Hvordan kommer dere i gang?

Forutsetningen for å gå i gang med bruk av Robotic Process Automation (RPA) er at du enten vet eller mistenker at du har flere arbeidsprosesser i organisasjonen som vil være lønnsomme å automatisere ved hjelp av RPA.

Ved eventuell oppstart av et RPA-prosjekt er det viktig å sørge for god involvering av IT-avdelingen tidlig, slik at teknisk set-up (installering av programvare, tilgangsstyring etc) går så smertefritt som mulig. Eierskapet i slike prosjekter bør ligge nærmest mulig eier av prosessene som skal automatiseres.

Anskaffelsesprosessen

På anskaffelser.no får du bistand til anskaffelsesprosessen. Her finner du blant annet hjelp til hvordan du gjør en grundig behovsvurdering, samt hvordan du kan gå frem for å involvere brukere i prosessen.

En styringsgruppe bør dermed bestå av prosesseiere, samt en eller flere representanter fra deres IT/driftsavdeling. I tillegg må prosjektet koordineres mot virksomhetens innkjøpsavdeling.

Dersom organisasjonen ser behov for automatisering av arbeidsprosesser, og det er sannsynlig å tro at RPA er en godt egnet programvare å benytte, anbefaler vi følgende enkle verdikjede for å komme i gang:

Illustrasjon av verdikjeden for RPA
 
 

Særlig de to første leddene i verdikjeden krever strategiske beslutninger for virksomheten. Her må dere stille dere spørsmål om hva som er viktig å oppnå med automatisering av prosesser, hvilke måleparametere som skal benyttes for gevinstrealisering, samt hvilken type involvering av ansatte dere ønsker. De videre stegene har et operativt fokus: Her er prioriteringer og strategiske beslutninger tatt, og vi fokuserer på hvordan dere automatiserer enkeltstående prosesser. 

Slik går dere frem

1. Etablere bruttoliste av prosesser

Det første steget handler om å etablere en liste med prosesser som er aktuelle for automatisering i virksomheten. Overordnet kan du velge mellom to alternative tilnærminger for å få en oversikt over prosesser som kan automatiseres.

  1. Helhetlig tilnærming: Du tar for deg hele organisasjonen og alle prosessers automatiseringspotensial (top-down). Du lager en oversikt over alle prosesser og vurderer egnethet og sannsynlig gevinst ved å automatisere de ulike prosessene. Denne tilnærmingen kan ofte oppleves omstendelig og byråkratisk, da det krever mye informasjon og data om alle organisasjonens prosesser. Samtidig gir tilnærmingen en meget god oversikt over organisasjonen, og neste steg (prioritere) vil derfor ofte oppleves enklere.
  2. Etterspør prosesser: Du etterspør prosesser fra organisasjonen som har kjennetegnene nevnt i kulepunktlisten på forrige side (bottom-up). Mange velger denne tilnærmingen for å sikre forankring i organisasjonen samtidig som det gir en fleksibel tilnærming i startfasen (krever ikke en større kartleggingsprosess). Denne tilnærmingen vil gi medarbeidere en medbestemmelsesrett over hvilke prosesser dere automatiserer først.

Robotteknologien er for mange ukjent og nytt. Det er derfor viktig med god informasjon om hva dette er og hvilke type oppgaver som egner seg. Bruk interne kommunikasjonskanaler til å informere de ansatte i virksomheten.

2. Prioritere prosesser

Hvordan dere prioriterer prosesser for automatisering vil være avhengig av hva virksomheten ønsker å oppnå. Er det økt produktivitet som er det viktigste kriteriet for oss, eller er brukertilfredshet eller tilfredshet blant ansatte viktigere? Mange velger å sette tilfredshet blant ansatte som viktigste kriterium i en pilotfase, for å skape trygghet rundt teknologien og dens påvirkning på de ansatte.

For å sørge for at prosjektet gir konkrete gevinster, vil det være nødvendig å sette opp en gevinstplan i denne fasen av prosjektet. Gevinstplanen bør konkretisere hvilke type gevinster som forventes og deres størrelse per automatiserte prosess. Her er det derfor viktig å få inn gode volumestimater for antall oppgaver per prosess, samt andre kvantitative og kvalitative gevinster, og beskrive dem best mulig. Det bør også gjøres estimater for sannsynlige kostnader når prosessene legges til drift/forvaltning. Dette kan blant annet avhenge av hvilke systemer prosessene bruker, hvor ofte disse oppdateres eller hvor ofte det kommer lovendringer eller reformer som påvirker prosessene. Les gjerne mer om drift og forvaltning nederst på disse sidene.

3. Utforme prosesser

Når dere har valgt ut prosesser for automatisering, må disse dokumenteres som grunnlag for utvikling av den automatiserte prosessen. Dokumentasjonen skal kunne gjenbrukes og endres i ettertid. Det er vanlig å beskrive prosessene gjennom et flytdiagram, med beskrivelse på tastetrykk-nivå per steg, inkludert skjermbilder av hva den/de ansatte gjør gjennom prosessen.

Erfaring viser at manglende dokumentasjon ofte fører til at man ikke får optimalisert prosessene før automatisering, samt mye ekstraarbeid når prosessen ligger i forvaltning. For å designe en god prosess er det viktig å tenke gjennom hvordan den kan forenkles og strømlinjeformes før automatisering. Noen eksempler på dette er:

  • forenkle prosessgangen, ved å redusere antall steg, mennesker og/eller systemer som benyttes
  • definere avvik fra normal prosessgang, samt hvilke saker som skal sendes til manuell behandling (f. eks. når lovverket krever en skjønnsmessig vurdering).

4. & 5. Utvikle og teste prosesser

Når dere skal utvikle og teste prosessen må dere sørge for riktig kompetanse. Prosjektet må være godt kjente med teknologien, og dermed også med aktuell programvare.

Dersom behovsvurderingen tilsier at dere har behov for ekstern kompetanse i denne fasen, må dere gjennomføre en anskaffelse av konsulenttjenester. Det er viktig å analysere behovet for totaliteten av bistand før anskaffelsen settes i gang. 

Utvikling og testing skjer gjentagende, og det er her særlig viktig å sørge for god bredde i testdata, ettersom prosessen ofte utelukkende har blitt behandlet av mennesker tidligere.

6. Sette prosesser i produksjon

For å sette prosesser i produksjon kreves det anskaffelse av programvare. Kjøp av RPA-teknologi er relativt nytt i offentlig sektor, kun et fåtall virksomheter har tatt i bruk teknologien. RPA er i de fleste tilfeller hyllevare. Vi viser til anskaffelser.no sin veiledning for systemanskaffelser når du skal i gang med anskaffelsen.

Mange offentlige aktører vurderer anskaffelse av RPA. Kanskje finnes det stordriftsfordeler ved å gå sammen med andre offentlige aktører ved innkjøp og slik utfordre leverandørmarkedet? Det er ofte nyttig å ha dialog med markedet for å lære om potensielle muligheter før anskaffelsen utlyses.

Kanskje er det nyttig å samarbeide med andre aktører om prosessen? Leverandørutviklingsprogrammet bistår for øyeblikket kommuner som vil gå sammen om anskaffelse av robotiseringsteknologi med anskaffelsesforløp og erfaringsdeling. Kontakt prosjektleder Hanne Lystad for en uformell prat.

7. Drifte og forvalte prosesser

Prosesser som er automatisert gjennom bruk av RPA har ofte høyere drifts- og forvaltningskostnader enn andre applikasjoner. Dette er fordi prosessene er automatisert gjennom bruk av eksisterende systemer, slik de så ut da prosessen ble automatisert. Det vil si at dersom et kjernesystem endrer seg – om så bare litt – kan det ha utslag på den automatiserte prosessen. Et eksempel vil være dersom en prosess avsluttes ved å trykke på en «send»-knapp i et system, og denne knappen flyttes litt ved oppdatering av systemet, vil den automatiserte prosessen ha behov for tilsvarende oppdatering.

Publisert: 21. nov 2017, Sist endret: 27. nov 2017

Deldette

Kontakt

Hjelp oss å bli bedre

Vi leser alt, men du blir anonymisert og vi kan derfor ikke svare deg. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*