Fjern tidstjuvar med ny app

Lei av å bruke tid på timelister? Tysdag 22. september lanserte Direktoratet for Økonomistyring (DFØ) ein ny mobil-app, som heiter DFØ-app.

Publisert: 12. okt 2015, Sist endra: 20. mar 2018
Øystein Børmer, direktør i DFØ

Foto: Espen Sturlason

Øystein Børmer, direktør i DFØ

Appen fungerer som ei tilleggsteneste til sjølvbeteningsportalen og er meint for å effektivisere arbeidsdagen til statlege tilsette. Med appen kan ein no føre timar, få oversikt over tidssaldo og søkje om fri. Seinare vil mellom anna reiserekningar bli ein del av tenesta. I samband med dette har Difi intervjua direktøren i DFØ, Øystein Børmer, om den nye appen.

På kva måte vil denne appen vere nyttig for statstilsette?

- For den einskilde vil det først og fremst vere mykje raskare og enklare å registrere dei data ein skal registrere. Det vil variere litt mellom arbeidsgjevarar kva dei krev skal registrerast. Det er alt frå tid, til til dømes aktivitetsregistrering. For arbeidsgjevar betyr dette at mange tilsette får frigjort litt tid til andre oppgåver.

 «I dag har vi om lag 80 000 heiltidstilsette som jobbar hjå verksemder som er kundar av DFØ på lønsområdet. Det er berre verksemder som brukar tidsfunksjonen i DFØ sine tilbod som vil kunne bruke denne appen, og det svarar til om lag 40 000.»

DFØ-direktør Øystein Børmer

Kor mange statstilsette vil kunne nytte seg av dette?

- I dag har vi om lag 80 000 heiltidstilsette som jobbar hjå verksemder som er kundar av DFØ på lønsområdet. Det er berre verksemder som brukar tidsfunksjonaliteten i DFØ sine tilbod som vil kunne bruke denne appen, og det svarar til om lag 40 000. Og så er det eit spørsmål om kva resten av dei 40 000 gjer. Om dei tykkjer appen vår er attraktiv og vel løysinga vår, så er potensialet 80 000 i dag. Om dette og andre betringstiltak gjer at endå fleire statlege verksemder blir kundar av DFØ, så er potensialet endå litt større.

Vil det no bli lettare å fylle ut reiserekningar?

- Det blir neste fase, til vinteren. I versjonen vi sleppte ut no, er det tid- og aktivitetsregistrering, samt fråværesøknader som ligg inne. Reiserekningsfunksjonen jobbar vi med no. Vi kjem jo ikkje unna at det er mykje data som skal inn i ei reiserekning, men vi har brukartesta reiseløysinga og brukargrensesnittet vil bli meir intuitivt enn i dag. Bilagsregistreringa vil også bli betra. Med appen siktar vi til dømes på at ein skal kunne ta bilete av drosjerekninga og laste henne opp i appen. Ferdig med bilaga!

 «Om dei 40 000 sparar i snitt eitt minutt om dagen, som er ei grov gjetting, så blir det 90 årsverk spart for staten.»

DFØ-direktør, Øystein Børmer

Kor mange årsverk kan potensielt bli spart ved hjelp av denne appen?

- Om dei 40 000 i snitt sparar eitt minutt om dagen, som er ei grov gjetting, så blir det spart 90 årsverk for staten. Og når fleire funksjonalitetar som reiserekningar kjem, så blir vinsten større. Men no er det heldigvis ikkje alle statstilsette som reiser veldig mykje, så her blir innsparingane noko meir ujamt fordelte. Men vi ser i dag at det er dei som reiser lite som slit mest med reiserekningar i portalen. Så vi skal ikkje sjå bort frå at det blir monalege vinstar her også.

Korleis kom de på ideen med å utvikle ein app?

- Det er nokre år tilbake i tid. Eigentleg er dette resultatet av grunnleggjande strategiutvikling hjå oss. Jobben vår er å levere stordriftsfordelar for staten, altså å sjå til mest mogleg effektiv ressursbruk. Og det gjer vi på økonomitenesteområdet ved å levere standardiserte fellestenester, og vi jobbar for å få mest mogleg automatisering. Ein viktig del av automatiseringa er sjølvbeteningsløysingar, det at vi prøvar å få registrert data berre ein gong. I all digitalisering er det eit kjernepoeng. Og det vi eigentleg har gjort i den strategiutviklinga, er å seie at for å få til den sjølvbeteninga, så må vi leggje større vekt på brukarvenlege løysingar. Det er den underliggjande strategiske grunngjevinga for dette. Også kom jo tidstjuvrapporteringa. Vi var i gang med denne strategiske satsinga, men det er jo klart at tidstjuvsaka gav god støtte til at dette var eit riktig, strategisk val.

Vil appen bli vidareutvikla?

- Ja, på fleire område. Reiserekningar er nemnt. Godkjenningsfunksjonalitet for leiarar er ei anna moglegheit, til dømes når det gjeld fråværesøknader. På litt sikt vurderer vi til dømes fakturagodkjenning, ved å knyte appen også til rekneskapstenestene våre. I prinsippet kan ein tenkje seg at all, eller nesten all, funksjonalitet for tilsette og leiarar skjer via denne løysinga. Medan portalløysinga meir blir for fagbrukarar. Men no er vi fleire år fram i tid.

Kor mykje kosta det å utvikle dette?

- I eksterne kostnader kosta det 2,6 millionar kroner, og så har vi brukt ca. 3000 timar internt. I dette ligg det også monaleg grunnlagsinvestering, mellom anna i utvikling av brukargrensesnitt. Dette vil vi dra nytte av i det seinare arbeidet også.

Sharethis