Praktisk eksempel: Innlegg fra personlig konto som saksdokument

Hva skjedde og hva kan vi lære?

Publisert: 12. mar 2019, Sist endret: 15. mar 2019

Situasjon

For å få innspill til et prosjekt, delte en ansatt i Difi et innlegg med avstemming i en faggruppe på Facebook. Svarene på avstemmingen ble brukt som underlag i prosjektet. Innlegget ble delt fra den ansattes personlige Facebook-konto.

Hva er dilemmaet?

Dilemmaet er hvordan virksomheten skal behandle situasjoner hvor ansattes personlige kontoer i sosiale medier direkte eller indirekte brukes i jobbsammenheng. Regnes det som saksbehandling? Skal innhold fra personlige kontoer arkiveres og/eller journalføres?

Forslag til løsning

Hvis innholdet i innlegget gjør at det regnes som et saksdokument, bør innlegget arkiveres og journalføres selv om den er fra den ansattes personlige konto. Dersom innlegget inneholder personlig informasjon som ikke er relevant for saken, bør dette anonymiseres/sladdes.

Aktuelt prinsipp

Innlegg fra personlige kontoer kan også være arkiv- og journalføringspliktig

Deldette