Telemark fylkeskommune: Automatisk skoleskyss-søknad

Brukerne ble invitert inn i arbeidet med automatisk skoleskyss søknad

Søknadsprosessen for skoleskyss viste seg å være tungvinn og tidkrevende både for elevene og de ansatte i Telemark fylkeskommune. Det var behov for å utvikle en ny digital løsning som både skulle øke kvaliteten i søknadsprosessen, og gi en bedre og mer effektiv søknadsprosess for elevene og de ansatte.

Behov

Om prosjektet

Fylkeskommune: Telemark

Løsningstype: Digitalisering

Behovsområde: Oppvekst skole

Start: Vår 2015

Slutt: Høst 2015

Kontakt: Evy-Anni Evensen

Ved tilbakeføring av kollektiv transport til egen organisasjon, oppdaget egne ansatte at søknadsprosedyrene for skoleskyss for elever var veldig manuelle, og tok mye tid for både elever og ansatte. Samtidig har vi erfart at fagsystemleverandører ikke har levert det vi har behov for av funksjonalitet for å få best mulig effektive og digitale tjenester. Vi har behov for å slå opp og overføre informasjon mellom både nasjonale og egne fagsystemer. For å utvikle en mest mulig kostnadseffektiv løsning var det derfor behov for å etablere et internt utviklerteam.

Prosess

For å nå målsettingene om bedre digitale tjenester og effektiv tjenesteproduksjon, har Telemark fylkeskommune etablert en styringsstruktur for å avdekke behov hos brukere og organisasjon, prioritere de riktige prosjektene og utvikle løsninger. Fylkeskommunen har etablert bruk av metodeverk og en styringsstruktur for digitaliseringsprosjekter. Metodeverk fra KS og Difi benyttes til å involvere alle aktuelle brukergrupper og avdekke endringsbehovene. Gevinstanalyser gjennomføres for å få et godt beslutningsgrunnlag.

I arbeidet med automatisk skoleskyss søknad brukte vi KS sitt rammeverk for brukerinvolvering (tjenestedesign) og gevinstrealisering. Arbeidet begynte derfor med å samle aktører som er berørt av denne arbeidsprosessen. Det ble gjennomført et gevinstverksted der vi avdekket de ulike behovene og gjennomførte gevinstanalyser. Ut av dette kom det en endrings- og gevinstanalyse som dannet grunnlaget for beslutningen i porteføljestyret om å iverksette prosjektet.

Løsning

Løsningen består av flere «deler». Når eleven skal sende inn en skoleskyss søknad møter de en nettside som inneholder et absolutt minimum av informasjon eleven må oppgi. Øvrig informasjon hentes automatisk fra nasjonale og egne registre. Dette gir en betydelig reduksjon i antallet felt eleven må fylle ut, fra 53 til 3. Systemet genererer så selv en søknad, og sørger samtidig for at denne blir korrekt arkivert.

Systemet tar seg også av selve saksbehandlingen. Reiseavstander blir kalkulert og sammenlignet opp mot gjeldende regelverk. Hvis dette er innenfor, innvilges så søknaden, og et akseptbrev blir sendt ut automatisk via KS Svarut.

Elevenes brukerreise

Effekt

Mange av effektene til automatisk skoleskyss søknad kommer elevene, med foresatte, til gode. For elevene betyr dette at de nå kan sitte hvor som helst og søke om skoleskyss, og de får svar innen ett minutt. Automatisk skoleskyss søknad gir økt kvalitet til brukerne. Ved gjenbruk av nasjonale og egne register så kvalitetssikres nå all informasjonen. Den nye løsningen er også sikrere ettersom all informasjonen behandles digitalt, og alt blir korrekt arkivert.

For fylkeskommunen gir automatisk skoleskyss søknad større produktivitetsgevinster. Arbeidsoppgaver som tidligere var manuelle har nå blitt automatisert og overlatt til «roboter». Dette gjelder både informasjonsinnhenting og saksbehandling som nå er automatisert.

Høsten 2015 ble 82 % av alle søknadene automatisk saksbehandlet, og 61 % av elevene leste vedtaket sitt digitalt.

Oppfølging av gevinstrealisering rapporteres i egne politiske saker til hovedutvalg for administrasjonssaker, som har fått ansvaret for oppfølging av gevinstarbeidet i fylkeskommunen.

Skalering

Alle digitale løsninger som Telemark fylkeskommune utvikler, er dokumentert og delt på www.github.com/telemark.

Det er fritt og gratis for både offentlig sektor og private bedrifter å ta løsningene i bruk. Vårt mål er at dette kan være et bidrag til at andre kan ta løsningene i bruk.

Kontakt

Ønsker du å lære mer om Automatisk skoleskyss-søknad eller digitaliseringsprosjektene til Telemark fylkeskommune, kan du kontakte Evy-Anni Evensen: evy-anni.evensen@t-fk.no

Publisert: 07. feb 2017, Sist endret: 09. jul 2018

Deldette

Kontakt

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut