Difi: Barrierer mot mer offentlighet. Utvikling av tjenesten e-innsyn

Stimulab 2016: Den nye løsningen for offentlig elektronisk postjournal, eInnsyn, har utviklet en ny løsning for publisering og innsyn i offentlige saker, der ett av målene er å publisere mer av dokumentene fra forvaltningen i fulltekst. Prosjektet har sett nærmere på barrierene for dette og laget en kokebok for å gjøre implementeringen enklere.

Publisert: 05. okt 2018, Sist endret: 04. jan 2019

Målet med Barriereprosjektet var å sikre at det utvikles en kultur, tillit og arbeidsprosesser for realisering av gevinstpotensialet i eInnsyn. Ved bruk av designmetodikk og involvering av brukere, identifiserte og endret prosjektet teknologiske, kulturelle og organisatoriske barrierer. Dette ble gjort gjennom å pilotere innføring av den nye tekniske løsningen i to virksomheter. 

Etter gjennomført behovskartlegging gjennomgikk virksomhetene saksbehandlingsprosesser og forventede gevinster fra eInnsyn i detalj. Det ble gjennomført møter med både arkiv og saksbehandlere tilstede, og virksomhetene avdekket hvilke områder i saksbehandlingsprosessen som ble berørt av eInnsyn, og drøftet nye arbeidsrutiner. Resultatet ble en praktisk rettet veileder for virksomhetsledere og prosjektledere som skal implementere eInnsyn i virksomheten.

Involverte aktører: Difi, Barne- og likestillingsdepartementet, Norges vassdrags- og energidirektorat.


Prosjektets mål

Saksbehandlingsprosessen i hver virksomhet måtte kartlegges mer i detalj, for å identifisere eksakte krav til nye prosesser og rutiner ved bruk av eInnsyn.

  • Gevinster ved bruk av eInnsyn burde kartlegges i mer detalj per virksomhet.
  • Ønske om pilotering av nye prosesser og rutiner ila. 2017.
  • Hver virksomhet måtte jobbe videre med holdninger og kultur før innføringen av eInnsyn.

Tiltak

Resultatet ble en praktisk rettet veileder for virksomhetsledere og prosjektledere som skal implementere eInnsyn i virksomheten. Målet er å fremme åpenhet og demokrat.

Ved å følge fremgangsmåten i kokeboken kan ledere identifisere hvilke endringer som må gjøres i roller og arbeidsprosesser, og hvordan man kan jobbe med kultur for å lykkes med innføringen av eInnsyn.

 

Deldette

Erfaringer fra StimuLab-prosjektene

Arkivverket: Brukerorientert tilsyn

Stimulab 2017: Målet for prosjektet var å utvikle en mer moderne og brukerorientert tilsynsvirksomhet basert på nye metoder og tilpasset en digital hverdag.

Difi: Barrierer mot mer offentlighet. Utvikling av tjenesten e-innsyn

Stimulab 2016: Den nye løsningen for offentlig elektronisk postjournal, eInnsyn, har utviklet en ny løsning for publisering og innsyn i offentlige saker, der ett av målene er å publisere mer av dokumentene fra forvaltningen i fulltekst. Prosjektet har sett nærmere på barrierene for dette og laget en kokebok for å gjøre implementeringen enklere.

Statsbygg: Effektivisering av arealbruk

Stimulab 2017: Statsbygg så behov for å utvikle en ny tjeneste, metoder og verktøy for å forbedre måten de ivaretar langsiktige arealbehov hos sine leietakere og følge opp statens nye og strengere føringer for arealbruk.

Vegdirektoratet: Vilkår for førerett

Stimulab 2017: Prosjektets mål var å forbedre prosessen med fornyelse av førerett for personer som trenger en jevnlig vurdering av om de er egnet til å ha førerett. Dette gjelder alle over 75 år, folk med rushistorie eller visse sykdomsdiagnoser.