Liten virksomhet - stor gevinst

Pensjonstrygden for sjømenn (PTS) sto i 2010 ovenfor et generasjonsskifte årene. Arbeidet var den gang preget av manuelle arbeidsprosesser med IT-støtte for dette. I tildelingsbrevet fra 2009 framsatte departementet tydelige forventinger om endring og fornyelse.

Hvorfor startet dere arbeidet?

Arbeids- og sosialdepartementet ba i 2009 PTS om å lage en helhetlig plan for hvordan virksomheten kunne fornyes og forenkles. Plandokumentet, Virksomhetsstrategi 2010 – 2013 ble levert desember 2009.

PTS startet arbeidet med virksomhetsstrategien med å gjennomføre SWOT-analyse. I denne redegjorde PTS for hvilke svakheter det var nødvendig å gjøre tiltak på. SWOT-analysen pekte på følgende svakheter:

  • Gamle IT-systemer
  • Manuelle og tungvinte løsninger
  • Stor kompetansesårbarhet knyttet til
    • IT-kompetanse
    • Brukerkompetanse - høy brukerterskel på systemene
    • Generasjonsskifte - høy gjennomsnittsalder, 50% kunne pensjonere seg ila strategiperioden
  • Behov for Selvbetjeningsløsninger
    • Bedre brukerorientering
    • Lavere saksbehandlingstid
  • Implementere pensjonsreformen

PTS utarbeidet en virksomhetsstrategi med tidshorisont 2010-2013. Denne besto av følgende:

  1. Visjon og virksomhetside (raison d’etre) for PTS
  2. Verdier som skal kjennetegne PTS
  3. Fem strategiske mål ble utarbeidet
  4. Fastsatt styringsparametere pr mål med klare måltall

Hvordan er arbeidet strukturert?

Prosjektet var delt i tre delleveranser: 1) Premieprosessen (DL1), 2) Pensjonsprosessen (DL2) og 3) Rapporter, prognoser (DL3.1) og pensjonssimuleringsløsning (DL3.2). Arbeidet ble gjennomført gjennom en rekke delleveranser knyttet til effektive selvbetjeningsløsninger og effektive interne prosesser

Det ble satt opp følgende må, med tilhørende styringsparametre med klare måltall:

  • Ta ut effektiviseringsgevinster
  • Øke kunde- og medlemstilfredshet
  • Redusere sårbarhet
  • God kvalitet og sporbarhet
  • Høy medarbeidertilfredshet

Resultater så langt

PTS har fått

  • Effektive selvbetjeningsløsninger og interne prosesser på sine tjenester.
  • Redusert bemanningen med 38 prosent, stort sett gjennom naturlig avgang.
  • Økt kostnadseffektivitet.
  • Bedre kundetilfredshet
  • Redusert sårbarhet i systemene betraktelig.
  • Medarbeidertilfredsheten har også gått opp.

Suksessfaktorer

  • God forankring hos ansatte, styre og departement
  • Fullt eierskap i ledelsen
  • Gjennomføringsevne
  • Involvering og innsatsen fra de ansatte
  • Godt og tett samarbeid med de tillitsvalgte, formelt og uformelt
  • Delt opp i delleveranser – ta ut gevinster løpende, holde motivasjonen
  • Sikre tilgang til god ekstern bistand - spesielt viktig i en liten virksomhet
Publisert: 16. mai 2017, Sist endret: 21. mai 2017

Fant du det du lette etter?

* er obligatoriske felter som du må fylle ut for å sende skjemaet. Hvis du har et spørsmål du ønsker svar på, vennligst se www.difi.no/om-difi/kontakt-oss

Fant du det du lette etter?
*