder å se de økonomiske gevinstene i sammenheng med investeringsbehovet i IKT. Kan dette bidra til å sette fart i digitaliseringen?

Vær rask med å beskrive resultater i de interne kommunikasjonskanalene. Hvilke nye rutiner gjelder? Hvilken innsparing oppnådde dere? Hva brukes disse gevinstene til? Husk at kvalitetsforbedring også er en gevinst. Hvordan er arbeidshverdagen forenklet? Er det noen medarbeidere som har fått nye arbeidsoppgaver? Prøv å fortelle de gode historiene.

Leveranser

  • Enkel månedsvis rapportering fra gjennomføringsansvarlig
  • Oppfølging på gevinster

 

Neste steg: Veien videre
Jobb med effektivisering selv om tiltakene dine er ferdige

 

Publisert: 16. mai 2017, Sist endret: 02. des 2017

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*