Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) - Digital ledelse

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) søkte innenfor kategorien "Organisasjons- og ledelsesutvikling" og ble tildelt kr 400 000.

Publisert: 25. nov 2016, Sist endret: 28. mar 2017

Om prosjektet

Prosjektet Digital ledelse ga DSS' ledelse økt digital kompetanse og dermed understøtter et økt fokus på digitale løsninger knyttet til arbeidsprosesser og tjenesteutvikling i DSS. Ved å være en virksomhet med ledere som har høy digital kompetanse og som anvender digitale løsninger, vil DSS i større grad sees på som en leverandør som fremmer effektiv, sikker og fremtidsrettet departementsvirksomhet.

Økt digitalisering av arbeidsprosesser i DSS frigir ressurser som kan omdisponeres til andre prioriterte områder.

  • Alle ledermøter og seksjonsmøter i DSS foregår "papirløst"
  • Alle ledere i DSS benytter digitale verktøy til referatskriving
  • Ambisjon om å gjøre medarbeidersamtalen digital - ikke papirutgave.

Dette ble pilotert i prosjektperioden ved bruk av eksisterende digitale verktøy. Piloten anbefaler at dette ikke videreføres i forhold til valgte verktøy. Egen erfaring med bruk av eksisterende digitale løsninger, muliggjør en mer effektiv bruk av digitale løsninger i departementsfelleskapet.

Digital ledelse-programmet i DSS kan gjenbruks av andre virksomheter i offentlig sektor. 

I tillegg har det vært gjennomføre digital basisopplæring (herunder "Jobb smartere") for alle ledere i DSS. Herunder utforme krav til digital lederkompetanse. Workshop har vært gjennomført med alle ledere for å identifisere muligheter for digital videreutvikling av DSS' tjenester. Det er utarbeidet forslag til en tverrgående prosess i DSS som skal støttes ved å utnytte eksisterende digitale verktøy, denne er overlevert linjen.

Erfaringer

Ambisjonen har vært å gi lederne kompetanse til å utnytte mulighetene digitalisering gir, og samtidig mestre det å lede digitalt drevne endringer. Når vi startet prosjektet var opplevelsen at det ikke var modenhet i organisasjonen og at lederne ikke forsto hvorfor og at dette var et ukjent terreng, samt at det var motstand i organisasjonen. Blant annet i forhold til at dette var lederutvikling og ikke IKT kurs.

Mye av motstanden har vært knyttet mot begrepsforvirring og forståelse av behovet innen de ulike tjenesteområdet. Noe av dette kan ha sammenheng med at DSS er en fragmentert organisasjon i den forstand i at vi leverer ulike tjenester og har derfor ulikt syn på digitalisering. Prosjektet har definert digital ledelse innen seks kompetanseområder. I dag ser vi en økt modenhet innen disse områdene; endringsledelse, digital innovasjon, digital innsikt, digital samarbeidskompetanse.

Samarbeid med andre virksomheter

Vi har benyttet oss av ulike eksterne samarbeidspartnere til spesifikke leveranser i prosjektet. Bidragene har vært i form av erfaringsdeling fra andre offentlige samarbeidspartnere og kjøp av prosess-støtte/konsulentbistand.

Involvering av de tillitsvalgte

Tillitsvalgte har vært i involvert igjennom hele prosjektet, både i form av samarbeidsmøter og deltakelse på samlinger.

Spredning

HR Norge: Det kommer en artikkel før HR-konferansen for offentlig sektor i januar 2017. Prosjektet skal holde en delsesjon på samme konferanse. Vårt mål er at prosjektet skal inspirere andre offentlige virksomheter og vi er mer enn villig til å dele både vårt opplegg og våre erfaringer fremover.

Kontaktperson for prosjektet

Ida Karoline Johnson Aasland

Deldette