Praktisk eksempel: Arkivering av et departements kanal i sosiale medier 

Hva skjedde og hva kan vi lære?

Publisert: 19. mar 2019, Sist endret: 15. aug 2019

Situasjon 

Et departement har opprettet en Facebook-side for et nytt satsningsområde. På siden oppfordres innbyggerne til å komme med innspill og være i dialog. På siden deles også tekst, bilder og videoer fra konferanser og workshop fra arbeidet på satsningsområdet. 

Prosjektleder for satsningsområdet har oppfordret innbyggeren til å komme med konkret innspill til tiltak. Det kommer inn en rekke nye forslag, som fører til satsningsområdet utvides. 

Hva er dilemmaet? 

Dilemmaet er om innholdet som publiseres kan være journalførings- og/eller arkiveringspliktig. Blir dette å regne som satsningsområdets egen publikasjon og derfor arkiveringspliktig?  

Er det tråder i samtalen der det foregår saksbehandling, og kan dette regnes som sendt ut eller mottatt inn, og derfor være journalføringspliktig? 

Forslag til løsning 

Poster, innspill og diskusjoner som foregår på Facebook-siden til satsningsområdet er å betrakte som det aktuelle departementets egen publikasjon. Egne publikasjoner skal som hovedregel arkivers. 

Hvis forslagene som kommer inn i kommentarfeltet brukes i prosjektet, så er posten gjenstand for saksbehandling. Da skal den også journalføres. 

Aktuelt prinsipp 

Innholdet i kommunikasjonen er avgjørende for arkiv- og journalføringsplikt 

Kommentarer og diskusjonstråder er en del av kommunikasjonen 

Deldette