Arkivering

Sosiale medier skal behandles som all annen kommunikasjon. Hvis innholdet tilsier det, skal det arkiveres og/eller journalføres. Kommunikasjon fra offentlig virksomhet til innbyggerne, dialog mellom virksomheten og innbyggere og dialog mellom innbyggere gjennom sosiale medier er kommunikasjon som kan være journalføringspliktig.

Publisert: 12. mar 2019, Sist endret: 28. mai 2019

Saksbehandling kan forekomme i sosiale medier. Når dette er tilfelle vil innleggene være arkiv- og journalføringspliktige.

Det er viktig å være klar over at informasjon som publiseres i sosiale medier må regnes som offentlig. Personinformasjon og annet innhold som kan være av sensitiv karakter og skal unntas offentligheten må derfor ikke deles i sosiale medier.

Arkivplikt

Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer. Det eneste unntaket her, er dokumenter som kan arkivbegrenses*.

*Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Journalføringsplikt

Det er tre kriterier som må være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig:

  1. det må være et saksdokument* for organet
  2. det må enten ha kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet
  3. dokumentet må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon

*Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ.

Tekniske løsninger

Det er pr. mars 2019 få tekniske løsninger tilgjengelig for enkel arkivering/journalføring av kommunikasjon i sosiale medier.

Arkivverket har laget en pilot på en løsning som arkiverer alle innlegg fra utvalgte politikere og departementer. Det finnes også en del kommersielle løsninger for automatisk arkivering av innlegg i offisielle kontoer i sosiale medier.

Det finnes ingen løsninger for journalføring av kommunikasjon i sosiale medier mellom offentlig forvaltning og innbyggerne. Ingen av sak/arkivsystemene som er godkjent for NOARK5 har i dag støtte for arkivering av innhold fra sosiale medier.

Den praktiske løsningen som ofte benyttes for arkivering fra sosiale medier i dag, er å lagre et skjermbilde av kommunikasjonen og arkivere det som en bildefil.

Prinsipper

1. Innholdet i kommunikasjonen er avgjørende for arkiv- og journalføringsplikt

Innholdet bestemmer om kommunikasjonen er arkiv- og/eller journalføringspliktig, uavhengig av hvilken kanal det kommuniseres i. Hvis innhold i sosiale medier tilfredsstiller kriteriene for arkiv- og/eller journalføringspliktig innhold, skal det arkiveres/journalføres.

2. Innlegg fra personlige kontoer kan også være arkiv- og journalføringspliktig

Hvis representanter eller ansatte kommuniserer på vegne av virksomheten, eller etter fullmakt fra virksomheten, kan innholdet være arkiv- og/eller journalføringspliktig selv om kommunikasjonen skjer fra en personlig konto. Det er innholdet som avgjør, ikke hvilken konto kommunikasjonen skjer fra.

3. Kommentarer og diskusjonstråder er en del av kommunikasjonen

Hvis kommunikasjonen i sosiale medier har kommentarer eller er en del av en diskusjonstråd som er relevant for innholdet i kommunikasjonen, skal kommentarene/diskusjonstråden arkiveres som en del av saksdokumentet.

Vær oppmerksom på at det av personvernhensyn kan være nødvendig å anonymisere deltakere i en diskusjonstråd før denne arkiveres.

4. Et arkivdokument er et øyeblikksbilde. En senere versjon av det samme innlegget vil være et nytt dokument

Innlegg i sosiale medier kan endres over tid, for eksempel ved at brukere kommenterer, liker eller på andre måter engasjerer seg i innholdet. Når innhold fra sosiale medier arkiveres, er det et øyeblikksbilde av innholdet slik det var på tidspunktet for arkivering av dokumentet. Dersom en oppdatert versjon av det samme innholdet arkiveres igjen, skal den nye versjonen arkiveres som et nytt dokument.

Roller

Virksomheten selv

Offentlige virksomheter har ofte offisielle kontoer i sosiale medier. Noen virksomheter har egne kontoer for enheter eller prosjekter i tillegg til hovedkontoene. Innhold som deles fra hovedkontoene og eventuelle andre kontoer regnes som kommunikasjon fra virksomheten.

Representant for virksomheten

Øverste leder og andre som opptrer offentlig på vegne av virksomheten regnes som representanter for virksomheten. Kommunikasjon fra disse vil i mange tilfeller regnes som kommunikasjon fra virksomheten selv om det deles fra en personlig konto.

Saksbehandler/ansatt

Når den ansatte opptrer som offentlig ansatt, eller etter fullmakt fra virksomheten, vil kommunikasjonen være arkiv-/og eller journalføringspliktig.

Aktuelle bestemmelser

Lov om arkiv

Arkivlova regulerer det overordnede ansvaret for forvaltning av arkiv i offentlige og private virksomheter.

Arkivlova (lovadata)

Arkivlovutvalget leverer sin utredning om revidering av arkivlova 2. april 2019

Forskrift om offentlege arkiv

Arkivforskriften gir detaljerte retningslinjer for arkivering i offentlige virksomheter.

Arkivforskriften (lovdata)

Riksarkivarens forskrift

Kapittel 5 i Riksarkivarens forskrift har tekniske krav til elektronisk arkivmateriale.

Riksarkivarens forskrift (lovdata)

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd

Offentleglova regulerer retten til innsyn i dokumenter fra offentlige virksomheter. Journalføringspliktig kommunikasjon i sosiale medier er også omfattet av offentleglova. Det betyr at innleggene må arkiveres og journalføres i virksomhetens arkivsystem.

Offentleglova (lovdata)

Ressurser

Arkivverkets informasjon om arkiveringsplikten

I henhold til arkivloven § 6 plikter offentlige organer å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Arkivverkets informasjon om journalføring

Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.

Arkivverkets definisjoner av ord og begreper

En oversikt over ord og begreper som brukes i arkivsammenheng, med en kort forklaring.

Arkivverkets pilot for høsting av politikernes poster i sosiale medier

Hva sier våre politikere på sosiale medier?

Erfaringer

 

Deldette

Kontakt

Kommentarer

Skriv ny kommentar

* obligatorisk felt som du må fylle ut